ТЕМА 2 Ревизия, как основная форма экономического контроля, последовательность ее проведения

1) Ревизия как форма экономического контроля

Принято выделять предварительный и последующий контроль.

Предварительный контроль осуществляется до принятия управленческого решения.

Последующий контроль проводится по завершении реализации управленческого решения, после выполнения задания. Цель последующего контроля – проверить соответствие достигнутых результат по поставленным задачам, устанавливая своевременность выполнения задания, эффективность действий и качество результата.

Управленческие службы постоянно контролируют деятельность организации. Источником информации служит плановая, оперативно-техническая, статистическая и бухгалтерская документация.

Постоянный последующий контроль принято называть оперативным.

Кроме постоянного оперативного контроля используются периодические, разовые проверки. Они проводятся за определенный отчетный период. Их основная цель – профилактика незаконных и неэффективных действий должностных лиц, выявление отклонений в отлаженной системе последующего оперативного контроля.

Последующий периодический контроль принято называть ревизией. Ревизия представляет собой метод последующего периодического контроля, документальное или фактическое исследование обоснованности (законности) и целесообразности действий должностных лиц.

Ревизия основана на специальных методах и приемах выявления отрицательных и обобщения положительных сторон деятельности организации, изучения, сбора и фиксации хозяйственных нарушении с целью установления эффективности и законности деятельности организации.

При ревизии изучают только уже совершенные хозяйственные операции на базе зафиксированной информации.

Суть ревизии – проверка (путем применения специальных знаний) по документированной учетно-экономической информации ряда вопросов, контролируемых в обязательном порядке руководством, собственниками хозяйствующего субъекта или вышестоящим органом.

2) Задачи ревизии:

1) Проверка сохранности имущества и эффективности его использования в хозяйственной деятельности организации;

2) Выявление злоупотреблений, условий их возникновения и разработка мероприятий по предупреждению злоупотреблений;

3) Проверка исполнительской дисциплины и оценка эффективности деятельности управленческого персонала организации;

4) Исследование системы внутреннего контроля, выявление ее узких мест и повышение эффективности ее функционирования.

3) Правила проведения ревизии:

- внезапность

- активность

- непрерывность

- обоснованность

- гласность

Внезапность. Ревизор должен применять неожиданные для контролируемых лиц средства и способы проверки их действий. Важнейшим условием достижения внезапности ревизии является неразглашение этапов ее подготовки и начала.

Активность. Ревизор должен проявлять инициативу в поиске приемов и

средств проверки, высокую оперативность в работе, соблюдать сроки проверки. Медлительность в ревизии в ряде случаев позволяет скрыть нарушения (оформить недостающие документы, завезти и вывезти ценности, оприходовать неучтенное и т.п.). Однако не нужно проявлять опрометчивость и делать поспешные выводы (сообщать непроверенные данные следствию, непродуманно отстранять от работы должностных лиц и пр.).

Непрерывность. Ревизоры не могут уйти из проверяемой организации на несколько дней. Начатые ревизионные действия должны вестись активно и непрерывно до полного объяснения обнаруженных фактов, возмещения выявленного ущерба, привлечения виновных к ответственности, т.е. до выполнения намеченных в программе ревизии заданий.

Обоснованность. Вскрытые факты и выводы ревизии должно быть документально обоснованы, что предполагает дополнительную проверку любого факта, приводимого заинтересованными лицами в свое оправдание.

Нельзя говорить об обоснованности ревизии, если игнорируются просьбы заинтересованных лиц о выполнении о ревизионных действий, в результате которых могут быть установлены важные обстоятельства, в частности, данные, оправдывающие заинтересованных лиц.

Гласность. О проведении ревизии следует широко оповещать с момента начала ревизии устанавливают контакт с работниками всех структурных подразделений организации, объявляют о месте и времени приема лиц, желающих переговорить по вопросам, относящимся к ревизии.

Первоначально результаты ревизии обсуждаются руководством обревизованной организации, затем о них информируют непосредственного заказчика данной работы (собственника руководство вышестоящей организации).

4) Виды ревизии

1) По субъекту контроля:

- Ревизия государственных органов;

- Внутри хозяйственные ревизии;

- Ревизии проводимые аудиторскими фирмами.

2) По организационному признаку:

- Плановые ревизии

- Внеплановые ревизии

Плановые ревизии – ревизии, которые проводятся в соответствии с планом ревизионной работы вышестоящей организации или органа управления, но не реже одного раза в год.

Внеплановые ревизии – это ревизии, которые проводятся по спецзаданиям собственника или вышестоящей организации (например, при ухудшении результатов работы по основным производим финансовым показателям), при замене руководителя или главного бухгалтера организации.

3) По объему проверки:

- Сплошные

- Выборочные

- Полные

- Частичные

- Комбинированные

Сплошные ревизии – ревизии, которые предусматривают проверку финансово-хозяйственной деятельности путем изучения и анализа всех бухгалтерских документов и учетных записей организации за ревизуемый период.

К сплошным ревизиям прибегают в случаях установления хищений и злоупотреблений, такие ревизии из-за затрат на них большого количества времени проводятся сравнительно редко.

Выборочные ревизии – предусматривают проверку части хозяйственных операций, документов и регистров бухгалтерского учета по предварительно намеченному плану после общей проверки данного вида хозяйственных операций.

При подготовке и проведении таких ревизий очень важно правильно выбрать отрезок времени, а который нужно осуществлять проверку соответствующих документов и операций, а также определить их количество. Это полностью зависит от квалификации и опыта ревизора.

Выборочные ревизии – один из основных способов проверки деятельности организаций. Однако методика их осуществления пока разработана недостаточно.

Полные ревизии – проверяется вся деятельность организации.

Частичные ревизии – ревизии, в ходе которых проверяют лишь отдельные области деятельности или отдельные виды хозяйственных операций организации (ревизия затрат и выхода продукции, товарно-материальных ценностей и др.).

Комбинированные ревизии – ревизии, которые представляют собой сочетание видов ревизий по объему проверки (например, в ходе полной ревизии поставлена задача проверки всей деятельности организации, при этом финансовая деятельность проверяется сплошным методом, а производство – выборочно).

4) По кругу вопросов, подлежащих проверке:

- Тематические

- Сквозные

- Комплексные

- Некомплексные

Тематические (частичные) ревизии – ревизии, которые предусматривают проверку ряда организаций по отдельным специальным вопросам (темам) или проверку состояния отдельных разделов (частей, участников) экономической и социальной деятельности организации (например «Ревизия сохранности и правильности использования материальных ценностей», «Ревизия правильности использования фондов заработной платы и расчетов с рабочими и служащими»).

Цель тематической ревизии – получить общую характеристику состояния дел по данному вопросу.

Такие ревизии назначаются по мере необходимости для выправления положения на проверяемых участках экономической и социальной деятельности организаций, а также по требованию правоохранительных органов.

Сквозные ревизии – ревизии, которые охватывают ряд подразделений, входящих в состав одной организации, при этом проверяется деятельность головной организации и входящих в ее состав подразделений.

Цель сквозной ревизии – наряду с проверкой финансово-экономической деятельности подразделений организации установить качество управления их деятельностью.

Сквозные ревизии весьма трудоемкие и применяются в исключительных случаях, когда имеются данные о недостаточном уровне руководства деятельностью подразделений организации со стороны вышестоящего органа управления.

Комплексные ревизии – ревизии, в ходе которых изучается широкий круг вопросов хозяйственной деятельности организации.

Такие ревизии обычно проводят бригады, в которые кроме бухгалтера-ревизора входят работники планового отдела, отдела кадров и другие специалисты.

Комплексные ревизии – наиболее эффективный способ проверки финансово-хозяйственной деятельности организации.

Цель таких ревизий – объективная, полная и правильная оценка работы анализируемой системы, разработка технически и экономически обоснованных предложений по ее совершенствованию и обеспечению успешного выполнения экономических показателей деятельности организации;

Некомплексные ревизии – ревизии, которые проводит обычно один ревизор путем проверки хозяйственно-финансовой деятельности по данным бухгалтерской документации, учетных регистров и отчетности.

5) По способу контроля за результатами ревизионной работы:

- Дополнительные

- Повторные

Дополнительные ревизии – ревизии, которые проводят, когда имеются данные о том, что при проведении плановой ревизии не полностью вскрыты факты нарушений финансово-хозяйственной деятельности организации.

Повторные ревизии – ревизии, которые практикуются для усиления контроля за качеством ревизионной работы. Обычно их проводят после плановой ревизии за тот же период.

Цель повторной ревизии – выяснить, как организация ликвидирует недостатки, отмеченные в акте плановой ревизии.

5) Права и обязанности ревизора

Ревизор – ответственный представитель ревизующего органа. Его права и

обязанности прописаны в должностных инструкциях, таких как:

· Положение о ведомственном контроле за финансово-хозяйственной деятельностью объединения, предприятия, организации и учреждения.

· Типовой инструкцией Министерства финансов СССР от 14 сентября 1978 г. № 85 «О порядке проведения комплексных ревизий производственной и финансово-хозяйственной деятельности производственных объединений (комбинатов),предприятий и хозяйственных организаций, проводимых контрольно-ревизионным аппаратом министерств и ведомств»

· «О порядке проведения ревизии и проверки контрольно-ревизионными органами Министкрства финансов РФ» , утверждена приказом Министерства финанансов от 14т апреля 2000 г. №42н.

Если ревизию проводит аудиторская фирма, то права и обязанности определяются договором.

Права ревизора:

- Проверять в ревизуемой организации все бухгалтерские документы, наличие денег, ценностей и ценных бумаг у кассира и подотчетных лиц, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерскую, статистическую и оперативную отчетность, сметы, планы и другие необходимые документы по производственной и финансово-хозяйственной деятельности ревизуемой организации, знакомиться с письменными приказами, распоряжениями и указаниями должностных лицревизуемой организации, а также с протоколами проводимых в организации совещаний;

- Требовать от должностных лиц проверяемой организации все необходимые ревизору документы, справки, расчеты, заверенные копии отдельных документов для приобщения их к акту ревизии, устные и письменные объяснения по вопросам, возникающим в ходе ревизии;

- Осматривать объекты строительства, территорию, склады, мастерские и другие производственные помещения, места хранения; проверять наличие, состояние и сохранность имущества, товарно-материальных ценностей у материально-ответственных лиц; требовать проведения полной или частичной; в необходимых случаях опечатывать сейфы, кассы, склады, архивы и другие места документов; при этом печать (пломбир) должна находиться у ревизора, а ключи у материально ответственного лица;

- Проводить контрольные обмеры выполненных строительно-монтажных работ и незавершенного строительного производства (или требовать от руководителей организации их проведения); проверять качество выполненных строительно-монтажных работ и выпускаемой промышленной продукции, соблюдение норм расхода и правильность списания сырья, материалов, топлива, электроэнергии и других материальных ценностей, а также норм естественной убыли при транспортировке и хранении материальных ценностей, в случае необходимости привлекать для этих целей через сторонние организации соответствующих специалистов;

- Привлекать по согласованию с администрацией (в необходимых случаях - с общественными организациями) работников ревизуемой организации к выполнению работ и заданий но ревизии;

- обращаться с запросами к другим организациям (независимо от их ведомственной подчиненности) и лицам, не состоящим в штате ревизуемой организации, по вопросам ревизии;

- производить с ведома следственных органов, а при крайней необходимости самостоятельно изъятие подлинных документов, вызывающих сомнение или подтверждающих выявляемые факты нарушений;

- При выявлении хищений, подлогов и других нарушений, с разрешения руководителя, назначив – ревизию (или с последующим ему докладом), передавать на месте материалы ревизии следственным органам для расследования и привлечения к ответственности лиц, совершивших эти нарушения, требовать от руководителя ревизуемой организации немедленного отстранения этих лиц от работы, связанной с материальной ответственностью; принимать меры к возмещению причиненного ущерба в соответствии с положением о материальной ответственности;

- Пользоваться всеми видами связи для взаимодействия по делам ревизии с вышестоящей организацией и другими организациями, а также служебной пересылкой корреспонденции, имеющимися у ревизуемой организации транспортными средствами для передвижения по объектам с целью их обследования;

- Проверять и рассматривать жалобы и заявления по вопросам ревизии;

- Обжаловать решения, принятые по акту ревизии.

Приступая к ревизии, ревизор обязан:

- Поставить в известность об этом руководителя ревизуемой организации, сообщить о задачах ревизии, в ходе ревизии информировать его об отдельных выявленных недостатках и нарушениях для принятия мер к их устранению в период проведения ревизии;

- Проверять законность финансово-хозяйственных операций, совершенных ревизуемой организацией, обеспечение, сохранность собственности, соблюдение сметно-финансовой и штатной дисциплины, постановку бухгалтерского учета и достоверность отчетности, качество первичных документов, правильность бухгалтерских записей и материального учета складского хозяйства; проверять фактическое наличие имущества и его соответствие учетным данным и другие нарушения;

- Точно и объективно освещать в акте ревизии все выявленные факты нарушения, неправильного составления или умышленного искажения бухгалтерской и другой отчетности, нарушения сметно-финансовой и штатной дисциплины, излишеств в расходовании средств и всякого рода нарушений с указанием виновных в этом лиц и размеров причиненного ущерба; обязательно подтверждать все обнаруженные факты документами или ссылками на них, а также требовать объяснения от виновных лиц;

- Получать от руководителя и главного бухгалтера ревизуемой организации соответствующие объяснения одновременно с подписанием ими акта ревизии; обсуждать результаты ревизии на широком совещании работников ревизуемой организации;

- Проверять полномочия должностных лиц и законность и целесообразность (эффективность) их действий;

- Соблюдать конфиденциальность в отношении информации, полученной в ходе ревизии;

- Ставить вопросы привлекаемым экспертам в письменной форме;

- Следить за безопасностью и в случае возникновения опасности немедленно покинуть ревизуемый объект.

Ревизору запрещается в ходе ревизии:

- оказывать давление;

- употреблять обвинительные суждения;

- угрожать наказанием;

- давать оценку должностным лицам;

- высказывать предположения;

- поддаваться на провокации;

- участвовать в увеселительных мероприятиях;

- допускать неделовые отношения;

- прикасаться к проверяемым материальным ценностям;

- привлекать на роль экспертов специалистов ревизуемой организации.

6) Последовательность проведения ревизии

Планирование ревизии осуществляется поэтапно. До проведения ревизии необходимо:

- Планирование ревизии;

- Предварительная подготовка ревизии.

Программа ревизии. Задание на ревизию дает заказчик. Заказчиками могут быть:

- администрация организации;

- собственник организации;

- государственные органы:

Получив задание, ревизоры разрабатывают программу ревизии, которая содержит следующие разделы:

1) цель ревизии;

2) вопросы, подлежащие проверке;

3) средства и условия, необходимые для проведения ревизии;

4) сроки и место исполнения;

5) состав участников ревизии;

6) формы документального оформления ревизии.

Программа разрабатывается на основе действующего инструктивного материала и опыта, накопленного ревизующим органом. Программу утверждает начальник ревизующего органа или заказчик.

В разделе «Цель ревизии» вначале формулируется цель, а потом задачи ревизии, вытекающие из цели. Тут же перечисляются объекты ревизии.

В разделе «Вопросы, подлежащие проверке» перечисляются направления финансово-хозяйственной деятельности организации.

В разделе «Средства и условия, необходимые для проведения ревизии» содержится перечень оргтехники, средств связи и доставки, условия проживания, время работы и др.

В разделе «Сроки и место исполнения» указываются время начала и окончания ревизии, промежуточные контрольные сроки, место расположения

объектов ревизии.

В разделе «Состав участников ревизии» дается перечень лиц, допущенных к проведению ревизии. Отдельно может быть составлен перечень лиц, имеющих допуск к конфиденциальной информации.

В разделе «Формы документального оформления ревизии» приводятся образцы описей, актов, ведомостей, форма итогового акта ревизии.

Полная правильно составленная программа ревизии концентрирует внимание ревизующего на основных вопросах ревизии, раскрывает их содержание, т.е. помогает ревизующему детально провопить каждый вопрос.

Недостаточно продуманная программа может привести к бессистемной проверке документов, результаты которой часто сводятся к случайному обнаружению нарушений в деятельности организации, – при больших затратах времени ревизия может не дать должных результатов.

На основе программы составляется план ревизии, который привязан к специфике конкретной организации, структуре се управления, географическому расположению имущества, графику работы. Поэтому план составляется на месте ревизии.

План ревизии должен обладать определенными характеристиками:

- Действенность;

- Конкретность;

- Реальность;

- Гибкость;

- Мобильность;

Действенность. В плане должны содержаться точные указания на исполнителей, сроки ревизионных мероприятий. Такой план позволяет контролировать эффективность работы ревизоров.

Конкретность. Вопросы программы, подлежащие проверке, в плане конкретизируются до такого вида, чтобы можно было определить срок выполнения и назначить ревизора.

Например, программой предусмотрено проверить состояние хранения готовой продукции; вопрос программы в плане может быть отражен следующим образом.

1. Проверить обеспеченность организации складскими помещениями и их состояние.

2. Выявить нарушения в движении первичных документов и заполнении регистров бухгалтерского учета.

3. Проверить соблюдение установленного порядка складирования готовой продукции.

4. Выявить факты порчи готовой продукции на складах.

5. Выявить факты хранения готовой продукции вне складов.

6. Выявить факты хранения неучтенной продукции.

Реальность. План выверяется с точки зрения реальных возможностей выделенных для ревизии людей и материальных ресурсов. В нем предусматривается возможность привлечения к ревизии дополнительных ресурсов (например, нельзя провести инвентаризацию крупного склада без привлечения рабочих).

Гибкость и мобильность. В ходе ревизии план совершенствуется, дополняется, уточняется. Если бы план, составленный в начале ревизии, оставался неизменным и не корректировался по мере выявления фактов нарушений, ревизия не могла бы быть успешной. Внесение в план изменений должно быть обоснованным и обусловливаться конкретными фактами.

План корректируется до тех пор, пока по каждому выявленному факту не будут собраны материалы, дающие верное представление об изучаемых объекте.

Предварительная подготовка ревизии тоже проходит поэтапно. В процессе такой подготовки сначала решаются методические вопросы, затем

организационные, после чего происходит ознакомление с объектом ревизии.

Методические вопросы

Необходимо изучить практический опыт ревизующего органа по аналогичным программам проверки. Нужно внимательно просмотреть материалы предыдущих ревизий данной организации. По этим материалам необходимо определить основные вопросы, поднятые ревизией, а также характер и формы вскрытых недочетов и нарушений, что поможет ревизорам обнаружить аналогичные нарушения.

Ценную информацию можно получить из объяснительных записок к отчетам, которые составляют службы и подразделения организации.

Для участников ревизии подбираются систематизированный перечень действующих законодательных нормативных актов, нормы естественной убыли и выхода продукции, необходимые инструктивные материалы.

Организационные вопросы

Составляется список необходимой оргтехники, пломбиров, печатей, штампов и др. Разрабатываются макеты объяснительных записок, заявлений, запросов, двух журналов: журнала регистрации вопросов и ответов и журнала входящих и исходящих документов.

Если в программе не были предусмотрены бланки документального оформления ревизии, то они разрабатывается во время подготовки ревизии.

Подбираются участники ревизии. Комплексная ревизия предусматривает участие в ней специалистов по технологии производства, планированию, снабжению, сбыту, финансам, учету и т.д.

Руководитель ревизии обеспечивает правильную расстановку сил на месте, следит за полнотой и качеством проверки отдельных участков объекта, оказывает участникам ревизии практическую помощь в работе, руководит оформлением материалов ревизии, представительствует в соответствующих службах и организациях.

Состав участников ревизии оформляется приказом по организации, которым устанавливается также срок ревизии. В приказе содержится фраза об обязательном содействии всех работников организации проведению ревизии.

Каждый ревизор должен иметь копию приказа. Приходя на место ревизии, он обязан предъявлять копию приказа и по просьбе проверяемого – документы, удостоверяющие его личность.

Подготовка ревизоров к ревизии завершается инструктивным совещанием, которое проводит руководитель ревизии. На этом совещании руководитель ревизии имеет возможность нацелить участников ревизии на основные вопросы, которые необходимо решить, дать ревизорам ряд практических советов по организации работы на месте ревизии, их личному поведению во время ревизии, выслушать каждого участника ревизии и ответить на его вопросы.

На совещании проверяется готовность ревизоров к ревизии. Если выяснится, что участники ревизии плохо знают необходимые нормативные материалы, недостаточно глубоко изучили информацию, характеризующую деятельность намеченного к ревизии объекта, нужно отложить ревизию. Лучше приступить к ней позже, а до этого более тщательно подготовиться.

Для обеспечения конфиденциальности информации, полученной в ходе ревизии, но не до конца проверенной, ревизоры должны воспользоваться не зависящими от проверяемого объекта средствами связи.

Помещение, которое занимают ревизоры, должно опечатываться и сдаваться под охрану.

Ознакомление с объектом ревизии

Следующий шаг в процессе организации ревизии – это непосредственное знакомство с объектом ревизии. Изучая структуру управления, необходимо понять общую систему субординации в организации, изучить документооборот.

Первый документ, который требуется прочесть, – номенклатура дел, в которой представлена информация о содержании документов, накапливающихся в отделах организации. Необходимо проанализировать порядок создания, регистрации и доведения до исполнителей распорядительных документов (приказов, распоряжений). Следует ксерокопировать приказы о создании инвентаризационных комиссий, приказы с образцами подписей материально ответственных лиц, распорядителей денежных средств.

С опытным работником организации нужно пройти по цехам и складским помещениям, посетить службы и отделы. В ходе предварительного обследования организации ревизор должен вникнуть в территориальное расположение мест хранения и отгрузки материальных ценностей.

Во время знакомства с организацией необходимо выяснить, какие контролирующие службы у нее созданы (ревизионная комиссия, отдел ревизии и анализа, отдел внутреннего аудита и пр.).