ПРЕДМЕТ, СОДЕРЖАНИЕ, ЗАДАЧИ РЕВИЗИИ И ОРГАНИЗАЦИИ КОНТРОЛЬНО-РЕВИЗИОННОЙ РАБОТЫ

Принято выделять предварительный и последующий контроль. Предварительный контроль осуществляется до принятия управ­ленческого решения. На этапе предварительного контроля проверя­ется целесообразность и законность предстоящих операций.

возможность предварительного контроля налоговой обоснованности договорных обязательств.

Последующий контроль проводится по завершении реализации управленческого решения, после выполнения задания. Цель после­дующего контроля — проверить соответствие достигнутых результа­тов поставленным задачам. На этапе последующего контроля устанавли­ваются своевременность выполнения задания, эффективность дейст­вий, качество результата. Часто своевременность выполнения заданий контролируют помощники, референты, секретари. Эффективность действий определяют экономические отделы, технические службы.

Управленческие службы постоянно контролируют деятельность организации в течение смены, за смену, сутки, неделю и т.д. Источни­ком информации служит плановая, оперативно-техническая, статис­тическая и бухгалтерская документация. Постоянный последующий контроль принято называть оперативным.

Кроме постоянного оперативного контроля используются пе­риодические, разовые проверки. Они проводятся за определенный отчетный период. Их основная цель — профилактика незаконных и не­эффективных действий должностных лиц, выявление отклонений в от­лаженной регламентированной системе последующего оперативного контроля.

Последующий периодический контроль принято называть ре­визией (в переводе с лат. revisio означает пересмотр). В современных условиях хозяйствования ревизия представляет собой метод последу­ющего периодического контроля, как мы уже говорили, документаль­ное или фактическое исследование обоснованности (законности) и целесообразности действий должностных лиц.

Ревизия основана на специальных методах и приемах выявле­ния отрицательных и обобщения положительных сторон деятельно­сти организации, изучения, сбора и фиксации хозяйственных нару­шений с целью установления эффективности и законности деятель­ности организации. При ревизии изучают только уже совершенные хозяйственные операции на базе зафиксированной информации.

Суть ревизии — проверка (путем применения специальных зна­ний) по документированной учетно-экономической информации ряда вопросов, контролируемых в обязательном порядке руководством, собственниками хозяйствующего субъекта или вышестоящим органом. Задачи ревизии

Перечислим основные задачи ревизии:

• проверка сохранности имущества и эффективности его использования в хозяйственной деятельности организации;

•выявление злоупотреблений, условий их возникновения и раз­работка мероприятий по предупреждению злоупотреблений;

• проверка исполнительской дисциплины и оценка эффектив­ности деятельности управленческого персонала организации;

• исследование системы внутреннего контроля, выявление ее узких мест и повышение эффективности ее функционирования.

Правила проведения ревизии

Дадим краткое описание основных правил проведения ре­визии.

1. Внезапность. Ревизор должен применять неожиданные для контролируемых лиц средства и способы проверки их действий. Важ­нейшим условием достижения внезапности ревизии является нераз­глашение этапов ее подготовки и начала. Например, многие привык­ли, что в ходе любой ревизии обязательно проверяют кассу. Но неожи­данным для проверяющих будет внезапная проверка всех касс органи­зации и кассовых аппаратов.

2. Активность. Ревизор должен проявлять инициативу в поиске приемов и средств проверки, высокую оперативность в работе, со­блюдать сроки проверки. Медлительность в ревизии в ряде случаев позволяет скрыть нарушения (оформить недостающие документы. завезти и вывезти ценности, оприходовать неучтенное и т.п.). Одна­ко не нужно проявлять опрометчивость и делать поспешные выводы (сообщать непроверенные данные следствию, непродуманно отстра­нять от работы должностных лиц и пр.).

3. Непрерывность. Ревизоры не могут уйти из проверяемой организации на несколько дней. Начатые ревизионные действия долж­ны вестись активно и непрерывно до полного объяснения обнару­женных фактов, возмещения выявленного ущерба, привлечения ви­новных к ответственности, т.е. до выполнения намеченных в програм­ме ревизии заданий.

Ревизия является серьезной психологической нагрузкой для коллектива проверяемой организации.

4. Обоснованность. Вскрытые факты и выводы ревизии долж­ны быть документально обоснованы, что предполагает дополнитель­ную проверку любого факта, приводимого заинтересованными лица­ми в спое оправдание. Нельзя говорить об обоснованности ревизии, если игнорируются просьбы заинтересованных лиц о выполнении каких-либо ревизионных действий, в результате которых могут быть установлены важные обстоятельства, в частности, данные, оправды­вающие заинтересованных лиц. Необъективность и связанная с ней односторонность ревизии приводят к тому, что отдельные наруше­ния так и остаются до конца не выясненными. Несоблюдение прави­ла обоснованности является причиной повторных и дополнительных ревизий, бухгалтерских экспертиз, возврата материалов ревизии след­ственными органами.

5. Гласность. О проведении ревизии следует широко оповещать. Ревизоры с момента начала ревизии устанавливают контакт с работ­никами всех структурных подразделений организации, объявляют о ме­сте и времени приема лиц, желающих переговорить по вопросам, относящимся к ревизии. Первоначально результаты ревизии обсуж­даются с руководством обревизованной организации, затем о них информируют непосредственного заказчика данной работы (собствен­ника, руководство вышестоящей организации). Правило гласности ревизии способствует устранению любой ошибки, допущенной реви­зующими, и ориентирует их на объективную оценку материалов. Виды ревизии

Виды ревизии принято классифицировать по следующим при­знакам.

По субъекту контроля:

•ревизии государственных органов;

• внутрихозяйственные ревизии;

•ревизии, проводимые аудиторскими фирмами.

По организационному признаку:

•плановые ревизии, которые проводятся в соответствии с пла­ном ревизионной работы вышестоящей организации или органа уп­равления, но не реже одного раза в год;

•внеплановые ревизии и проверки, которые проводятся по спе­циальным заданиям собственника или вышестоящей организации (на­пример, при ухудшении результатов работы но основным производ­ственным и финансовым показателям), при замене руководителя или главного бухгалтера организации.

По объему проверки:

§ сплошные ревизии, которые предусматривают проверку финан­сово-хозяйственной деятельности путем изучения и анализа всех бух­галтерских документов и учетных записей организации за ревизуемый период. При сплошных ревизиях изучаются все документы и регист­ры бухгалтерского учета, где отражена производственная и финансо­вая деятельность организации. Сплошные ревизии могут применяться не только в целом по операциям хозяйственной деятельности органи­зации, но и по отдельным однородным операциям (кассовым, банков­ским счетам, расчетам с поставщиками и заказчиками и т.д.). Как пра­вило, к сплошным ревизиям прибегают в случаях установления хище­ний и злоупотреблений, такие ревизии из-за затрат на них большого количества времени проводятся сравнительно редко;

•выборочные ревизии предусматривают проверку части хозяй­ственных операций, документов и регистров бухгалтерского учета по предварительно намеченному плану после общей проверки данно­го вида хозяйственных операций. При этом некоторые хозяйствен­ные операции проверяются не за весь ревизуемый период, а лишь за отдельные отрезки времени. При подготовке и проведении таких ре­визий очень важно правильно выбрать отрезок времени, за который нужно осуществлять проверку соответствующих документов и опера­ций, а таюке определить их количество. Это полностью зависит от квалификации и опыта ревизора. Выборочные ревизии — один из основных способов проверки деятельности организаций. Однако мето­дика их осуществления пока разработана недостаточно.

• полные ревизии, когда проверяется вся деятельность органи­зации;

• частичные ревизии, в ходе которых проверяют лишь отдель­ные области деятельности или отдельные виды хозяйственных опе­раций организации (ревизия затрат и выхода продукции, товарно-материальных ценностей и др.);

• комбинированные ревизии, которые представляют собой со­четание видов ревизий по объему проверки (например, в ходе пол­ной ревизии поставлена задача проверки всей деятельности органи­зации, при этом финансовая деятельность проверяется сплошным методом, а производство — выборочно).

По кругу вопросов, подлежащих проверке:

•тематические (частичные) ревизии, которые предусматривают проверку ряда организаций по отдельным специальным вопроса:

(темам) или проверку состояния отдельных разделов (частей, участ­ков) экономической и социальной деятельности организации. Тема­ми подобных ревизий могут, например, быть «Ревизия сохранности и правильности использования материальных ценностей», «Ревизия правильности образования и использования фондов организации», «Ревизия правильности использования фондов заработной платы и рас­четов с рабочими и служащими». Цель тематической ревизии — полу­чить общую характеристику состояния дел по данному вопросу. Та­кие ревизии назначаются по мере необходимости для выправления положения на проверяемых участках экономической и социальной деятельности организаций, а также по требованию правоохранитель­ных органов:

• сквозные ревизии, которые охватывают ряд подразделений, входящих в состав одной организации, при этом проверяется деятель­ность головной организации и входящих в ее состав подразделений, цель сквозной ревизии — наряду с проверкой финансово-экономиче­ской деятельности подразделений организации установить качество управления их деятельностью. Сквозные ревизии весьма трудоемкие и применяются в исключительных случаях, когда имеются данные о не­достаточном уровне руководства деятельностью подразделений орга­низации со стороны вышестоящего органа управления;

• комплексные ревизии, в ходе которых изучается широкий круг вопросов хозяйственной деятельности организации.

•не комплексные ревизии, которые проводит обычно один ре­визор путем проверки хозяйственно-финансовой деятельности по данным бухгалтерской документации, учетных регистров и отчетности.

По способу контроля за результатами ревизионной работы:

•дополнительные ревизии, которые проводят, когда имеются данные о том, что при проведении плановой ревизии не полностью вскрыты факты нарушений финансово-хозяйственной деятельности организации;

•повторные ревизии, которые практикуются для усиления конт­роля за качеством ревизионной работы. Обычно их проводят после

плановой ревизии за тот же период. Цель повторной ревизии — выяс­нить, как организация ликвидирует недостатки, отмеченные в акте плановой ревизии. Права и обязанности ревизора

Ревизор — ответственный представитель ревизующего органа. Его нрава и обязанности прописаны в должностных инструкциях. Если ревизию проводит аудиторская фирма, то права и обязанности опре­деляются договором.

Права ревизора. В соответствии с Положением о ведомствен­ном контроле за финансово-хозяйственной деятельностью объедине­ний, предприятий, организаций и учреждений, утвержденным Поста­новлением Совета Министров СССР от 2 апреля 1981 г. № 325 и Типо­вой инструкцией Министерства финансов СССР от 14 сентября 1978 г. № 85 «О порядке проведения комплексных ревизий производствен­ной и финансово-хозяйственной деятельности производственных объединений (комбинатов), предприятий и хозяйственных организа­ций, проводимых контрольно-ревизионным аппаратом министерств и ведомств», ревизор имеет право:

• проверять в ревизуемой организации денежные, бухгалтерские и другие первичные документы (кассовые, банковские документы, авансовые отчеты, наряды, отчеты, путевые листы и пр.), наличие денег, ценностей и ценных бумаг у кассира и подотчетных лиц, реги­стры бухгалтерского учета, бухгалтерскую, статистическую и опера­тивную отчетность, сметы, планы и другие необходимые документы по производственной и финансово-хозяйственной деятельности реви­зуемой организации, знакомиться с письменными приказами, распо­ряжениями и указаниями должностных лиц ревизуемой организации, а также с протоколами проводимых в организации совещаний;

•требовать от должностных лиц проверяемой организации все необходимые ревизору документы, справки, расчеты, заверенные ко­пии отдельных документов для приобщения их к акту ревизии, уст­ные и письменные объяснения по вопросам, возникающим в ходе ревизии;

•осматривать объекты строительства, территорию, склады, ма­стерские и другие производственные, хозяйственные и служебные помещения, строения, места хранения оборудования, автопарки; про­верять наличие, состояние и сохранность имущества, товарно-мате­риальных ценностей у материально ответственных лиц; требовать проведения полной или частичной инвентаризации основных фон­дов, товарно-материальных ценностей, денежных средств и расчетов;

в необходимых случаях опечатывать сейфы, кассы и кассовые поме­щения, склады, кладовые, архивы и другие места хранения матери­альных ценностей и документов; при этом печать (пломбир) должна находиться у ревизора, а ключи — у материально ответственного лица;

• проводить контрольные обмеры выполненных строительно-монтажных работ и незавершенного строительного производства (или требовать от руководителей организации их проведения); проверять качество выполненных строительно-монтажных работ и выпускаемой промышленной продукции, соблюдение норм расхода и правильность списания сырья, материалов, топлива, электроэнергии и других мате­риальных ценностей, а также норм естественной убьыи при транс­портировке и хранении материальных ценностей, полноты оприхо­дования выпускаемой готовой продукции, в случае необходимости при­влекать для этих целей через сторонние организации соответствующих специалистов;

• привлекать по согласованию с администрацией (в необходи­мых случаях — с общественными организациями) работников ревизу­емой организации к выполнению работ и заданий по ревизии:

• обращаться с запросами к другим организациям (независимо от их ведомственной подчиненности) и лицам, не состоящим в штате ревизуемой организации, по вопросам ревизии (о расчетах, взаим­ных поставках, подлинности подписей и т.д.); знакомиться с подлин­ными документами, находящимися в банковских учреждениях и дру­гих организациях, связанных с деятельностью ревизуемой организа­ции, или запрашивать и получать справки и заверенные копии документов, связанных с операциями ревизуемой организации; в слу­чае необходимости проверять в других организациях с их согласия подлинность выявленных в процессе ревизии сомнительных счетов, актов и прочих документов по совершенным расходам и операциям (встречные проверки) и правильность отдельных операций, связан­ных с деятельностью ревизуемой организации;

• производить с ведома следственных органов, а при крайней необходимости самостоятельно изъятие подлинных документов, вы­зывающих сомнение или подтверждающих выявляемые факты подде­лок, подлогов и других злоупотреблений;

• при выявлении хищений, подлогов и других видов злоупотреб­лений денежными средствами, имущественными, товарно-материаль­ными и другими ценностями с разрешения руководителя, назначив­шего ревизию (или с последующим ему докладом), передавать на месте материалы ревизии следственным органам для расследования и при­влечения к ответственности лиц, допустивших эти злоупотребления,

требовать от руководителя ревизуемой организации немедленного отстранения этих лиц от работы, связанной с материальной ответ­ственностью; принимать меры к возмещению причиненного ущерба п соответствии с положением о материальной ответственности рабо­чих и служащих за ущерб, причиненный ревизуемой организации;

• пользоваться всеми видами связи для взаимодействия по де­лам ревизии с вышестоящей организацией и другими организация­ми, а также служебной пересылкой корреспонденции, имеющимися у ревизуемой организации транспортными средствами для пере­движения по объектам с целью их обследования;

• проверять и рассматривать жалобы и заявления по вопросам ревизии;

• обжаловать решения, принятые по акту ревизии. Обязанности ревизора. Приступая к ревизии, проводящий ее специалист должен помнить, что он обязан:

• поставить в известность об этом руководителя ревизуемой организации, сообщить о задачах ревизии, в ходе ревизии информи­ровать его об отдельных выявленных недостатках и нарушениях для принятия мер к их устранению в период проведения ревизии;

• проверять законность финансово-хозяйственных операций, совершенных ревизуемой организацией, обеспечение, сохранность собственности, соблюдение сметно-финансовой и штатной дисцип­лины, постановку бухгалтерского учета и достоверность отчетности, качество первичных документов, правильность бухгалтерских запи­сей и материального учета складского хозяйства; проверять факти­ческое наличие имущества и его соответствие учетным данным; выяв­лять случаи бесхозяйственности, расточительности, хищений, растрат, недостач, незаконного и непроизводительного расходования денеж­ных средств, товарно-материальных и других ценностей, а также дру­гие нарушения;

• точно и объективно освещать в акте ревизии все выявленные факты недостатков, злоупотреблений и хищений, неправильного со­ставления или умышленного искажения бухгалтерской и другой от­четности, нарушения сметно-финансовой и штатной дисциплины, излишеств в расходовании средств и всякого рода бесхозяйственных потерь с указанием виновных в этом лиц и размеров причиненного ущерба; обязательно подтверждать все обнаруженные факты докумен­тами или ссылками на них, а также требовать объяснения от винов­ных лиц:

• получать от руководителя и главного бухгалтера ревизуемой организации соответствующие объяснения одновременно с подписи

чием ими акта; обсуждать результаты ревизии на широком совеща­нии работников ревизуемой организации;

• проверять полномочия должностных лиц и законность и целе­сообразность (эффективность) их действий:

• соблюдать конфиденциальность и отношении информации, полученной в ходе ревизии;

• ставить вопросы привлекаемым экспертам в письменной форме;

• следить за безопасностью и в случае возникновения опасности немедленно покинуть ревизуемый объект. Ревизору запрещается:

• оказывать давление;

• употреблять обвинительные суждения;

• угрожать наказанием;

•давать оценку должностным лицам;

• высказывать предположения;

•поддаваться на провокации:

•участвовать в увеселительных мероприятиях (например, празд­новании дней рождения сотрудников проверяемой организации);

в допускать неделовые отношения;

• прикасаться к проверяемым материальным ценностям;

• привлекать на роль экспертов специалистов ревизуемой орга­низации. ПОДГОТОВКА РЕВИЗИИ Планирование ревизии

Планирование ревизии осуществляется поэтапно. Два основных этапа — это разработка программы и плана ревизии.

Программа ревизии. Задание на ревизию дает заказчик. Заказ­чиками могут быть:

• администрация организации;

• собственник организации;

• государственные органы.

Получив задание, ревизоры разрабатывают программу ревизии, которая содержит следующие разделы:

• цель ревизии;

• вопросы, подлежащие проверке;

• средства и условия, необходимые для проведения ревизии;

• сроки и место исполнения;

• состав участников ревизии;

• формы документального оформления ревизии.

Программа разрабатывается на основе действующего инструк­тивного материала и опыта, накопленного ревизующим органом. Программу утверждает начальник ревизующего органа или заказчик.

В разделе «Цель ревизии» формулируются главные задачи ре­визии, например: анализ финансового состояния акционерного обще­ства, влияние дебиторской и кредиторской задолженности на финан­сово-хозяйственную деятельность акционерного общества и расчеты с бюджетом: проверка законности и эффективности использования внеоборотных активов. Перечисляются объекты ревизии, например:

акционерное общество; его дочерние предприятия и филиалы. Часто в данном разделе приводится перечень структурных подразделений организации.

В разделе «Вопросы, подлежащие проверке» перечисляются направления финансово-хозяйственной деятельности организации, например, могут быть перечислены внеоборотные активы: основные средства; капитальные вложения; ценные бумаги; вложения в устав­ный капитал; оборудование к установке.

В разделе «Средства и условия, необходимые для проведе­ния ревизии» содержится перечень оргтехники, средств связи и до­ставки, условия проживания, время работы и др.

В разделе «Сроки и место исполнения» указываются время начала и окончания ревизии, промежуточные контрольные сроки, место расположения объектов ревизии.

В разделе «Состав участников ревизии» дается перечень лиц, допущенных к проведению ревизии. Отдельно может быть составлен перечень лиц, имеющих допуск к конфиденциальной информации.

В разделе «Формы документального оформления ревизии»

приводятся образцы описей, актов, ведомостей, форма итогового акта ревидии.

Полная правильно составленная программа ревизии концент­рирует внимание ревизующего на основных вопросах ревизии, рас­крывает их содержание, т.е. помогает ревизующему детально прове­рить каждый вопрос. Недостаточно продуманная программа может привести к бессистемной проверке документов, результаты которой ^асто сводятся к случайному обнаружению нарушений в деятельно­сти организации,— при больших затратах времени ревизия может не .щть должных результатов.

План ревизии. На основе программы составляется план реви­зии, который привязан к специфике конкретной организации, струк­туре ее управления, географическому расположению имущества, гра­фику работы. Поэтому план составляется на месте ревизии.

План ревизии должен обладать определенными характеристи­кой.

Действенность. В плане должны содержаться точные указания на исполнителей, сроки ревизионных мероприятий. Такой план по­зволяет контролировать эффективность работы ревизоров.

Конкретность. Вопросы программы, подлежащие проверке, в пла­не конкретизируются до такого вида, чтобы можно бьыо определить срок выполнения и назначить исполнителей. Например, программой предусмотрено проверить состояние хранения готовой продукции;

:к1Прос программы в плане может быть отражен следующим образом.

1. Проверить обеспеченность организации складскими помеще­ниями и их состояние.

2. Выявить нарушения в движении первичных документов и за­полнении регистров бухгалтерского учета.

3. Проверить соблюдение установленного порядка складирова­ния готовой продукции.

4. Выявить факты порчи готовой продукции на складах.

5. Выявить факты хранения готовой продукции вне складов.

6. Выявить факты хранения неучтенной продукции. Реальность. План выверяется с точки зрения реальных возмож­ностей выделенных для ревизии людей и материальных ресурсов. В нем предусматривается возможность привлечения к ревизии допол­нительных ресурсов. Например, нельзя провести инвентаризацию

крупного склада без привлечения рабочих, по мере пересчета пере­носящих ценности в помещении.

Гибкость и мобильность. В ходе ревизии план совершенствуется, дополняется, уточняется. Если бы план, составленный в начале реви­зии, оставался неизменным и не корректировался по мере выявления фактов нарушений и злоупотреблений, ревизия не могла бы быть ус­пешной. Иногда 11лан, даже тщательно продуманный, приходится пере­страивать после проверки отдельных фактов. Внесение в план изме­нений должно быть обоснованным и обусловливаться конкретными фактами. Выявление каких-либо фактов может вызвать необходимость проверки новых обстоятельств, не предусмотренных ранее ни про­граммой, ни рабочим планом, более углубленного рассмотрения ра­нее изученных вопросов. План корректируется до тех пор, пока по каждому выявленному факту не будут собраны материалы, дающие верное представление об изучаемых явлениях. Предварительная подготовка ревизии

Предварительная подготовка ревизии тоже проходит поэтапно. В процессе такой подготовки сначала решаются методические вопро­сы, затем организационные, после чего происходит ознакомление с объектом ревизии.

Методические вопросы. Необходимо изучить практический опыт ревизующего органа по аналогичным программам проверки. Как правило, в аудиторских фирмах накапливаются материалы всех реви­зий.

Нужно внимательно просмотреть материалы предыдущих реви­зий данной организации. Материалы ревизий должны храниться в про­веряемой организации. По этим материалам необходимо определить основные вопросы, поднятые ревизией, а также характер и формы вскрытых недочетов и нарушений, что поможет ревизорам обнару жить аналогичные нарушения и недочеты при осуществлении дан ной ревизии.

Ценную информацию можно получить из объяснительных з