2.7. Оперативний облік і звітність з виконання контрольно-ревізійної роботи

Усі територіальні структурні підрозділи системи Державної контрольно-ревізійної служби України ведуть оперативний облік виконання планів контрольно-ревізійної роботи, на підставі яких складають установлену статистичну звітність.

Оперативний облік здійснює відповідальна особа, призначена наказом керівника контрольного підрозділу (відділу, управління) у спеціальній книзі чи машинограмі (відомості) згідно з показниками статистичної звітності за розділами: ревізії, тематич­ні перевірки, завдання правоохоронних органів.

Основні показники оперативного обліку: перелік суб’єктів контролю; дата закінчення попередньої ревізії; прізвище, посада керівника ревізійної групи; термін проведення поточної ревізії; ревізований період; прізвище, посада керівника ревізійної групи; основні результати контролю (донарахування податків у бюджет, штрафні санкції, найбільш значні порушення чинного законодавства з питань обліку, розрахунків, використання матеріальних і фінансових ресурсів, виявлені нестачі, крадіжки, неправомірне використання державних коштів і т. п.); дата прийняття рішень за матеріалами ревізії; термін подання інформації про виконання цих рішень; відмітки про контроль виконання.

Записи в книзі оперативного обліку вносяться на підставі даних інформаційної карти, яку складає керівник ревізійної групи, використовуючи матеріали з акта проведеної його групою ревізії чи тематичної перевірки. Треба зазначити, що на кожен суб’єкт контролю ведеться справа, де групуються всі матеріали ревізії, прийняті рішення, службове листування за визначений період часу, як правило, 5—10 років. Ця документація зберігається в металевих шафах або сейфах і призначена для службового користування.

Інформація оперативного обліку узагальнюється за півріччя для складання звітності про виконану контрольно-ревізійну роботу та аналітичних таблиць для аналізу ефективності контролю, його результативності.

Систематизація даних звітності дозволяє мати базу даних для розробки пропозицій щодо вдосконалення чинного законодавства, а також методичних рекомендацій з напрямів контролю, методики виявлення порушень, що має важливе значення для підвищення ділової кваліфікації працівників, якості та ефективності контрольних дій.