<<
>>

Деловое письмо

Основной формой письменной речевой коммуникации в профессио­нальной деятельности специалиста социальной сферы, как, впрочем, и лю­бой иной сферы, является так называемый официально-деловой текст. Под официально-деловым текстом понимается текст того или иного вида доку­ментов, составленных в целях управления. Деловое письмо в России тради­ционно характеризуется тем, что документы не циркулируют изолированно. Они объединены в унифицированные системы документации (УСД), каждая из которых имеет свои требования к форме и содержанию документа.

Можно выделить следующие основные группы основных документов управления:

• организационные документы предприятия (устав, учредительный договор, структура и штатная численность, штатное расписание, должност­ные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);

• распорядительные документы предприятия (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения);

• документы по личному составу предприятия (приказы по л/с, тру­довые контракты (договоры), личные дела, личные карточки ф.Т-2, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки);

• финансово-бухгалтерские документы предприятия (главная книга, годовые отчёты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, акты ре­визий, инвентаризаций, иланы, отчёты, сметы, счета, кассовые книги и др.);

• информационно-справочные документы предприятия (акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные записки, протоколы и др.).

От государственных и муниципальных организаций на предприятие мо­гут поступать документы, регулирующие различные вопросы его деятельности (налоги, охрана окружающей среды и т.п.). Эти документы составляют от­дельную группу - нормативные документы вышестоящих органов.

В самостоятельную группу можно выделить коммерческие контрак­ты (договоры), которые являются основными документами предпринима­тельской деятельности.

Все перечисленные документы относятся к управленческим или орга­низационно-распорядительным документам (ОРД). Исключением являются финансово-бухгалтерские документы, имеющие специфические особенно­сти составления и обработки.

Требования к оформлению реквизитов документов

В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления документов управления, которые установлены государствен­ными нормативными актами.

Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает:

- юридическую силу документов;

- оперативное и качественное составление и исполнение документов;

- организацию быстрого поиска документов;

- более активное использование ПЭВМ при составлении документов.

Любой документ состоит из ряда составляющих его элементов (даты,

текста, подписи и т. д.), которые называются реквизитами.

ГОСТом 6.30-97 устанавливается максимальный набор реквизитов для документов управления - 29. В конкретном документе их будет гораздо меньше. Каждый вид документа (акт, приказ, письмо) имеет определенный набор реквизитов.

В практике работы коммерческих предприятий не используется рекви­зит «1 - государственный герб Российской Федерации». Он ставится только на документах государственных учреждений и предприятий, которым пре­доставлено такое право. Реквизит «2 - герб субъекта Российской Федера­ции» также не используется при разработке бланка фирмы. Реквизит 4 - код организации (автора документа) - проставляется по Общероссийскому клас­сификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Реквизит 5 - код доку­мента - указывается по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Код для писем по ОКУД - 0200200.

К наиболее важным реквизитам документов, используемым в совре­менной практике, относятся: 3- эмблема организации; 7 - справочные дан­ные организации; 8 - наименование вида документа; 9 - дата документа.

Дальнейший перечень реквизитов:

10 - регистрационный номер документа;

11 - ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа;

12 -место составления или издания документа;

13 - гриф ограничения доступа к документу;

14 - адресат;

15 - гриф утверждения документа;

16 - резолюция;

17 - заголовок к тексту;

18 - отметка о контроле;

19 - текст документа;

20 - отметка о наличии приложения;

21 - подпись;

22 -гриф согласования документа;

23 - визы согласования документа;

24 - печать;

25 - отметка о заверении копии;

26- отметка об исполнителе;

27 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

28 - отметка о поступлении документа в организацию;

29 - отметка для автоматического поиска документа.

Особенно важным является правильное оформление таких реквизитов, как дата, подпись, печать, гриф утверждения, которые придают документу юридическую силу.

Каждый документ можно разделить на 3 основные части:

- заголовочную часть (в нее входят реквизиты, расположенные до текста);

- основную часть (реквизиты «текст» и «приложения»);

- оформляющую часть (реквизиты, расположенные ниже текста и приложе­ния).

Реквизит «эмблема организации»

Эмблема предприятия - условное (символическое) графическое изоб­ражение, зарегистрированное в установленном порядке. В качестве эмблемы организации может быть использован товарный знак, рисунок, аббревиату­ра, комбинированное буквенно-графическое изображение и т. и.

При угловом расположении реквизитов эмблема располагается в ле­вом верхнем углу, а при продольном (центрованном) - в середине верхней части листа.

Реквизит «наименование организации»

Юридическое лицо, являющееся коммерческой организацией, должно

иметь фирменное наименование (статья 54 Гражданского кодекса РФ).

Наименование организации пишется в строгом соответствии с наимено­

ванием, зарегистрированным в учредительных документах: уставе предпри­ятия или учредительном договоре; свидетельстве Регистрационной палаты.

В наименовании используются сокращения типа ООО (общество с ог­раниченной ответственностью), ОАО (открытое акционерное общество) и т.п.

Реквизит «наименование организации» располагается под реквизитом «эмблема организации».

Реквизит «справочные данные об организации»

Совокупность перечисленных в реквизите данных (индекс предпри­

ятия связи, почтовый адрес, номер телефона, факса, электронной почты - коммуникационные данные', номер счета в банке, наименование банка; фа­милия и инициалы коммерческого директора - коммерческие данные}

Данный реквизит располагается в левом верхнем углу под реквизитом «наименование организации» или на нижнем поле документа.

Реквизит «наименование вида документа»

Реквизит «название вида документа» располагают в заголовочной час­ти документа после реквизита «справочные данные об организации» и юри­дического адреса и печатают прописными буквами от границы левого поля, например, АКТ, СПРАВКА.

Этот реквизит является одним из важнейших и проставляется на всех документах, кроме писем и факсов. Для писем указание вида документа ис­пользуется только в следующем сочетании: ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО.

Название вида документа дает общее представление о назначении до­кумента, определяет состав его реквизитов, структуру текста, степень обяза­тельности выполнения его требований.

Реквизит «дата документа»

Дата - один из основных реквизитов документа, обеспечивающих его юридическую силу.

Датой документа является:

- дата его подписания (для приказов, писем, факсов, справок);

- дата его утверждения (для планов, отчетов, правил, инструкций);

- дата события, которое в нем зафиксировано (для протоколов, актов).

Все даты в документе: в заголовочной части, в тексте, в реквизитах

«резолюция», «визы», «гриф утверждения» и т.п. - оформляются цифровым способом в следующей последовательности: число (2 знака), месяц (2 зна­ка), год (2 знака либо 4 знака) Например, дату 6 апреля 2010 года следует оформлять 06.04.2010.

В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, допускается применять словесно-цифровой способ оформления дат, напри­мер, 6 апреля 2010 г. Подобный способ оформления даты рекомендуется ис­пользовать также при переписке с иностранными деловыми партнерами.

Для большинства документов дата проставляется при завершении оформления документа. Дата указывается в верхней заголовочной части листа ниже реквизита «название вида документа» и печатается от границы левого поля.

Реквизит «регистрационный номер документа»

Индексом (регистрационным номером) является условное обозначе­

ние документа, присваиваемое ему при регистрации (например, порядковый номер).

Индекс (№) документа проставляется на исходящих, входящих и внутренних документах фирмы рядом с реквизитом «дата».

Порядковые номера с начала года в возрастающей последователь­ности проставляются на таких документах, как протоколы, приказы, акты, справки, трудовые контракты и т. п., например: Лр 1, № 2, № 3... .

Номера коммерческих контрактов имеют двойную нумерацию, на­пример: Лр 12/21, где 17 - порядковый номер документа в одной фирме, а 21 - порядковый номер этого документа в фирме-контрагенте.

Индекс (№) документа в письмах состоит из порядкового номера са­мого письма, индекса структурного подразделения (или индекса должност­ного лица), подготовившего документ, и номера дела по номенклатуре, в ко­торое подшивается письмо, например,

№ 57/01-04'. 57 - номер письма по журналу регистрации входящих или исходящих документов, 01 - структурное подразделение, 04 - номер дела в этом подразделении.

Порядковые номера присваиваются отдельно входящим и исходящим письмам.

Реквизит «ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа»

Место для этого реквизита определяется только на бланке для писем, факсов. Заполняется он при оформлении письма-ответа на инициативное (полученное фирмой) письмо.

Дата и номер для ссылки берутся из инициативного письма и оформ­ляются следующим образом:

На №15/01-03 от 08.06.2010.

Эта ссылка помогает фирме-контрагенту, получившей письмо-ответ, быстро найти копию инициативного письма. Реквизит «ссылка на индекс и дату входящего документа» размещается от границы левого поля под рекви­зитами «дата» и «индекс».

Реквизит «гриф ограничения доступа к документу»

Этот реквизит проставляют на документах, содержащих секретную

или конфиденциальную информацию.

Реквизит располагается в правом верхнем углу документа выше рекви­

зитов «адресат» и «гриф утверждения» и состоит из слова (грифа) «Конфи­денциально» или «КТ» (коммерческая тайна). Под этим грифом необходимо проставить № экземпляра данного документа. Реквизит печатается без точек и кавычек после 40 печатных знаков от границы левого поля, например:

КТЭкз. №2

или

Конфиденциально Экз. № 1

На документах государственных предприятий, содержащих секретную информацию, ставятся грифы «Секретно» и «Совершенно секретно».

Реквизит «адресат»

Этот реквизит оформляется на письмах, факсах и включает наимено­вание и почтовый адрес получателя (адресата).

Максимальный набор этого реквизита состоит из следующих частей:

- наименование фирмы в именительном падеже;

- структурное подразделение в именительном падеже;

- должность, фамилия и инициалы в дательном падеже;

- почтовый адрес.

Например: ОАО «Сталкер»

Отдел рекламы Начальнику отдела г-ну Рогову А.В.

113209, Москва Полянка, 17

Если письмо предназначено лично руководителю, то адресование мо­жет быть несколько иного вида, например:

Директору ООО «Эра» г-ну Скорину И.В.

127408, Москва Остоженка, 14

Слово «господину» печатается в адресе сокращенно «г.» или «г-ну». Если документ направляется в правительственное учреждение, а также

постоянным адресатам - почтовый адрес не указывается.

При адресовании частному лицу сначала указывается почтовый адрес, затем фамилия и инициалы получателя, например:

119215, Москва Ордынка, 32, кв. 17 Лунину П.В.

При адресовании писем в несколько адресов слово «копия» перед ад­ресатом не указывается.

Реквизит «адресат» печатается после 32 печатных знаков от границы левого поля в правой верхней части листа документа, в пределах ограничи­тельных знаков углов.

Реквизит «гриф утверждения документа»

Утверждаются руководителем, как правило, следующие виды доку­

ментов: планы, отчёты, инструкции, правила, некоторые акты.

Реквизит «гриф утверждения» должен состоять из:

- слова «УТВЕРЖДАЮ» (без кавычек);

- наименования должностного лица, утвердившего документ;

- его личной подписи с расшифровкой (инициалы, фамилия) и даты, например:

УТВЕРЖДАЮ Директор ЗАО «Гранд» Подпись П.Н. Климов 01.03.2010

В ряде случаев гриф утверждения заверяется печатью предприятия.

Если документ утверждается решением, приказом, протоколом, гриф утверждения должен состоять из слова «УТВЕРЖДЕНО», названия доку­мента в именительном падеже, его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕНО Приказ директора АО 25.03.2010 №6

Реквизит «гриф утверждения» располагается в правом верхнем углу документа после 40 печатных знаков от границы левого поля.

Реквизит «резолюция»

Реквизит «резолюция» проставляется на входящих и внутренних до­кументах, рассматриваемых руководством, в правой верхней части доку­мента. На письмах, факсах резолюция располагается между реквизитами «адресат» и «текст» на первом листе документа.

Резолюция содержит указания по исполнению документа или отноше­ние руководителя к проблеме или вопросам, поставленным в документе.

Реквизит «резолюция» должен включать:

- Ф. И. О. исполнителя (кому поручается исполнение);

- содержание поручения (конкретные действия);

- срок исполнения;

- личную подпись руководителя и дату подписания.

Если в резолюции указываются несколько исполнителей, ответствен­ным за исполнение документа является лицо, указанное первым, остальные привлекаются при решении вопроса как соисполнители.

Содержание поручения в резолюции может выглядеть так:

«Васильевой О.Р. Отправить факс о согласии до 04.03.2010»;

«Скорину А.В. Подготовить проект контракта до 01.05.2010».

Иногда резолюцию помещают не на документе, а на прикрепленном к нему листке - поручении. Это нежелательно, т. к. в этом случае возможна потеря резолюции или ее замена.

Реквизит «заголовок тексту»

Заголовок - краткое изложение основного смысла текста составляемо­го документа.

Заголовок должен грамматически согласовываться с названием вида документа, отвечая на вопрос «о чем?» или «чего?», например: «Приказ... о реорганизации АО», «Журнал регистрации входящих документов». Заголов­ки таких документов, как протокол, инструкция, акт, устав, договор, соче­таются в падеже с названием вида документа, например: «Акт инвентари­зации», «Договор аренды», «Протокол заседания совета директоров».

Заголовок располагается после реквизитов «дата» и «индекс доку­мента» от границы левого поля. На типографских бланках фирмы для рек­визита «заголовок» устанавливаются ограничительные знаки.

Заголовок не должен превышать двух строк, например:

О поставке груза по контракту № 249/16

Наличие заголовка избавляет от необходимости чтения документа полностью при его регистрации.

Допускается не указывать заголовок на документах формата А5.

Реквизит «отметка о контроле»

Отметка о контроле обозначается буквой «К» и наносится от руки красным фломастером или специальным штампом на контролируемых по поручению руководителя документах. Реквизит «отметка о контроле» рас­полагается на левом поле документа на уровне заголовка.

Реквизит «отметка о наличии приложения»

Если к документу имеются приложения, то в документе ставится от­метка о их наличии. Этот реквизит располагают после текста перед подпи­сью от границы левого поля.

Если полное наименование приложения к документу упоминается в тек­сте, то отметка о наличии приложения оформляется в сокращенной форме:

Приложение: на 3 л. в 2 экз.

Если приложения к документу не указаны в тексте, необходимо в отмет­ке о приложении указать полностью наименования документов, входящих в приложение, с указанием количества листов и экземпляров, например:

Приложение: 1. Проект контракта с АО «Храст» на 20 л. в 2 экз;

2. Список поставщиков на 2 л. в 2 экз.

Если приложением к документу является документ с приложением, то отметка о наличии приложения содержит название вида документа, упоми­нание о его приложении и общее количество листов, например:

Приложение: Договор аренды от 21.10.2010 №8 и приложение к нему, всего на 15 л.

Если приложение к документу в единственном экземпляре, то ко­личество экземпляров можно не указывать.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывают, например:

Приложение: Каталог «Well» в 1 экз.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адре­са, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес.

Сами документы-приложения должны иметь все необходимые рекви­зиты: наименование вида документа, заголовок, дату, подпись. Кроме того, на приложениях в правом верхнем углу делается отметка, указывающая на его связь с основным документом, например:

Приложение 1 к приказу директора ОАО «ЭРА»

от 01.04.2010 > 17

Реквизит «подпись»

Подпись — обязательный реквизит любого документа, как служебно­го, так и личного.

В состав реквизита «подпись» входят:

- наименование должности лица, подписавшего документ;

- личная подпись;

- расшифровка подписи (инициалы и фамилия).

Например:

Директор подпись А.В. Рогов

Должность лица, подписавшего документ, указывается полностью, ес­ли документ оформлен не на бланке, например:

Директор ЗАО «РЕАЛ+» подпись А.И. Смелов

При оформлении документа на бланке организации должность ука­зывается сокращенно, например:

Директор подпись А.И. Смелов

При подписании документа несколькими должностными лицами, со­ставные части реквизита «подпись» располагают последовательно друг под другом в соответствии с занимаемой должностью, например:

Директор подпись И.Г. Орлов

Главный бухгалтер подпись Н.Н. Зотова

При подписании документа несколькими равными по должности ли­цами их подписи располагаются на одном уровне, например:

Директор АО «ДИЗ» Директор ООО «ГЭЗ»

подпись ПК. Лан подпись И.В. Розов

Если руководитель, подпись которого предусмотрена, отсутствует, документ может подписать его заместитель или лицо, исполняющее его обя­занности. При этом следует указать фактическую должность и фамилию ли­ца, действительно подписавшего документ. Исправления «И. о.» или «Зам.» вносятся машинописным способом или от руки.

В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности лиц, составивших документ, а распределение обязанностей в составе комис­сии (председатель, члены комиссии).

Документы коллегиального органа (Совета учредителей, Общего соб­рания участников АО) подписываются председателем этого органа и секре­тарем.

Реквизит «подпись» проставляется после реквизитов «текст», «прило­жение» и печатается следующим образом:

- должность указывается от границы левого поля;

- расшифровка подписи после 48 печатных знаков от границы левого поля.

Реквизит «визы согласования документа»

Внутреннее согласование проекта документа оформляется визой. Это необходимо для проверки целесообразности или своевременности со­ставления документа специалистами предприятия.

Реквизит «визы» включает в себя: должность, личную подпись визи­рующего, инициалы и фамилию, дату визирования.

Виза располагается ниже реквизита «подпись» от границы левого по­ля, например:

Юрисконсульт подпись Н.И.Власов

06.06.2010

Если у визирующего есть замечания и дополнения к проекту докумен­та, он оформляет их на отдельном листе.

На исходящих документах виза ставится на втором экземпляре, ос­тающемся в фирме. На внутренних документах фирмы (приказах, распоря­жениях) виза может проставляться на первом экземпляре.

Реквизит «печать»

На документах, удостоверяющих права фирмы или должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных цен­ностей, а также предусмотренных государственными правовыми актами, подпись ответственного лица должна быть заверена печатью.

Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ, часть его личной подписи и был хорошо читаемым.

Ответственного за хранение и место хранения печати определяет ру­ководитель фирмы.

Реквизит «отметка о заверении копии»

В случае подписания руководителем только первого экземпляра до­кумента остальные заверяются секретарем-референтом.

Реквизит «отметка о заверении копии» располагается ниже реквизита «подпись».

Отметка о заверении копии включает: заверительную надпись «вер­но», наименование должности лица, заверившего копию, его личную под­пись с расшифровкой (инициалы и фамилия) и дату заверения, например: Верно

Референт подпись А.Л. Силин

00.00.00

При пересылке копии документа в другую организацию или выдаче ее на руки заверительную подпись удостоверяют печатью. В этом случае копия имеет юридическую силу оригинала.

Реквизит «фамилия исполнителя и номер его телефона»

Фамилию исполнителя (составителя) и номер его служебного телефо­на располагают на лицевой или, при отсутствии места, на оборотной сторо­не последнего листа документа в левом нижнем углу после реквизитов «подпись», «визы», например:

Серова 236 01 26

Этот реквизит очень важен для оперативной связи с тем, кто составил документ, уточнения и разъяснения затронутых в документе вопросов.

Ниже фамилии исполнителя при необходимости могут указываться первые буквы имени и фамилии машинистки, количество отпечатанных эк­земпляров и дата печатания, например:

Петров 239 15 61

КН 2 27.09.2010

Реквизит «отметка об исполнении документа и направлении его в дело»

Если документ исполнен, т. е. решены все вопросы, поставленные в нем, на документе ставят отметку об его исполнении и направлении доку­мента в дело.

Этот реквизит располагается в левой нижней части первого листа до­кумента ниже реквизита «фамилия исполнителя и номер его телефона».

Отметка включает в себя:

- слова «в дело» и «номер дела», в котором будет храниться документ;

- ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении (в случае его составления);

- краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельст­вующий об исполнении;

- подпись исполнителя документа и дату проставления отметки.

Например:

В дело 01-05. Отправлен факс от 01.04.2010 № 1218

Логинов 02.04.2010

Реквизит «отметка о поступлении»

Отметка о поступлении располагается в правой нижней части первого листа документа и составляется из следующих элементов: сокращённого на­именования предприятия, получившего документ; даты поступления доку­мента и его входящего номера, например:

АО «ЭРА»

Дата 03.01.2010

Вх. № 0001

Отметку о поступлении проставляют автоматическим нумератором, содержащим все перечисленные компоненты реквизита.

Деловые ннсьма

Деловое письмо является особым типом документов, менее жестко регламентированным, но имеющим юридическую значимость. Деловые письма выступают в роли инструмента, регулирующего экономико-право­вые и социальные отношения между корреспондентами (контрагентами, партнерами, участниками социальных отношений).

Деловые письма делятся на две части: поступающие (входящие) в фирму письма и отправляемые (исходящие) из фирмы письма, - и различа­ются по разным квалификационным признакам.

Коммерческие ннсьма выделяются в деловой корреспонденции по тематическому признаку - они оформляют, регистрируют заключение и вы­полнение коммерческой сделки, т.е. предваряют составление контракта (до­говора) и являются документами, регулирующими ход его выполнения. При рассмотрении дела в арбитражном суде они могут являться основанием для предъявления иска (письмо-рекламация, письмо-договор).

Остальные деловые письма, называемые иногда служебными, решают организационные вопросы, вопросы экономических и юридических отно­шений между корреспондентами.

По функциональному признаку деловые письма делятся на требую­щие обязательного письма-ответа'.

• инициативные коммерческие письма (письмо-запрос, письмо-пред­ложение, письмо-рекламация)

• письмо-просьба

• письмо-приглашение

и не требующие обязательного ответа'.

• письмо-подтверждение

• письмо-извещение

• письмо-напоминание

• письмо-предупреждение

• письмо-декларация (заявление)

• письмо-распоряжение

• письмо-отказ

• сопроводительное письмо

• гарантийное письмо

• информационное письмо

По содержанию и назначению письма могут быть: инструкционные, гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, рекламацион­ные, письма-запросы, письма-извещения, письма- приглашения, письма- ответы и др.

Письма инструкционные (директивные) исходят из государствен­ных или муниципальных органов власти и управления и содержат, как пра­вило, рекомендации, указания, разъяснения по вопросам отчетности, нало­гов, экологии и т. п.

Гарантийные письма содержат гарантии оплаты, сроки поставки или качества продукции.

К информационным условно относятся письма, содержащие сообще­ния, просьбы, напоминания, предложения.

Рекламные письма содержат рекламу, цены предлагаемых товаров,

услуг.

Коммерческие письма, если говорить о них подробнее, составляются при заключении и выполнении контрактов. В число основных контрактных документов входят: запрос (представляет собой обращение покупателя к продавцу с просьбой дать подробную информацию о товарах, услугах н/или направить предложение (оферту) на поставку товара); ответ на запрос; рек­ламация; ответ на рекламацию.

В рекламационных (нретензнонных) письмах предприятия требуют возмещения убытков, нанесенных из-за невыполнения или нарушения усло­вий контракта другой стороной (контрагентом). Рекламация должна иметь копии документов, подтверждающие такие факты. Оформляются подобные копии в виде приложения к основному документу (рекламации).

При заключении контрактов с иностранными партнерами используют­ся кредитные письма (L/C - Letter of credit), в которых продавец просит предоставить гарантийное письмо из банка покупателя с номером валютно­го расчетного счета и гарантиями банка оплаты покупателем товаров или услуг.

В ннсьмах-занросах предприятие просит разъяснить какой-либо факт или действие и побуждает фирму-контрагента (или государственную орга­низацию) дать ответное письмо.

В некоторых случаях составляются сопроводительные письма, когда направляемый адресату основной документ требует дополнительного пояс­нения. В сопроводительном письме указывается, с какой целью направляется основной документ, что с ним необходимо сделать и в какие сроки. Если же сопроводительные письма не несут смысловой нагрузки, то их составлять не следует, т.к. в этом случае они становятся ненужной формальностью.

По структурным признакам деловые письма делятся на регламентиро­ванные и нерегламентированные. Регламентированные письма составляют­ся по определенному образцу (это касается не только стандартных аспектов содержания, но и формата бумаги, состава реквизитов и т.д.).

Регламентированное письмо решает типичные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций. Оно представляет собой авторский текст, реализующийся в виде формально-логического (этикетного) текста, состав­ленного из стандартных синтаксических конструкций. Такой текст, как пра­вило, включает элементы повествования (историю вопроса), этикетную рам­ку и обязательный элемент делового письма - речевое действие, выражен­ное в глаголах-перформативах. Эти глаголы и определяют конструкцию стандартной ключевой фразы, нередко и письма в целом.

К таким стандартным конструкциям относятся формулировки, указы­вающие на:

- нрнчнну обращения; По причине задержки оплаты ...; В связи с неполу­чением счета-фактуры ...; Вследствие несоответствия Ваших действий ранее принятым договоренностям ...; Вследствие задержки получения груза...', Учитывая социальную значимость объекта ...; При данных об­стоятельствах...',

- ссылки: Ссылаясь на Ваше письмо от ... (на Ваш запрос от...); В соот­ветствии с достигнутой договоренностью ...; Ссылаясь на устную дого­воренность ... ; В соответствии с нашей договоренностью ...; На основа­нии распоряжения о...; Согласно протоколу о взаимных поставках...; Со­гласно спецификации ...;

- цель: В целях скорейшего решения вопроса...; В целях выполнения распо­ряжения...; Для согласования спорных вопросов ...; Для наиболее полного освещения деятельности Вашей организации в СМИ...; В ответ на Ваш запрос ...; Во избежание конфликтных ситуаций...;

- варианты обращения: «Уважаемый Игорь Леонидович!»; «Господин Зо­рин!»; «Игорь Леонидович!»; «Уважаемый г-н Зорин!»; «Уважаемые гос­пода!» (употребляется, когда неизвестны имена получателей письма);

После обращения и приветствия большинство писем продолжаются далее словами: «В связи с..; Согласно контракту от ...№...; В соответст­вии с...» и т. д.

- извещение; Сообщаем Вам, что...; Ставим Вас в известность...; извещаем, что...; Уведомляем и т.п.;

- подтверждение: Подтверждаем; Концерн... подтверждает получение...; Подтверждаем, что партия ТИП получена...;

- заявление: Заявляем...; Объявляем...;

- нросьбу, требование: Пожалуйста, сообщите...; Просим оплатить в течение... банковских дней...; Мы будем благодарны, если Вы...; обращаемся к Вам с просьбой...; Прошу...; Приказываю...; Постановляю...; Настаиваем...;

- обещание: Гарантируем...; заверяем, обязуемся...;

- наномннанне: напоминаем Вам, что...; по истечении ... срока предложение нашей фирмы теряет силу;

- нредложенне: предлагаем Вам...; Мы рады предложить Вам...; Мы уверены, что Вы заинтересуетесь...; Мы можем рекомендовать...; Мы уверены, что Вы заинтересуетесь...;

- гарантию: Оплату гарантирую...; Качество продукции наша фирма гарантирует...;

- нредунрежденне: Фирма оставляет за собой право обратиться..., если Вы...; задержка поставок может привести к...; данные Вами обещания, к сожалению, не выполняются, поэтому мы вынуждены...;

- отказ: к сожалению, Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам...; к сожалению, удовлетворить Вашу просьбу в ближайшее время мы не можем...; к сожалению, мы не можем принять Ваше предложение из-за...;

- отнравку грузи, документа: Отправляем Вам...; Направляем Вам...; Высылаем Вам...;

- нрнглашенне: Просим принять участие в...; Приглашаем Вас...; Мы рады пригласить Вас...;

Сюда же относятся этикетные ритуальные формулы.

Регламентированные письма сплошь состоят из клишированных, стандартных фраз, освоив которые можно составлять тексты различных пи­сем. П.В. Веселов пишет, что весь процесс составления стандартного письма можно свести к выбору синтаксических конструкций, которые закреплены за формализованными аспектами содержания деловых ситуаций. Однако этот процесс не исключает и творческого поиска со стороны составителя: его задача - адекватно, уместно использовать унифицированные речевые средства.

Этикет делового ннсьма

Этикетные формулы обязательны в оформлении делового письма. Они определяются жанром послания (письма-приглашения, письма-поздравле­ния, письма-соболезнования) и в значительной мере носят условный, риту­альный характер. Еще А.С. Пушкин заметил в «Путешествии из Москвы в Петербург»: «Мы всякий день подписываемся покорнейшими слугами, и, ка­жется, никто из этого еще не заключал, чтобы мы просились в камердинеры».

Деловые письма-приглашения и поздравления включают много эти­кетных фраз. Вместо этикетной рамки (слов приветствия и прощания) в де­ловых письмах используются обращения: Уважаемый Николай Иванович! Уважаемый г-н Бобылев! В конце письма перед подписью помещают за­ключительную формулу вежливости: Искренне Ваш!', С уважением', С ис­кренним почтением!', С наилучшими пожеланиями!', Заранее благодарны за ответ...', Надеемся, что наша просьба не будет для Вас затруднитель­ной...', Мы рассчитываем на успешное продолжение сотрудничества...', Мы надеемся па Вашу заинтересованность в расширении связей... и т.п.

За этими заключительными репликами вежливости следует самоиме­нование должностного лица, подписывающего документ, и его подпись. В самоименование включаются указание на занимаемую должность и назва­ние организации, если письмо направляется не на бланке учреждения, в противном случае - только должность:

Начальник Главного (Подпись) Е.Я. Коган

Управления образования

Если письмо направляется от имени Ученого совета какого-либо на­учного заведения, самоименование представляет собой указание на ту роль, которую то или иное лицо выполняет в данном органе:

Председатель Ученого совета (Подпись) П.Н. Сергеев

института

Секретарь Ученого совета (Подпись) Л.Д. Сухов

Этикетные ритуалы, выраженные глаголами-перформативами, вклю­чены, как правило, в устойчивые выражения, как и остальные формулы ре­чевого этикета: Я (с удовольствием) приглашаю Вас принять участие в...', Благодарю Вас за участие...; Искренне благодарю Вас за...', Сердечно благо­дарю Вас за ...; Прошу Вас направить в наш адрес ...; Заверяю Вас в том, что мы приложим все усилия ...', Желаем Вам успехов и надеемся на будущее взаимовыгодное сотрудничество ...; С благодарностью подтверждаю полу- чение от Вас...;

К этикетным ритуалам, используемым в деловых письмах, относятся

- различные виды похвалы'. Вы проявили сердечное внимание к детям- сиротам и детям, оставшимся без попечения родителей... (прямая по­хвала); Учитывая Ваш большой вклад в развитие технического прогресса в промышленности... (косвенная похвала); Поскольку Ваша фирма явля­ется ведущим поставщиком компьютерной техники... (косвенная похва­ла);

- выражение надежды, уверенности, благодарности в конце письма'. Вы­ражаю надежду на...', Надеюсь на дальнейшие добрые и взаимовыгодные отношения...', Надеемся на скорейшее принятие решения ... Надеемся, что результатом переговоров станет долговременное и плодотворное сотрудничество наших предприятий...'^ Надеемся на дальнейшее плодо­творное сотрудничество...', Желаем успехов и надеемся на будущее взаимовыгодное сотрудничество...', Надеемся, что наша просьба будет рассмотрена в ближайшее время...', Надеемся на скорейший ответ (ре­шение нашего вопроса)...', Мы были рады получить Ваше письмо...', Большое спасибо за факс от 04.06.2010...', Подтверждаем с благодарно­стью получение Вашего письма...; Благодарю за...;

- выражение поздравления, извинения, пожелания'. Примите наши поздравления ...; Желаем успехов в ...; Приносим извинения за... по поводу... и т.п.

Вежливая форма именования адресата в деловой переписке предпо­лагает использование местоимений «Вы», «Ваш» с прописной буквы: Со­гласно Вашей просьбе высылаем Вам последние каталоги нашей продукции; В конце этого месяца мы с удовольствием воспользуемся Вашими услугами.

Нельзя не учитывать эффективность этикетных формул, арсенал кото­рых в русском речевом этикете очень велик. От тона письма во многом за­висит успех дела.

Универсальным принципом использования этикетных средств являет­ся принцип вежливости, который выражается в рекомендациях, данных чи­тателям в одном старом русском письмовнике и не утративших актуально­сти по сей день: «Первая обязанность пишущего - помнить свое собствен­ное положение, знать положение лица, которому мы пишем, и представлять себе последнего так ясно, как будто мы стоим перед ним и разговариваем»*. Это особенно важно в наши дни, когда официальная переписка начинает но­сить более личный и динамичный характер. Сегодня жанр деловой пись­менности требует от составителя не только стандартизации языковых средств, но и проявления собственной индивидуальности.

^Письмовник / Сост. Е.А.Крылов. М., 1894. С. 32.

Структура делового ннсьма

В письмах, факсах название вида документа не указывается. В заголо­вочной части письма печатаются следующие реквизиты: «дата», «номер (индекс)», «ссылка на номер и дату входящего документа», если письмо яв­ляется ответом; «заголовок», изложенный одной фразой («О чём?»). Если в заголовочной части письма-ответа заполнен реквизит «ссылка на номер и дату входящего документа», то не следует повторять ссылку на документ в тексте письма.

В письмах должны быть правильно указаны составные части реквизи­та «адресат» (получателя письма): фирма; структурное подразделение; должность; фамилия; почтовый адрес получателя.

Если письмо направляется в дополнение к ранее посланному, то в нем следует указать номер и дату ранее посланного письма.

Текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убеди­тельным и корректным. Факты и события должны представляться объектив­но, а все стороны излагаемого вопроса должны освещаться с достаточной полнотой, кратко и ясно.

Регламентированные письма имеют четкую структуру и, как правило, состоят из двух частей: в первой, вводной части указываются цели отпра­вителя, излагаются причины, вызвавшие составление письма, сопровождае­мые ссылками на факты, даты, документы, например:

«В связи с тем, что при получении груза на станции «Марк» 26.012010 по накладной № 238864 в исправном вагоне с ненарушенными пломбами грузоотправителя при вскрытии ящика и проверке содержимого с участием представителя была установлена недостача'... штук изделий на сумму... (коммерческий акт от 26.01.95 N2 247)...».

На основании указанных целей и причин во второй, основной части письма делаются заявления, осуществляются речевые действия, формулиру­ется его основная цель (предложение, отказ, просьба, гарантия и т. и.), на­пример:

«На основании изложенного просим в течение 10 банковских дней пе­речислить указанную сумму на наш расчетный счет».

Другие образцы речевых действий, выражающихся в основной части письма: Прошу прислать образцы товаров и прайс-листы ...; Просим рас­смотреть наше предложение ...; Просим подтвердить получение груза ...; Предлагаем в счет взаимных поставок на... год ...; На основании предостав­ленного нам договором права мы настаиваем...', Направляем вам протокол согласований получение партии ТНП...

Письма по финансовым вопросам подписывает руководитель и глав­ный бухгалтер фирмы. Письма, дающие какие-либо гарантии, имеющие юридические и финансовые последствия, заверяются печатью фирмы.

Образец делового ннсьма:

АО «ПОЛЯНКА+» 113225, Москва

Ордынка, 34

р/с 0235467 в Конверсбанке факс (095)236-15-19 07.01.2010 №801-03-2 На №02-03-14 от 28.12.2010

Конфиденциально Экз. № 1

Директору АО «ХРАСТ» г-ну Траубе А.Г.

123100, Москва Краснопресненская, 12

О возобновлении поставок ТНП

Климову В.Р.

Согласовать ассортимент с заказчиком,

отправить партию ТНП № 9 21.012010 Траубе 15.012010

Уважаемый Альфред Генрихович!

Сообщаем Вам, что оплата партии ТНП № 8 была произведена нашей фирмой в день поступления товара в Москву. Для подтверждения оплаты направляем Вам копию платежного поручения от 27.12.2009 № 245.

Мы рассчитываем на продолжение нашего сотрудничества в бли­жайшее время.

Приложение: на 1 л.

С уважением,

Исполнительный директор подпись И.И. Антонов

PS. Мы готовы принять представителей Вашей фирмы и забронировали 2 номера в пансионате "Рублево" с 05.02.2010 по 17.02.2010.

Серова 235 17 19

КН 2 06.01.2010

Составлен в двух экз.: экз.:

Экз. № 1 - в адрес

Экз. № 2 - в деле 01-03

В дело 02 - 03

21.012010

22.01.2010

АО «ХРАСТ» Дата 14.01.2010 Вх. > 000009

Отправлена партия № 9 Подпись В.Р. Климов

Структура коммерческих инеем

Занрос - коммерческий документ, который представляет собой обра­щение лица (организации), желающего заключить сделку, с просьбой пред­ставить необходимую информацию о товаре (услугах) и/или направить предложение на поставку (продажу) товара или предоставление услуг.

В запросе обычно указывается, какой товар хотел бы приобрести поку­патель и на каких условиях. Таковыми являются количество и качество това­ра, его марка, модель, цена, сроки поставки и средства транспортировки.

Письмо-запрос обычно состоит из двух частей. В первой части в пове­ствовательной форме излагается существо вопроса; во второй части ставятся вопросы, на которые ожидается ответ адресата. Запрос должен быть крат­ким. В нём необходимы ссылки на нормативные документы, достигнутые договорённости, прежние письма.

Языковые конструкции письма-запроса: В соответствии с нашей до­говорённостью... Вашей рекламой... нашим телефонным разговором...; Просим..., обращаемся с просьбой выслать нам предложение на постав­ку...; Мы заинтересованы в срочной поставке...; Мы хотели бы знать, в ка­кой срок и по какой цене Вы можете поставить товар...; Желательно, чтобы поставка была осуществлена в течение...

Образец

Штамп торговой фирмы (её наименование, адрес,

Телефон, расчётный счёт,

Дата)

О посылке каталогов

ннсьма-занроса:

Директору обувной фабрики г-ну Петрову В.В.

103257, Москва,

Флотская, 26

В целях ознакомления с ассортиментом выпускаемой Вами продукции просим направить нам каталоги женской обуви с указанием размера отпу­скных цен.

Директор подпись П.П. Васильев

Ответ на занрос составляется в том случае, если продавец не может сразу выслать покупателю предложение. В зависимости от ситуации ответ может содержать следующую информацию: о принятии запроса к рассмот­рению; о выяснении возможности поставки товара, интересующего покупа­теля; об отказе поставить товар и объяснение причин отказа; об изменении условий запроса (сроков поставки, количества товара и т.д.); об обещании направить предложение на поставку товара, интересующего покупателя.)

Письмо-ответ может оформляться трафаретно или как обычное письмо.

Образец ннсьма-ответа 1:

Уважаемые____________________________________________

Мы признательны за запрос от____________________________ на поставку

(наименование товара)

В настоящее время мы выясняем возможности поставки интересую­щего вас товара.

Образец ннсьма-ответа 2:

Уважаемые господа!

Мы благодарим вас за запрос от____________ на поставку изделий нашего

предприятия (наименование товара).

Однако мы вынуждены внести некоторые изменения в условия по­ставки. В связи с увеличением цен на бензин стоимость транспортировки возрастёт на (%, сумма)

Просим сообщить в ближайшее время, согласны ли вы с изменивши­мися условиями поставки товара.

Коммерческий директор

предприятия подпись инициалы, фамилия

Языковые конструкции отказа: К сожалению, мы не можем отве­тить на Ваш запрос положительно...; Мы приняли к рассмотрению Ваш запрос и просим вернуться к нему...; В настоящее время мы не имеем воз­можности сделать Вам конкретное предложение на поставку...

Предложение (оферта): Это коммерческий документ, который пред­ставляет собой заявление продавца, экспортёра о желании заключить сделку с указанием её конкретных условий.

Предложение называется твёрдым, если оно делается одному покупа­телю на конкретный товар с указанием срока действия предложения. Непо­лучение от покупателя ответа в указанный срок считается отказом и осво­бождает продавца от сделанного предложения. Предложение считается сво­бодным, если оно делается не одному покупателю и без обязательств со сто­роны продавца (например, реклама).

Реквизиты оферты: (1) наименование вида документа; (2) указание его номера; (3) текст предложения; (4) сведения о транспортировке; (5) условия поставки; (6) условия платежа; (7) количество и род упаковки; (8) подпись экспортёра).

Языковые конструкции письма-предложения: В ответ на Ваш за­прос...; Ссылаясь на предварительные переговоры... мы предлагаем Вам по­ставить... отправить... отгрузить на указанных ниже условиях...; в счёт взаимных поставок...; в количестве (тонн, центнеров, единиц)...; Качество товара соответствует действующим стандартам, приложенному серти­фикату, образцам, высланным Вам ранее...; Цена... составляет...; Товар

будет поставляться..., поставка товара будет произведена в течение...; Платёж производится через банк... ; наличными...; При предъявлении счё­та и транспортных документов...; сроки платежа...; Настоящее предло­жение действительно до с.г.

Образец ннсьма-нредложення:

(трафаретное письмо)

Благодарим Вас за запрос от___________________ и сообщаем, что можем

Предложить Вам________________________ в количестве________________

(наименование товара)

Качество -

Упаковка -

Цена -

Срок поставки -

Условия платежа -

Настоящее предложение действительно до___________________________

С уважением,

Подпись

Ответ на предложение может содержать согласие на условия предло­жения или отказ от предложения.

Если покупатель согласен со всеми условиями предложения и под­тверждает это продавцу, сделка считается заключённой. После этого заклю­чается контракт и выполняется заказ. В таком случае следует трафаретный ответ:

Уважаемые_________________________________________ !

Благодарим за Ваше предложение от_______________ на_________________

_____________________________ и сообщаем, что согласны закупить у Вас

(наименование товара) товар на следующих условиях:

Количество -

Качество -

Цена -

Маркировка -

Условия поставки -

Условия платежа -

Сроки поставки -

Арбитраж -

В ближайшее время вышлем Вам для подписания наш контракт.

Подпись

Если покупатель не согласен с какими-либо условиями предложения или не заинтересован в предлагаемом товаре, он отклоняет предложение. В таком случае между продавцом и покупателем устанавливается длительная переписка или ведутся переговоры для достижения договорённости.

Письма при этом могут оформляться следующим образом:

Образец 1:

Уважаемые___________________________________________ !

С благодарностью подтверждаем получение Вашего предложения от на .

(наименование товара)

В ближайшее время сможем сообщить наше решение о возможности за­купки предлагаемого Вами товара.

С уважением, Подпись

Образец 2:

Уважаемые___________________________________________ !

Подтверждаем получение Вашего предложения от______________________

на______________________________________ и сообщаем, что в настоящее

(наименование товара)

время в связи с изменившимися обстоятельствами мы не имеем возможно­сти закупить этот товар.

С уважением,........................................ Подпись

Рекламация (нретензня) - коммерческий документ, в котором со­держится претензия к стороне, нарушившей принятые на себя по контракту обязательства, и требование возмещения убытков.

Рекламация обычно состоит из трёх частей: (1) основания для предъ­явления претензии; (2) доказательства (акт экспертизы, акт приёмки и т.д.); (3) конкретные требования стороны, предъявляющей претензию (например, замена некачественного товара качественным, уценка и т.д.).

Языковые конструкции для выражения рекламации: Мы официально заявляем Вам рекламацию на... Наши клиенты заявили рекламацию...; К сожалению, мы должны поставить Вас в известность, что...; К сожале­нию, условия нашего контракта не выполняются...; При приёмке товара были обнаружены следующие недостатки...; При вскрытии ящиков оказа­лось, что количество товара не соответствует заявленному в наклад­ной...; Была обнаружена недостача...; Сумма причинённого ущерба со­ставляет...; Это даёт нам право возвратить товар обратно, требовать возмещения убытков, обратиться в арбитражный суд...; Надеемся, что Вы с должным вниманием отнесётесь к нашей рекламации и незамедли­тельно сообщите нам о своём решении.

Образец рекламации:

Штамп фирмы (Наименование зарубежной

«Прогресс» фирмы)

О возмещении убытков

26.032010 Ваша фирма отгрузила хлорную известь по ж.-д. наклад­ной 248 в количестве 250000 кг по счёту № 86-516, который был нами опла­чен в полной сумме.

При проверке вагона на погранстанции было обнаружено 70 дефект­ных мест, которые были нами возвращены, о чём свидетельствует ком­мерческий акт № 226695/289.

В связи с изложенным просим Вас возместить понесённые нашей фирмой... убытки в размере... Сумму следует перечислить ....

Приложение: коммерческий акт № 226695/289.

Директор (подпись) инициалы, фамилия

Ответ на рекламацию может быть различным, в зависимости от ре­шения принявшей претензию стороны: (1) претензия признаётся справедли­вой и удовлетворяется полностью; (2) претензия принимается к рассмотре­нию - решение по ней пока не принято; (3) претензия признаётся справед­ливой частично; (4) претензия отклоняется полностью.

Языковые конструкции, применяемые в ответе на рекламацию: Ваша рекламация от... получена. В удовлетворение Вашей претензии переводим на Ваш счёт сумму...; Подтверждаем получение Вашего письма и сообща­ем, что рекламация принята к рассмотрению...; Сообщаем, что недос­тающее количество товара будет отправлено Вам... Однако мы не смо­жем согласиться с Вашим требованием оплаты неустойки...; Ваша пре­тензия признана необоснованной...; Вашу претензию мы удовлетворить не можем, так как...

Ответ оформляется как обычное письмо:

Уважаемые___________________________________________ !

Ваше письмо № ___________ от ______________ нами получено. Вы обра­

щаете наше внимание на нарушение сроков поставки холодильного обору­дования по контракту №________________________________ .

Заверяем Вас, что мы принимаем действенные меры по ускорению отгрузки оборудования. О дате отгрузки сообщим Вам по телефону.

С уважением, Подпись

В отличие от регламентированных деловых писем нерегламентиро- ванные деловые письма не имеют жесткой текстовой структуры, в них реже используются стандартные фразы.

Однако было бы неверно полагать, что язык нерегламентированных писем вовсе не содержит элементов стандартизации. Стандартные словосо­четания (термины, номенклатурные знаки, устойчивые обороты) использу­ются и в нерегламентированных письмах. К ним относятся инструктивные письма, письма-объяснения, рекомендации, а также рекламные письма - письма-презентации, письма-объявления, предложения, представления).

Вообще же язык нерегламентированных писем отличается от языка регламентированных писем включением значительного пласта общелитера­турной лексики, большей вариативностью синтаксических конструкций вы­сказывания, т.е. большей свободой в реализации замысла

Свободное владение деловым письмом - умение четко изложить суть вопроса, положение дел, однозначно сформулировать предложение, прось­бу, требование, убедительно обосновать свои выводы - входит в число при­оритетных профессиональных навыков делового человека.

Органнзацнонно-расноряднтельная документация

Организационно-распорядительные документы являются центром де­ловой письменности. Они ярче всего демонстрируют все особенности офи­циально-делового стиля в жанрах приказа, докладной записки, служебной записки, заявления, распоряжения, должностной инструкции, объяснитель­ной записки и т.п.

Особенность этих документов заключается в том, что они пишутся по строгой форме. Форма документа или формуляр представляет собой сово­купность и последовательность расположения реквизитов и значимых час­тей текста. Она разрабатывается и утверждается в виде государственного стандарта (ГОСТ). Сборники «Система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению и оформлению документов» ре­гулярно переиздаются.

Опорными словами, определяющими конструкцию центральной фра­зы документа, как и в деловой переписке, в жанрах ОРД являются глаголы- перформативы: «Предлагаю», «Обязываю», «Приказываю», «Постановляю» и т.д. Они определяют жанр и тональность документа.

Среди перечисленных жанров распорядительных документов пред­приятия самым распространенным является приказ.

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем органа управле­ния для решения оперативных задач по основной деятельности предприятия (организации работы предприятия, вопросы финансирования, планирования, отчетности, снабжения, реализации продукции и т.п.) и по личному составу.

Подготовка приказа включает следующие стадии: изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений; подготовка проекта приказа; согла­сование проекта; подписание руководителем.

Проекты приказов готовятся специалистами предприятия по поруче­нию руководителя.

Приказы оформляются на бланке предприятия для внутренних доку­ментов.

Текстовая организация приказа во многом сходна с текстовой органи­зацией регламентированного письма.

Приказ, как и деловое письмо, имеет заголовок («О реорганизации пред­приятия», «Об изменении графика работы», «Об изменении оплаты отпусков», «О приеме на работу»). Заголовок располагается в левом верхнем углу.

Текст приказа, как и любого жанра ОРД, состоит из двух частей - кон­статирующей и распорядительной. Приказы по личному составу могут не иметь констатирующей части.

Как и в деловом письме, в первой части указываются основания для составления документа. Основанием для приказа могут служить:

- нормативные документы государственных органов (правительства, нало­говой инспекции, органов местного самоуправления);

- решения Совета директоров, общих собраний акционеров;

- производственная необходимость.

Помимо основания в констатирующей части излагают цели и задачи предписываемых действий.

Констатирующую часть приказа опускают, если причина издания при­каза очевидна и не нуждается в разъяснении.

Во второй части приказа, распорядительной, начинающейся со слова «Приказываю», указывают сначала адресата: «кому?» - конкретному испол­нителю, структурному подразделению. Должностное лицо может быть ука­зано в качестве исполнителя только в том случае, если исполнение действия предписывается конкретному лицу, в этом случае приводят полное наиме­нование должности исполнителя.

Далее - «что сделать?» - указывается конкретное действие, выражен­ное инфинитивной конструкцией;

Далее «до какого числа?» - указываются сроки исполнения приказа в форме словосочетания в родительном падеже.

Если срок исполнения не указывается, поручение носит постоянный характер.

Если поручений несколько и они включают различные по характеру действия, текст приказа дробится на пункты и подпункты, которые нумеру­ют арабскими цифрами и пишут с красной строки.

В последнем пункте распорядительной части приказа указывается ли­цо или структурное подразделение, на которое возлагается обязанность кон­тролировать ход выполнения приказа и ответственность за его исполнение.

Как и тексты договоров и деловых регламентированных писем, тексты приказов, распоряжений, постановлений сплошь состоят из клишированных фраз.

В констатирующей части:

Во исполнение постановления... № ...

В соответствии с разделом II части I ГК РФ от 21.10.94 г., на осно­вании представленных документов...

В связи с возникшими финансовыми трудностями...

В связи с производственной необходимостью...

В связи с реорганизацией отдела инвестиций

В распорядительной части:

Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на... Срок исполнения до...

Образец нрнказа:

ЗАО «АКРУС»

ПРИКАЗ

09.01.2010 №1

Об изменении графика работы

В связи с производственной необходимостью и на основании доклад­ной записки нач. отдела Орлова В.И. от 08.01.2010

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Начальнику технического отдела Волкову М.И. организовать работу отдела в субботние дни в период с 10.01.2010 по 10.02.2010.

2. Гл. бухгалтеру Словину О.Б. подготовить предложения по оплате сверхурочных дней до 15.01.2010.

3. Гл. инженеру Зимину В.И. организовать контроль за исполнением приказа.

Генеральный директор подпись Г.К. Лан

По этой же схеме составляются тексты распоряжений, решений и по­становлений, Меняется лишь реквизит «название вида документа» и в рас­порядительной части вместо слова «ПРИКАЗЫВАЮ» употребляются слова «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ» для распоряжений, «РЕШИЛ» или «РЕШИЛИ» для решений, «Постановляю» для постановлений.

Расноряженне - это акт волеизъявления не администрации предпри­ятия в целом, а его подразделения, поэтому оно издается (подписывается) не первым руководителем предприятия, а руководителями отдельных служб, цехов, отделов и только в тех случаях, когда это предусмотрено отдельными положениями.

Распоряжения издаются, как правило, по оперативным администра­тивно-хозяйственным вопросам руководителем предприятия или его замес­тителями.

Образец расноряження:

ОАО «ЭРМОН»

РАСПОРЯЖЕНИЕ

07.08.95 № 23

Об отпуске товаров торговому дому «Русь»

В соответствии с заключённым контрактом от 01.06.2010 № 3/128 ОБЯЗЫВАЮ:

Зав. складом Елисеева О.Б. отпустить менеджеру торгового дома

«Русь» Корневу А.И. ТИП в следующем ассортименте

№№

Специфи­

кации

Наименование товара и ас­сортимент Количество Цена Сумма
Счётом

шт.

Мерой

м

Весом

кг

руб/$ руб /$
17. Газовые плиты «ARISNON»

(А11248 СТХ)

10 $580 $5800
28. Кухонные

комбайны

50 $190 $950
34. Холодильники

«CANDI»

5 $860 $4300
41 Стиральные

машины

«INDESIT»

10 $860 $8600
Итого 75 $ 19650

Директор подпись С.И. Ильин

Главный бухгалтер подпись И.В. Борисова

Решение представляет собой документ коллегиального органа (совета директоров, общего собрания и т. и.), составляемый по производственным вопросам, и как вид документа в практике работы предприятий использует­ся всё реже.

Образец решения:

ЗАО «Российская пушнина» Совет директоров

РЕШЕНИЕ

07.04.2010 №5

Москва

О подготовке к пушному аукциону

в Санкт-Петербурге

На основании координационного плана от 03.01.2010 Совет директо­ров ассоциации 'Российская пушнина”

РЕШИЛ:

1. Назначить ответственным представителем ЗАО на аукционе Ва­сильева А.Д.

2. Васильеву А.Д. подготовить предложения по составу делегации и представить на рассмотрение Совету до 15.04.2010.

3. Смирнову Л.В. подготовить уточненный ассортимент пушных из­делий, пользующихся наибольшим спросом, и представить, на рассмотре­ние Совету до 15.04.2010.

Председатель Совета Члены Совета

подпись

подпись

подпись

А.Л. Шилов М.А. Горбунов А.С. Шумов

Постановление - это заключительная часть протокола заседания кол­легиального органа. Эти постановления включаются в протокол или прила­гаются к нему. Распорядительная часть начинается со слова «Постановляю», «Постановляет». В каждом пункте постановления перечисляются предписы­ваемые действия, исполнители и сроки исполнения. Датой постановления является дата заседания коллегиального органа. Разновидностью постанов­ления является решение.

Схема оформления большинства организационно-распорядительных документов достаточно типична и строится по формуляру-образцу. Оформ­ляющая часть практически во всех документах одинакова. Отличаются только заголовочные части внутренних и внешних документов. Во внешних документах обязательно следует указывать юридический адрес предпри­ятия, на внутренних документах он не указывается.

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и при­нятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях. Протокол ведется во время заседания секретарем, который конспектирует (стенографирует) или записывает на диктофон выступления участников заседания.

По полноте освещения хода заседания протоколы могут быть полными и краткими.

Оформление полного протокола имеет ряд особенностей. Он со­ставляется на бланке для внутренних документов или на чистом листе бума­ги, на котором указывается наименование предприятия. Далее указываются следующие реквизиты: вид документа, дата, номер и заголовок. Датой про­токола является день проведения заседания, а номером протокола - поряд­ковый номер заседания коллегиального органа (с начала года).

В заголовке протокола указывается название коллегиального органа, например: ПРОТОКОЛ... заседания Совета директоров.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть оформляется в следующей последовательности: Председатель - инициалы и фамилия;

Секретарь - инициалы и фамилия;

Присутствовали - инициалы и фамилии присутствующих сотрудни­ков предприятия в алфавитном порядке, затем должности и фамилии при­глашенных. Если присутствующих более 10, то указывается их общее коли­чество;

Повестка дня содержит вопросы, вынесенные на обсуждение. Каждый пункт повестки дня нумеруется, записывается с новой строки и отвечает на вопрос «о чем?», например:

1. Об итогах работы предприятия за первое полугодие 2010 г.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:...;

ВЫСТУПИЛИ:...;

ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

После двоеточия на следующей строке с абзаца пишутся фамилии и инициалы выступавших и через тире - краткое изложение текста выступления.

Если после выступления или в ходе обсуждения задавались вопросы, они должны быть зафиксированы в протоколе вместе с ответами. Записи де­лаются в краткой, лаконичной форме.

Постановление (решение) указывается в протоколе полностью, т.к. яв­ляется наиболее важной его частью. Текст постановления строится по об­разцу распорядительной части приказа.

В кратком протоколе указываются только рассмотренные вопросы, фамилии тех, кто участвовал в обсуждении, и принятые коллективные ре­шения. Однако, по усмотрению председателя, особые мнения или важные выступления могут быть внесены в краткий протокол полностью.

Протокол подписывается председателем и секретарем.

К нему подшиваются представленные материалы: справки, доклады, проекты и т.д.

Решения, принятые на заседании, доводятся до сотрудников предпри­ятия в виде копии самого протокола или выписки постановляющей части из него, либо в виде других распорядительных документов: приказов, решений, составленных на основании протокола.

Форма нолного нротокола:

АО «Реал-контракт»

ПРОТОКОЛ

09.09.2010 №21

заседания Совета директоров

Председатель: А.Р. Серов

Секретарь: П.В. Розова

Присутствовали: А.В. Громов, П.С. Караев, М.И. Шувалов, М.А. Яров.

Повестка дня:

1. Об организации филиала предприятия в г. Дубне. Докладчик А.В. Громов;

2.............

1. СЛУШАЛИ:

Ярова М.А. - краткое изложение содержания выступления.

ВЫСТУПИЛИ:

Караев И.С. - изложение содержания выступления или вопроса.

Громов А.В. - изложение содержания выступления или вопроса.

ПОСТАНОВИЛИ: А.В. Громова до 15.09.2010 назначить... (замести­тель И.С. Шувалов).

2. СЛУШАЛИ:

(пункт 2 оформляется так же, как пункт 1)

Председатель подпись А.Р. Серов

Секретарь................................................................ подпись.................... И.В. Розова

Форма краткого нротокола:

АО «Статус»

ПРОТОКОЛ

12.07.2010 №4

общего собрания коллектива

Председатель: Л.П. Соколов

Секретарь: А.Р. Саркисова

Присутствовали 28 сотрудников.

Приглашенные: зам. директора АО «Пнтур» О.Б. Лан.

Рассмотренные вопросы:

1. Об организации летнего отдыха сотрудников. (Выступили Гра­чев И.В., Каршин А.И., Лан О.Б.).

2. О переходе на новую систему премирования (Выступили Сло- вин Н.И., Шмелев А.Н.).

Принятые решения:

1. Подготовить документы для организации семейных туров по нашей стране и за рубежом до 21.07.2010 (Оте. Н.П. Крон).

2. Перейти на новую систему премирования с 01.07.2010 (Отв. А.В. Васильев).

Председатель подпись Л.П. Соколов

Секретарь подпись А.Р. Саркисова

Акт — документ, составленный несколькими лицами и подтверж­дающий факты, события.

Акты составляются в самых различных ситуациях и поэтому имеют много разновидностей: акт приема работ по контракту; акт приема-передачи документов; акт списания материалов, коммерческий акт и т. д.

Акты составляются комиссией, постоянно действующей или назна­ченной по указанию руководителей.

Акты оформляются на общем бланке, если являются внутренними до­кументами фирмы. Если акт является внешним документом, то он должен содержать юридический адрес фирмы.

Во вводной части акта указывается основание его составления. Это может быть ссылка на документ, на устное распоряжение руководства, на какие-либо факты, события, действия.

Далее указывается состав комиссии: инициалы и фамилия председате­ля, инициалы и фамилии членов комиссии в алфавитном порядке. При необ­ходимости указываются должности, инициалы и фамилии присутствующих.

Акт может иметь заголовок, например, «Акт о недостаче ТИП» или «Акт приёма-передачи документов с грифом «Конфиденциально»

В основной части акта излагаются цели, задачи и содержание прове­дённой работы, её результаты (выводы, заключения, предложения). В конце текста могут быть указаны сведения о количестве экземпляров и о месте их нахождения.

Акт подписывается председателем и членами комиссии.

Для ряда актов (по материальным, финансовым и др. важным вопро­

сам) необходимо утверждение руководителем предприятия и заверение пе­чатью, после чего они приобретают юридическую силу.

Особую группу образуют коммерческие акты, устанавливающие факты повреждения, порчи или недостачи груза, иных нарушений правил тран­спортировки. Коммерческий акт составляется на типографском бланке уста­новленного образца, заполняется без помарок, подчисток пли зачеркиваний. Все дополнения и исправления в коммерческом акте должны быть оговоре­ны и заверены подписями двух сторон (грузополучателя и должностного лица, ответственного за перевозку груза).

Образец акта:

АО «ИНФАКАП» Утверждаю

Отдел рекламы Директор

Подпись Г.К. Белозёров 22.12.09

АКТ

21.12.09 № 7

Приёма-передачи ПЭВМ

Основание: докладная записка нач. отдела 12 Правова П.С. от 20.12.09.

Комиссия в составе председателя П.С. Правова и членов: О.Б. Слави­на и И.В. Орлова составили акт приема-передачи ПЭВМ PS\1 486 D-33 инв. №21 из отдела рекламы в отдел 12.

ПЭВМ признана пригодной для эксплуатации и полностью укомплек­тованной (процессор, клавиатура, дисплей, принтер).

ПЭВМ передаётся отделу маркетинга на срок выполнения работ по контракту № 22/47.

Председатель комиссии Члены комиссии

подпись

подпись

подпись

П.С. Правое

П.В. Орлов О.Б. Славин

Докладная заннска - документ, адресованный руководителю пред­приятия (реже - вышестоящему органу), содержащий изложение какого- либо вопроса с выводами и предложениями.

Докладная записка составляется в случае необходимости решения внутрикорпоративных вопросов - поставить руководителя в известность о каких-либо фактах, событиях - и может содержать предложения или прось­бу составителя по излагаемому вопросу.

Докладная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий ее содержание. В первой части текста излагаются факты или события, послу­жившие поводом к написанию докладной записки. Вторая часть должна со­держать выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мне­нию составителя, необходимо предпринять в связи с изложенными фактами.

Внутренние докладные записки должны быть подписаны составите­лем (автором).

Докладные записки (внешние), направляемые и вышестоящие органы, должны быть подписаны руководителем предприятия. Датой докладной за­писки считается дата ее подписания,

В докладной и служебной записках информация часто представляется в виде придаточных предложений, вводимых союзом что - «Довожу до Вашего сведения, что...»', «Считаю, что...» - а просьба выражается с по­мощью производного предлога причины в связи и глагола повелительного наклонения прошу.

Образец докладной заннскн:

ООО «Ченелл и С» Отдел рекламы ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

Директору фирмы Гущину А.В.

Резолюция руководителя

07.04.2010

О дополнительном финансировании

заказа № 174/15

В связи с ростом цен на полиграфические услуги во II квартале 2010 г.

и изменением сметы затрат прошу выделить дополнительно_________________

млн. руб. для завершения работ по заказу № 174/11.

Начальник отдела подпись И.Р.Логинов

Отметка о направлении в дело.

Снравка - это документ, содержащий описание и подтверждение фактов, событий.

В делопроизводстве предприятия чаще всего составляются справки, подтверждающие работу и оплату труда сотрудников. Руководство пред­приятия обязано выдавать по просьбе сотрудника справку о работе в данной организации с указанием специальности, должности, квалификации, време­ни работы и размера заработной платы (статья 40 КЗОТ РФ).

Для удобства оформления можно подготовить справки формализован­ного вида на бланках формата А5, имеющих адресные данные предприятия и трафаретный текст.

Справки начинаются с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества (полностью) лица, о котором даются сведения, его долж­ности, зарплаты.

В правом верхнем углу указывается место предоставления справки в именительном падеже, например, 128 отделение милиции; школа № 21.

На справке должна обязательно стоять дата ее подписания. В тех слу­чаях, когда ведется учет выдачи справок по журналу, ставят порядковый номер справки рядом с датой. Составляют подобные справки в одном эк­земпляре.

Одним из вариантов справки является справка, составляемая по за­просу руководства и содержащая информацию по производственной тема­тике, например, справка о динамике роста себестоимости продукции за квартал. Такие справки могут быть внутренними и внешними документами. Справки, предназначенные для руководителя предприятия и не выходящие за его пределы, составляет и подписывает исполнитель (составитель).

Справки, составляемые по запросу внешних организаций, должны быть подписаны руководителем предприятия. Такая справка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий ее содержание и указывающий дату или период времени, к которому относятся сведения, изложенные в справке.

Если необходимо включить в справку сведения по нескольким вопро­сам, текст ее делится на разделы, количество которых определяется количе­ством освещаемых вопросов: Разделы должны иметь заголовок и нумера­цию арабскими цифрами. Текст справки, имеющий цифровые показатели, может быть оформлен в виде таблицы.

Справки по производственной тематике составляются в двух экземп­лярах, один из которых направляется адресату, второй - подшивается в де­ло. При наличии в справке сведений финансового характера она подписыва­ется руководителем, главным бухгалтером и заверяется печатью.

Образец снравкн:

Эмблема АО Школа № 1236

АО «КОНТУР»

Юридический адрес

СПРАВКА

00.00.00 №

Орлов Игорь Николаевич работает дизайнером отдела рекламы АО «КОНТУР» с окладом 25000 (Двадцать пять тысяч) рублей.

Директор подпись И.О. Фамилия

Главный бухгалтер подпись И.О. Фамилия

МП

Личные документы

В случае необходимости персонального обращения с просьбами, жа­лобами, ходатайствами и т.д. к руководству предприятия или в государст­венные учреждения составляются документы личного характера, когда ав­тором документа является его составитель. К таким документам относятся:

• заявление;

• резюме;

• автобиография;

•расписка

•доверенность (личная)

Текст их может быть произвольным, но такие реквизиты, как название вида документа, дата, подпись должны быть обязательно.

Заявление - документ, содержащий просьбу или предложение лица (лиц), адресованный должностному лицу или организации. Заявление долж­но иметь следующие реквизиты: название вида документа, дату, адрес (ко­му), текст, подпись.

Некоторые заявления могут быть унифицированы и представлены в виде бланков, например, заявление об увольнении.

Образец заявления об увольнении:

Структурное подразделение Генеральному директору

А.О. «Феликс»

Орлову А.И.

ЗАЯВЛЕНИЕ

00.00.00

Прошу уволить меня______________________________________________

(причина увольнения)

с_______________________________________ .

(дата увольнения, предлагаемая заявителем)

Должность подпись И.О. Фамилия

В дело №_______

Издан приказ от ___ №____ .

Инспектор подпись И.О. Фамилия

Резюме - документ, содержащий краткие сведения биографического характера, предоставляемый лицом при трудоустройстве в коммерческое предприятие, чаще всего в иностранную фирму.

Написание резюме - творческий процесс, поэтому для резюме не су­ществует единого стандарта или жёстких требований. Главная задача при составлении резюме - как можно более выигрышно (и в то же время пре­дельно объективно) представить себя и свою рабочую биографию. Очень важно уметь выделить из собранной персональной информации ту, которая непосредственно относится к выбранной работе, - это касается и образова­ния, и опыта работы, и личных качеств, и характеристики дополнительных навыков.

Говоря об информативности резюме, специалисты отмечают, что слишком долгий, однообразный перечень мест работы с сопутствующими датами и названиями организаций может произвести неблагоприятное впе­чатление на потенциального работодателя. У него может сложиться впечат­ление, что претендент не слишком гибок, а потому не надёжен в плане про­фессиональной пригодности. Поэтому рекомендуют не указывать каждую ступень своей карьерной лестницы, а просто подытожить общий стаж рабо­ты в сопоставимых должностях. Например:

- Работал технологом в течение десяти лет на машиностроительных

предприятиях;

- В 2002-2009 гг. - мл. экономист, экономист, ст. экономист костромско­

го завода «Алюпласт».

Стандартный набор реквизитов резюме: название вида документа; да­та; далее указываются фамилия, имя, отчество, должность и почтовый адрес претендента, телефон; потом следуют текст и подпись. Итак, приблизи­тельная структура резюме:

Заголовок. Следует знать, что в последнее время слово резюме пере­стало употребляться в качестве заголовка (хотя это и не воспрещается). Вместо него указывают фамилию, имя и отчество, дату и место рождения претендента. Фамилию рекомендуют печатать заглавными буквами, чтобы она хорошо читалась. Далее, слева: домашний адрес, телефон, адрес в элек­тронной почте (e-mail); справа - адрес организации, учебного заведения, где в данный момент работает или учится соискатель; его служебный телефон; время, удобное для связи.

Наименование вакансии должно точно совпадать с указанным в объ­явлении. Размещается через интервал после персональных данных.

Основной текст резюме состоит из следующих разделов:

- персональные данные;

- цель трудоустройства (какую именно работу или должность хотел бы по­лучить претендент);

- образование (перечисление в обратной хронологической последовательно­сти, начиная с последнего места учёбы);

- опыт работы (краткое описание характера работы с указанием занимаемых должностей и дат).

Дополнительная информация', конкретные навыки, имеющие отноше­ние к профессии, работа в общественных организациях; сведения об опыте внештатной работы, мероприятиях по профессиональной переподготовке и т.д. Размещается интервалом ниже основного текста.

Прочая информация. Указываются конкретные сведения об имеющихся сопутствующих знаниях и навыках (иностранные языки, наличие опыта загра­ничных поездок, владение компьютером, навыки вождения автомобиля и т.д.); содержание раздела следует интервалом ниже дополнительных сведений.

Иная вспомогательная информации (раздел не является обязатель­ным). Содержание зависит от характера и некоторых специфических усло­вий работы: здесь претендент может указать свои профессиональные и лич­ностные качества.

Рекомендации (сведения о рекомендациях). При наличии письменных рекомендаций они прилагаются к резюме. В другом варианте можно напи­сать: «Рекомендации имеются и при необходимости могут быть представле­ны». Раздел размещается на интервал ниже вспомогательной информации. Если рекомендации прилагаются к резюме, об этом необходимо указать в примечании.

Тнновон образец резюме

ФПЛПППОВА Ирина Николаевна Род. в г. Калуге 3 октября 1976 г.

Домашний адрес: Адрес учреждения:

Домашний телефон: Рабочий телефон:

E-mail address:

Позиция: логопед в образовательном учреждении

Сведения об образовании и имеющемся опыте работы:

Московский государственный открытый педагогический универ­ситет им. М.А. Шолохова, дефектологический факультет, студентка за­очного отделения - сентябрь 2000 - настоящее время.

Калужский государственный педагогический университет им. КЭ. Ци­олковского, факультет дошкольной педагогики и психологии 1994-1998.

Работаю воспитателем в дошкольном образовательном учреждении № 40 г. Калуги.

Стаж работы - 5 лет.

Дополнительные сведения

Имею опыт работы в логопедической группе дошкольного учрежде­ния.

Прочие сведения

Окончила педагогический университет с отличием. Пользователь ПЭВМ (владею программами MS Word, Excel).

Интересы, склонности: увлекаюсь психологией.

Пная вспомогательная информация: По характеру общительна, коммуникабельна, доброжелательна. К порученному делу отношусь ответ­ственно.

Сведения о рекомендациях: Рекомендации имеются и при необходи­мости могут быть представлены.

«...» июня 2003 года___________ подпись________________ Филиппова И.И.

Автобиография - документ, в котором работник собственноручно в произвольной форме (без исправлений и помарок) даёт краткое описание в хронологической последовательности этапов своей жизни и трудовой дея­тельности.

Автобиография имеет следующие реквизиты: название вида документа; текст (краткие сведения о себе в хронологическом порядке); подпись; дату.

АВТОБИОГРА ФИЯ

00.00.00.

Я, Разина Нина Сергеевна, родилась 4 мая 1973 г. в г. Москве, в семье научных работников.

Отец, Разии Сергей Васильевич, - преподаватель МГПУ, зав. кафед­рой программирования. Мать, Разина Екатерина Борисовна, ведущий ин­женер НИИАП.

В 1985 г. поступила в среднюю школу № 326 Кировского района г. Мо­сквы. В связи с переменой места жительства в 1988 г, перешла в среднюю школу № 1279 Севастопольского района г. Москвы с углубленным изучением иностранного языка.

Получила музыкальное образование по классу скрипки, занималась теннисом.

Закончила двухгодичные курсы английского языка «Интенсив».

В 1991 г поступила на факультет "Управления и делопроизводства" Российского государственного гуманитарного университета.

подпись Н.С. Разина

Расннска - это документ, подтверждающий получение каких-либо материальных ценностей.

Расписка содержит следующие реквизиты: название вида документа; дату; текст; подпись лица, давшего расписку. Текст расписки включает:

- должности, фамилии, имена и отчества лиц, выдавших и получивших что- либо;

- перечень полученного с указанием количества и стоимости (цифрами и в скобках прописью с большой буквы);

- подпись давшего расписку.

РАСПИСКА

00.00.00

Я, Антонова Надежда Ивановна (паспорт ХП-МЮ, № 623398, выдан 128 о/м г. Москвы 21.02.1982), получила от менеджера Рогова А.М. пишу­щую машинку "Оливетти-527" зав. N2 00235685 до 01.01.2010 г.

Референт подпись Н.Н. Антонова

Личная доверенность - это документ, свидетельствующий о предос­тавлении права доверенному лицу на совершение определённых действий или получение денежных или товарно-материальных ценностей от лица до­верителя (гражданина). Личная доверенность имеет следующие реквизиты: название документа; дату; фамилию, имя, отчество лица, которому выдана доверенность; содержание; подпись доверителя; подпись должностного ли­ца, заверившего доверенность; печать.

ДОВЕРЕННОСТЬ

00.00.00

Я, Смирнова Ольга Ивановна, доверяю получить причитающуюся мне заработную плату за август 2008 г. в сумме

15000 (пятнадцать тысяч) руб.

ведущему эксперту отдела маркетинга Славину Игорю Леонидовичу. Секретарь подпись О.И. Смирнова Подпись Смирновой О.И. удостоверяю

Инспектор ОК. подпись А.Ф. Дорохов

М.И.

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАПЯТЫЕ ТЕМА: «ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО»

Задание 1. Проанализируйте приведенные ниже фрагменты распоря­дительных документов. Что общего в оформлении постановления, распоря­жения, приказа? Чем отличаются эти виды распорядительных документов?

I

ПРПКАЗ

заведующего институтом минералогии

№20

«25» декабря 2010 г. г. Хабаровск

О материальном поощрении работников института

В соответствии с «Положением о материальном стимулировании ра­ботников института ...»

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Выплатить денежную премию за 2010 г. следующим работникам: Ф.И.О.

............................... Ф.И.О.

............................... Ф.И.О.

2. Произвести выплату премии в указанных размерах согласно приложениям 1 и 2 к настоящему приказу.

Приложение 1 ....................................................................................................................

Приложение 2.....................................................................................................................

Заведующий институтом доктор геологических наук

....................................................... Ф.И.О

(подпись)

II

Расноряженне

№... от« »г..............................

За последнее время в организации значительно увеличился объем ме­ждугородных телефонных переговоров и платежей за них. Анализ данных по оплачиваемым услугам междугородной телефонной сети показывает, что в отдельных структурных подразделениях допускаются разговоры личного характера без последующей их оплаты работниками. Руководители струк­турных подразделений слабо контролируют ведение подчиненными между­городных телефонных переговоров и не всегда представляют в бухгалтерию ежемесячные отчеты по установленной форме.

В целях обеспечения эффективного контроля за рациональным ис­пользованием внебюджетных средств, расходуемых для оплаты услуг меж­дугородной телефонной сети, и выявления резервов их экономии:

1. Всем руководителям структурных подразделений организовать строгий учет междугородных переговоров по телефонам, находящихся в их распоряжении; постоянно вести журнал учета междугородных телефонных переговоров и на основе данных журнала представлять в бухгалтерию отче­ты за истекший месяц не позднее 20-го числа последующего месяца.

2. Пе допускать ведение работниками междугородных переговоров личного характера по служебным телефонам без предварительной записи в журнале и последующего денежного возмещения затрат на оплату таких пе­реговоров.

3. Предупредить всех пользователей служебных телефонов о возмож­ном отключении их от междугородной телефонной сети в случаях несоблю­дения требований п. 1, 2 данного распоряжения и наличия задолженности по междугородным переговорам личного характера за 2 и более месяца.

Директор (ФИО)

(подпись)

III

ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦПП

ПОСТАПОВЛЕППЕ

От «....»...................... г. г. №..........................

г. Москва

О внесении изменений и дополнений в Типо­

вое положение об образовательном учрежде­

нии дополнительного профессионального об­

разования (повышения квалификации) специа­

листов

Правительство Российской Федерации ПОСТАНОВЛЯЕТ:

Утвердить прилагаемые изменения и дополнения, которые вносятся в Типовое положение об образовательном учреждении дополнительного про­фессионального образования (повышения квалификации) специалистов, ут­вержденное постановлением Правительства Российской Федерации от 26 июня 1995 г. № 610 (Собрание законодательства Российской Федерации, 1995, №27, ст. 2580).

Председатель правительства

Российской Федерации Ф.И.О.

Задание 2. Составьте заголовок к распорядительным документам, используя данные существительные в нужной форме:

Пазначение, ликвидация, утверждение, реорганизация, создание, по­ощрение, увольнение.

Задание 3. Исправьте текст приказа, отделив констатирующую часть от распорядительной. Оформите и допишите документ в соответ­ствии с правилами оформления распорядительных документов. Обратите внимание на использование соответствующих данному виду документа стандартных языковых моделей.

Приказ

В целях расширения спектра образовательной деятельности вуза, в со­ответствии с реально складывающейся конъюнктурой на рынке интеллекту­альных услуг и во исполнение Постановления Ученого совета университета от 28.04.98 г., протокол №8 приказываю:

организовать Институт современных технологий управления... утвердить временное положение об ..

-назначить директором...

контроль за исполнением настоящего приказа возложить.....................

Задание 4. Составьте приказ о поощрении, дав оценку выполненной работы и указав меру поощрения.

Задание 5. Соответствует ли приведённое ниже заявление требова­ниям, предъявляемым к оформлению реквизитов, языку и стилю служебных документов? Отредактируйте текст заявления.

Директору фирмы «Заря» Афанасьеву Ю. П. от Комова СП.

Заявление:

Пастоятельно прошу Вас дать мне отгул на 28.12.2009 в связи с при­чинами личного характера.

24.12. 2009 Комов СВ.

Задание 6. Напишите заявление: а) с просьбой перевести Вас на дру­гой факультет; б) с просьбой разрешить Вам академический отпуск; в) с просьбой принять Вас на работу.

Задание 7. Найдите и исправьте ошибки в оформлении доверенности. Отредактируйте текст.

Доверенность

Я, Зотова В. А., доверяю моему мужу, Зотову С. П., получить мою зарплату за декабрь месяц. В связи с тем, что я нездорова и нахожусь в больнице.

20 мая 2010 года В. А. Зотова

Задание 8. Прочитайте доверенность, написанную К.И. Чуковским. На чём основан юмористический эффект этого послания? Можно ли счи­тать его официальным документом?

Доверенность

Пусть Воронину Сергею отдадут мою зарплату. Он, как будто, чело­век честный и, надеюсь, денег моих не растратит.

Задание 9. Напишите доверенность на получение зарплаты, соблюдая все правила оформления реквизитов документа.

Задание 10. Проанализируйте резюме, автор которого претендует на должность начальника отдела сбыта коммерческой фирмы. Что, на Ваш взгляд, следовало бы изменить, исправить в этом резюме? Напишите свой вариант.

Резюме

Шевчук Андрей Борисович

Образование. Высшее, окончил в 1989 г. Армавирское высшее воен­ное авиационное училище летчиков.

В 1999 г. - Институт переподготовки специалистов по специальности «Предпринимательская деятельность в сфере организации малого и средне­го бизнеса - менеджер проекта».

Трудовая деятельность. С 1985 по 1989 был курсантом авиационного училища. С 1989 по 1998 год служил в строевых частях (1989-1991 - лет­чик; 1991-1995 - старший летчик; 1995-1998 - командир истребительно­авиационного звена). Уволен из рядов ВС в 1998 г. в звании майор из-за проведения организационно-штатных мероприятий. С 1998 года работаю начальником отдела «Внедрения новых технологий в подготовке семян сел./хоз. культур» коммерческого предприятия. Имею базу данных сельхоз­производителей Рост, об., Краснодарского кр. Опыт отгрузки и оформления крупных партий продукции ж/д и автотранспортом. Оформления лицензий внешнеэкономической торговой деятельности.

Дополнительные трудовые навыки. Имею навыки работы на ком­пьютере. Права категории «В», машина.

Общая информация о себе. Родился 30 сентября 1968 г. Женат, сын 91 г. р. Домашний адрес: г. Ростов-на-Дону, пер. Островский, д. 12.

Дополнительная информация. Дисциплинирован, исполнителен.

Задание 11. Напишите резюме, представив, что Вы претендуете на одну из должностей: а) заместитель начальника конструкторского отдела завода; б) менеджер по продажам коммерческой фирмы; в) экономист торгового предприятия; г) секретарь-референт.

Задание 12. Составьте текст внутренней докладной записки от лица начальника отдела комплектации на имя директора предприятия. Поводом для докладной записки является систематическое нарушение графика по­ставки необходимых для производства деталей. Содержание докладной за­писки должно включать констатацию сложившейся ситуации и предложе­ния по её решению.

Задание 13. Назовите типы и виды официальных писем. Приведите примеры языковых формул, выражающих мотивы, причины, цели написания делового письма, языковые формулы, выражающие предложение, отказ от предложения, сообщение, обещание, гарантию. Составьте начальные фра­зы официальных писем: гарантийного, сопроводительного, инициативного.

Задание 14. Выделите языковые модели, выражающие коммуника­тивные цели приведённого ниже делового послания. Определите его тип. Охарактеризуйте текст письма с точки зрения активного содержания (одноаспектное/многоаспектное):

Уважаемые господа!

Благодарим за Ваше письмо от ... 2000 г. и сообщаем, что мы прини­маем Ваше предложение.

Пас устраивают предлагаемые Вами условия исполнения заказа за ис­ключением сроков исполнения. Мы хотели бы обсудить этот вопрос с Ва­шим представителем.

В случае Вашего согласия просим сообщить обратной почтой о воз­можности приезда к нам Вашего представителя.

С уважением, (подпись)

Задание 15. Определите коммуникативные функции данных языковых моделей. Закончите фразы деловых писем.

1. Па основании договора о намерениях ...

2. В ответ на Вашу просьбу

3. Считаем необходимым еще раз напомнить Вам ...

4. Ставим Вас в известность о ...

5. Ваше предложение отклонено ...

6. Мы можем предложить Вам ...

7. Мы будем весьма признательны Вам за участие в ...

8. Убедительно просим Вас ...

Задание 16. Познакомьтесь с примером многоаспектного делового письма. Разделите текст письма на абзацы в соответствии с аспектами содержания.

Уважаемый Георгий Андреевич!

ЗАО «Союзподшипник» выражает заинтересованность в налаживании систематической и плановой работы с ОАО «Десятый подшипниковый за­вод». До настоящего времени мы строили отношения с Вашим заводом только по зачетным схемам. Па сегодняшний день более выгодной является денежная форма расчетов. В связи с этим прошу предоставить нашей фирме скидку в размере 10 % от действующих денежных цен. Оплату не менее 3 000 000 рублей ежемесячно гарантируем.

Директор по маркетингу

ЗАО «Союзподшипник» И.Б.Северов

Задание 17. Определите тип приведённых ниже деловых писем (изве­щение, подтверждение, напоминание, просьба, ответ, сопроводительное письмо). Ответ обоснуйте.

Па Ваш запрос сообщаем, что все компоненты автобусных воздушных кондиционеров и транспортных морозильных устройств имеют подтвер­ждение стандарту ISO 9001.

1. Просим Вас сообщить, когда и на каких условиях Вы можете поста­вить нам 200 комбайнов марки В-45.

2. С сожалением сообщаем, что кадровая ситуация в нашем универси­тете не позволяет положительно откликнуться на Ваше предложение о рабо­те у нас.

3. В ответ на Ваш запрос сообщаем, что ООО «Кольмекс» осуществ­ляет поставки в Россию концентрата циркониевого порошкообразного (КЦП), производства Вольногорского ГГМК. Поставки осуществляются в г. Ростове на Дону партиями по 10-15 т автомобильным транспортом.

4. Подтверждаем получение Ваших предложений, изложенных в письме № 01-05.326 от 15.03.2010.

5. Папоминаем Вам, что в соответствии с договором 24/16 от 16.03.2010 Вы должны завершить разработку проекта до 16.11.2010. Просим Вас сообщить состояние работы.

6. Высылаем запрошенные Вами сертификаты качества поставленных ранее кондиционеров.

Получение просим подтвердить.

Задание 18. Составьте сопроводительные письма для отправки сле­дующих документов: 1) приложение к договору; 2) каталог выставки- ярмарки. В тексте используйте языковые модели, соответствующие дан­ному типу писем.

Задание 19. Познакомьтесь с приведёнными примерами писем- приглашений. Охарактеризуйте их композицию, стиль, форму изложения (трафаретный текст, авторский текст). Какова роль этикетных моделей в деловых посланиях этого типа?

Многоуважаемый Александр Васильевич!

Будем искренне рады видеть Вас в качестве почетного гостя на банке­те по случаю юбилея нашей компании. Помощь и поддержка, оказанные Вами на этапе становления, позволили нам не только успешно конкуриро­вать с фирмами-производителями аналогичной продукции в регионе, но и войти в десятку крупнейших производителей России. Уверены, что Вы не откажетесь разделить с нами радость в столь знаменательный для нас день.

Приглашаем Вас с супругой в ресторан «.................... » 12 мая 2010 г в 19 ч.

С уважением,

Директор ЗАО

(подпись)

II

Уважаемый.................................

Всесоюзная торговая палата приглашает Вас на официальное откры­тие выставки «Современное механизированное и автоматизированное обо­рудование и средства транспортировки для пищевой промышленности». От­крытие выставки состоится___________________ апреля 2010 г. в часов на

территории парка «Сокольники», у центрального входа на выставку.

Всесоюзная торговая палата

III

ОБЪЕДИПЕПИЕ ХИМЭКСПОРТ

И АКЦИОНЕРНЫЕ ОБЩЕСТВА

«СОГО» (Франция) «СОБРЕП ХЕМИ ХАНДЕЛЬ» (Германия)

«СОКИМЕС» (Испания) «ИПТЕРПРОМ» (Австрия)

имеют честь пригласить

на прием по случаю Международной выставки «ХИМИЯ-2010»

10 марта 2000 г. в 18 часов по адресу:....................................................................

IV

Дорогая Елена Вячеславовна! Поделюсь с Вами моей радостью: за­кончен многолетний труд.

22 октября 2010 г. в зале Ученого совета РГУ состоится защита моей докторской диссертации. Вы, мой первый научный руководитель, все эти годы поддерживали меня. Мне было бы очень приятно видеть Вас на защи­те. Падеюсь, что у Вас будет возможность приехать (расходы за проезд и проживание беру на себя).

С наилучшими пожеланиями

Ваша бывшая аспирантка_____________________________________

(подпись)

Задание 20. Составьте письма-приглашения с предложениями при­нять участие в: а) выставке технического оборудования; б) студенческой научной конференции; в) выставке-продаже бытовой техники.

Задание 21. Определите вид приведенных ниже коммерческих писем (запрос/ответ на запрос; предложение (оферта)/ответ на предложение; рекламация/ответ на рекламацию). Напишите ответ на эти письма.

1. Ссылаясь на переговоры с Вашим представителем в апреле с.г., вы­сылаем Вам коммерческое предложение на оптовые партии чугунных ванн с указанием минимального количества поставки по всем предлагаемым ти­пам.

2. Благодарим за каталог, который Вы прислали, и сообщаем, что мы заинтересованы в импорте термостатов с интегрированным датчиком тем­пературы «Schroff». Просим сделать нам предложение на 100 термостатов с приложением всех необходимых чертежей и указанием рода упаковки. Вви­ду того что термостаты нам нужны срочно, просим указать в предложении кратчайший срок, в который Вы сможете отгрузить, по крайней мере, поло­вину указанного количества.

3. Уважаемый________________________________________

Крайние обстоятельства заставляют нас обратиться непосредственно к

Вам.

23 сентября 2010 года мы оплатили два счета завода за 60 пакетов ра­диаторов на общую сумму 117745,8 рублей.

Паши предприятия долгие годы связывают добрые партнерские отно­шения, поэтому мы с пониманием воспринимаем проблемы завода и пере­носы сроков отгрузки оплаченных нами радиаторов.

Вместе с тем прошло уже почти два месяца с момента нашей предоп­латы. Мы имеем серьезные проблемы как в связи с отсутствием радиаторов, так и в связи с отсутствием оборотных средств, находящихся у Вас.

В сложившейся ситуации убедительно просим Вас найти возможность отпустить нашей фирме не менее 80 % оплаченных нами радиаторов.

3.2.

<< | >>
Источник: Русский язык и культура речи : учебное пособие / Ф. Т. Ахунзянова, Т. А. Елшина, А. В. Зябликов, Е. П. Ращевская ; под ред. Т. А. Ёлнш- ной, Ф. Т. Ахунзяновой. - Кострома : Изд-во Костромского гос. техно л. ун-та,2011. - 177 с.. 2011

Еще по теме Деловое письмо:

  1. 14. Виды деловых писем и правила их написания.
  2. Культура речи делового человека.
  3. Виды деловых бумаг и правила их оформления
  4. 28. Возникновение и развитие русского делового письма.
  5. Официально-деловой стиль
  6. Интернациональные особенности делового общения
  7. 9. Официально-деловой стиль: сфера его функционирования, жанровое разнообразие.
  8. 21. Функциональные стили современного русского литературного языка. Официально-деловой стиль как язык закона и дипломатии. Дифференциальные признаки. Специфика организации текста. Язык документа. Служебная документация и деловая переписка. Жанровое своеобразие.
  9. 9. Официально-деловой стиль: сфера его функционирования, жанровое разнообразие.
  10. Официально-деловой стиль