Деловое письмо
Основной формой письменной речевой коммуникации в профессиональной деятельности специалиста социальной сферы, как, впрочем, и любой иной сферы, является так называемый официально-деловой текст.
Под официально-деловым текстом понимается текст того или иного вида документов, составленных в целях управления. Деловое письмо в России традиционно характеризуется тем, что документы не циркулируют изолированно. Они объединены в унифицированные системы документации (УСД), каждая из которых имеет свои требования к форме и содержанию документа.Можно выделить следующие основные группы основных документов управления:
• организационные документы предприятия (устав, учредительный договор, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);
• распорядительные документы предприятия (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения);
• документы по личному составу предприятия (приказы по л/с, трудовые контракты (договоры), личные дела, личные карточки ф.Т-2, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки);
• финансово-бухгалтерские документы предприятия (главная книга, годовые отчёты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, акты ревизий, инвентаризаций, иланы, отчёты, сметы, счета, кассовые книги и др.);
• информационно-справочные документы предприятия (акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные записки, протоколы и др.).
От государственных и муниципальных организаций на предприятие могут поступать документы, регулирующие различные вопросы его деятельности (налоги, охрана окружающей среды и т.п.). Эти документы составляют отдельную группу - нормативные документы вышестоящих органов.
В самостоятельную группу можно выделить коммерческие контракты (договоры), которые являются основными документами предпринимательской деятельности.
Все перечисленные документы относятся к управленческим или организационно-распорядительным документам (ОРД). Исключением являются финансово-бухгалтерские документы, имеющие специфические особенности составления и обработки.
Требования к оформлению реквизитов документов
В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления документов управления, которые установлены государственными нормативными актами.
Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает:
- юридическую силу документов;
- оперативное и качественное составление и исполнение документов;
- организацию быстрого поиска документов;
- более активное использование ПЭВМ при составлении документов.
Любой документ состоит из ряда составляющих его элементов (даты,
текста, подписи и т. д.), которые называются реквизитами.
ГОСТом 6.30-97 устанавливается максимальный набор реквизитов для документов управления - 29. В конкретном документе их будет гораздо меньше. Каждый вид документа (акт, приказ, письмо) имеет определенный набор реквизитов.
В практике работы коммерческих предприятий не используется реквизит «1 - государственный герб Российской Федерации». Он ставится только на документах государственных учреждений и предприятий, которым предоставлено такое право. Реквизит «2 - герб субъекта Российской Федерации» также не используется при разработке бланка фирмы. Реквизит 4 - код организации (автора документа) - проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Реквизит 5 - код документа - указывается по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Код для писем по ОКУД - 0200200.
К наиболее важным реквизитам документов, используемым в современной практике, относятся: 3- эмблема организации; 7 - справочные данные организации; 8 - наименование вида документа; 9 - дата документа.
Дальнейший перечень реквизитов:
10 - регистрационный номер документа;
11 - ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа;
12 -место составления или издания документа;
13 - гриф ограничения доступа к документу;
14 - адресат;
15 - гриф утверждения документа;
16 - резолюция;
17 - заголовок к тексту;
18 - отметка о контроле;
19 - текст документа;
20 - отметка о наличии приложения;
21 - подпись;
22 -гриф согласования документа;
23 - визы согласования документа;
24 - печать;
25 - отметка о заверении копии;
26- отметка об исполнителе;
27 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
28 - отметка о поступлении документа в организацию;
29 - отметка для автоматического поиска документа.
Особенно важным является правильное оформление таких реквизитов, как дата, подпись, печать, гриф утверждения, которые придают документу юридическую силу.
Каждый документ можно разделить на 3 основные части:
- заголовочную часть (в нее входят реквизиты, расположенные до текста);
- основную часть (реквизиты «текст» и «приложения»);
- оформляющую часть (реквизиты, расположенные ниже текста и приложения).
Реквизит «эмблема организации»
Эмблема предприятия - условное (символическое) графическое изображение, зарегистрированное в установленном порядке. В качестве эмблемы организации может быть использован товарный знак, рисунок, аббревиатура, комбинированное буквенно-графическое изображение и т. и.
При угловом расположении реквизитов эмблема располагается в левом верхнем углу, а при продольном (центрованном) - в середине верхней части листа.
Реквизит «наименование организации»
Юридическое лицо, являющееся коммерческой организацией, должно
иметь фирменное наименование (статья 54 Гражданского кодекса РФ).
Наименование организации пишется в строгом соответствии с наимено
ванием, зарегистрированным в учредительных документах: уставе предприятия или учредительном договоре; свидетельстве Регистрационной палаты.
В наименовании используются сокращения типа ООО (общество с ограниченной ответственностью), ОАО (открытое акционерное общество) и т.п.
Реквизит «наименование организации» располагается под реквизитом «эмблема организации».
Реквизит «справочные данные об организации»
Совокупность перечисленных в реквизите данных (индекс предпри
ятия связи, почтовый адрес, номер телефона, факса, электронной почты - коммуникационные данные', номер счета в банке, наименование банка; фамилия и инициалы коммерческого директора - коммерческие данные}
Данный реквизит располагается в левом верхнем углу под реквизитом «наименование организации» или на нижнем поле документа.
Реквизит «наименование вида документа»
Реквизит «название вида документа» располагают в заголовочной части документа после реквизита «справочные данные об организации» и юридического адреса и печатают прописными буквами от границы левого поля, например, АКТ, СПРАВКА.
Этот реквизит является одним из важнейших и проставляется на всех документах, кроме писем и факсов. Для писем указание вида документа используется только в следующем сочетании: ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО.
Название вида документа дает общее представление о назначении документа, определяет состав его реквизитов, структуру текста, степень обязательности выполнения его требований.
Реквизит «дата документа»
Дата - один из основных реквизитов документа, обеспечивающих его юридическую силу.
Датой документа является:
- дата его подписания (для приказов, писем, факсов, справок);
- дата его утверждения (для планов, отчетов, правил, инструкций);
- дата события, которое в нем зафиксировано (для протоколов, актов).
Все даты в документе: в заголовочной части, в тексте, в реквизитах
«резолюция», «визы», «гриф утверждения» и т.п. - оформляются цифровым способом в следующей последовательности: число (2 знака), месяц (2 знака), год (2 знака либо 4 знака) Например, дату 6 апреля 2010 года следует оформлять 06.04.2010.
В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, допускается применять словесно-цифровой способ оформления дат, например, 6 апреля 2010 г. Подобный способ оформления даты рекомендуется использовать также при переписке с иностранными деловыми партнерами.
Для большинства документов дата проставляется при завершении оформления документа. Дата указывается в верхней заголовочной части листа ниже реквизита «название вида документа» и печатается от границы левого поля.
Реквизит «регистрационный номер документа»
Индексом (регистрационным номером) является условное обозначе
ние документа, присваиваемое ему при регистрации (например, порядковый номер).
Индекс (№) документа проставляется на исходящих, входящих и внутренних документах фирмы рядом с реквизитом «дата».
Порядковые номера с начала года в возрастающей последовательности проставляются на таких документах, как протоколы, приказы, акты, справки, трудовые контракты и т.
п., например: Лр 1, № 2, № 3... .Номера коммерческих контрактов имеют двойную нумерацию, например: Лр 12/21, где 17 - порядковый номер документа в одной фирме, а 21 - порядковый номер этого документа в фирме-контрагенте.
Индекс (№) документа в письмах состоит из порядкового номера самого письма, индекса структурного подразделения (или индекса должностного лица), подготовившего документ, и номера дела по номенклатуре, в которое подшивается письмо, например,
№ 57/01-04'. 57 - номер письма по журналу регистрации входящих или исходящих документов, 01 - структурное подразделение, 04 - номер дела в этом подразделении.
Порядковые номера присваиваются отдельно входящим и исходящим письмам.
Реквизит «ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа»
Место для этого реквизита определяется только на бланке для писем, факсов. Заполняется он при оформлении письма-ответа на инициативное (полученное фирмой) письмо.
Дата и номер для ссылки берутся из инициативного письма и оформляются следующим образом:
На №15/01-03 от 08.06.2010.
Эта ссылка помогает фирме-контрагенту, получившей письмо-ответ, быстро найти копию инициативного письма. Реквизит «ссылка на индекс и дату входящего документа» размещается от границы левого поля под реквизитами «дата» и «индекс».
Реквизит «гриф ограничения доступа к документу»
Этот реквизит проставляют на документах, содержащих секретную
или конфиденциальную информацию.
Реквизит располагается в правом верхнем углу документа выше рекви
зитов «адресат» и «гриф утверждения» и состоит из слова (грифа) «Конфиденциально» или «КТ» (коммерческая тайна). Под этим грифом необходимо проставить № экземпляра данного документа. Реквизит печатается без точек и кавычек после 40 печатных знаков от границы левого поля, например:
КТЭкз. №2
или
Конфиденциально Экз. № 1
На документах государственных предприятий, содержащих секретную информацию, ставятся грифы «Секретно» и «Совершенно секретно».
Реквизит «адресат»
Этот реквизит оформляется на письмах, факсах и включает наименование и почтовый адрес получателя (адресата).
Максимальный набор этого реквизита состоит из следующих частей:
- наименование фирмы в именительном падеже;
- структурное подразделение в именительном падеже;
- должность, фамилия и инициалы в дательном падеже;
- почтовый адрес.
Например: ОАО «Сталкер»
Отдел рекламы Начальнику отдела г-ну Рогову А.В.
113209, Москва Полянка, 17
Если письмо предназначено лично руководителю, то адресование может быть несколько иного вида, например:
Директору ООО «Эра» г-ну Скорину И.В.
127408, Москва Остоженка, 14
Слово «господину» печатается в адресе сокращенно «г.» или «г-ну». Если документ направляется в правительственное учреждение, а также
постоянным адресатам - почтовый адрес не указывается.
При адресовании частному лицу сначала указывается почтовый адрес, затем фамилия и инициалы получателя, например:
119215, Москва Ордынка, 32, кв. 17 Лунину П.В.
При адресовании писем в несколько адресов слово «копия» перед адресатом не указывается.
Реквизит «адресат» печатается после 32 печатных знаков от границы левого поля в правой верхней части листа документа, в пределах ограничительных знаков углов.
Реквизит «гриф утверждения документа»
Утверждаются руководителем, как правило, следующие виды доку
ментов: планы, отчёты, инструкции, правила, некоторые акты.
Реквизит «гриф утверждения» должен состоять из:
- слова «УТВЕРЖДАЮ» (без кавычек);
- наименования должностного лица, утвердившего документ;
- его личной подписи с расшифровкой (инициалы, фамилия) и даты, например:
УТВЕРЖДАЮ Директор ЗАО «Гранд» Подпись П.Н. Климов 01.03.2010
В ряде случаев гриф утверждения заверяется печатью предприятия.
Если документ утверждается решением, приказом, протоколом, гриф утверждения должен состоять из слова «УТВЕРЖДЕНО», названия документа в именительном падеже, его даты и номера, например:
УТВЕРЖДЕНО Приказ директора АО 25.03.2010 №6
Реквизит «гриф утверждения» располагается в правом верхнем углу документа после 40 печатных знаков от границы левого поля.
Реквизит «резолюция»
Реквизит «резолюция» проставляется на входящих и внутренних документах, рассматриваемых руководством, в правой верхней части документа. На письмах, факсах резолюция располагается между реквизитами «адресат» и «текст» на первом листе документа.
Резолюция содержит указания по исполнению документа или отношение руководителя к проблеме или вопросам, поставленным в документе.
Реквизит «резолюция» должен включать:
- Ф. И. О. исполнителя (кому поручается исполнение);
- содержание поручения (конкретные действия);
- срок исполнения;
- личную подпись руководителя и дату подписания.
Если в резолюции указываются несколько исполнителей, ответственным за исполнение документа является лицо, указанное первым, остальные привлекаются при решении вопроса как соисполнители.
Содержание поручения в резолюции может выглядеть так:
«Васильевой О.Р. Отправить факс о согласии до 04.03.2010»;
«Скорину А.В. Подготовить проект контракта до 01.05.2010».
Иногда резолюцию помещают не на документе, а на прикрепленном к нему листке - поручении. Это нежелательно, т. к. в этом случае возможна потеря резолюции или ее замена.
Реквизит «заголовок тексту»
Заголовок - краткое изложение основного смысла текста составляемого документа.
Заголовок должен грамматически согласовываться с названием вида документа, отвечая на вопрос «о чем?» или «чего?», например: «Приказ... о реорганизации АО», «Журнал регистрации входящих документов». Заголовки таких документов, как протокол, инструкция, акт, устав, договор, сочетаются в падеже с названием вида документа, например: «Акт инвентаризации», «Договор аренды», «Протокол заседания совета директоров».
Заголовок располагается после реквизитов «дата» и «индекс документа» от границы левого поля. На типографских бланках фирмы для реквизита «заголовок» устанавливаются ограничительные знаки.
Заголовок не должен превышать двух строк, например:
О поставке груза по контракту № 249/16
Наличие заголовка избавляет от необходимости чтения документа полностью при его регистрации.
Допускается не указывать заголовок на документах формата А5.
Реквизит «отметка о контроле»
Отметка о контроле обозначается буквой «К» и наносится от руки красным фломастером или специальным штампом на контролируемых по поручению руководителя документах. Реквизит «отметка о контроле» располагается на левом поле документа на уровне заголовка.
Реквизит «отметка о наличии приложения»
Если к документу имеются приложения, то в документе ставится отметка о их наличии. Этот реквизит располагают после текста перед подписью от границы левого поля.
Если полное наименование приложения к документу упоминается в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется в сокращенной форме:
Приложение: на 3 л. в 2 экз.
Если приложения к документу не указаны в тексте, необходимо в отметке о приложении указать полностью наименования документов, входящих в приложение, с указанием количества листов и экземпляров, например:
Приложение: 1. Проект контракта с АО «Храст» на 20 л. в 2 экз;
2. Список поставщиков на 2 л. в 2 экз.
Если приложением к документу является документ с приложением, то отметка о наличии приложения содержит название вида документа, упоминание о его приложении и общее количество листов, например:
Приложение: Договор аренды от 21.10.2010 №8 и приложение к нему, всего на 15 л.
Если приложение к документу в единственном экземпляре, то количество экземпляров можно не указывать.
Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывают, например:
Приложение: Каталог «Well» в 1 экз.
Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес.
Сами документы-приложения должны иметь все необходимые реквизиты: наименование вида документа, заголовок, дату, подпись. Кроме того, на приложениях в правом верхнем углу делается отметка, указывающая на его связь с основным документом, например:
Приложение 1 к приказу директора ОАО «ЭРА»
от 01.04.2010 > 17
Реквизит «подпись»
Подпись — обязательный реквизит любого документа, как служебного, так и личного.
В состав реквизита «подпись» входят:
- наименование должности лица, подписавшего документ;
- личная подпись;
- расшифровка подписи (инициалы и фамилия).
Например:
Директор подпись А.В. Рогов
Должность лица, подписавшего документ, указывается полностью, если документ оформлен не на бланке, например:
Директор ЗАО «РЕАЛ+» подпись А.И. Смелов
При оформлении документа на бланке организации должность указывается сокращенно, например:
Директор подпись А.И. Смелов
При подписании документа несколькими должностными лицами, составные части реквизита «подпись» располагают последовательно друг под другом в соответствии с занимаемой должностью, например:
Директор подпись И.Г. Орлов
Главный бухгалтер подпись Н.Н. Зотова
При подписании документа несколькими равными по должности лицами их подписи располагаются на одном уровне, например:
Директор АО «ДИЗ» Директор ООО «ГЭЗ»
подпись ПК. Лан подпись И.В. Розов
Если руководитель, подпись которого предусмотрена, отсутствует, документ может подписать его заместитель или лицо, исполняющее его обязанности. При этом следует указать фактическую должность и фамилию лица, действительно подписавшего документ. Исправления «И. о.» или «Зам.» вносятся машинописным способом или от руки.
В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности лиц, составивших документ, а распределение обязанностей в составе комиссии (председатель, члены комиссии).
Документы коллегиального органа (Совета учредителей, Общего собрания участников АО) подписываются председателем этого органа и секретарем.
Реквизит «подпись» проставляется после реквизитов «текст», «приложение» и печатается следующим образом:
- должность указывается от границы левого поля;
- расшифровка подписи после 48 печатных знаков от границы левого поля.
Реквизит «визы согласования документа»
Внутреннее согласование проекта документа оформляется визой. Это необходимо для проверки целесообразности или своевременности составления документа специалистами предприятия.
Реквизит «визы» включает в себя: должность, личную подпись визирующего, инициалы и фамилию, дату визирования.
Виза располагается ниже реквизита «подпись» от границы левого поля, например:
Юрисконсульт подпись Н.И.Власов
06.06.2010
Если у визирующего есть замечания и дополнения к проекту документа, он оформляет их на отдельном листе.
На исходящих документах виза ставится на втором экземпляре, остающемся в фирме. На внутренних документах фирмы (приказах, распоряжениях) виза может проставляться на первом экземпляре.
Реквизит «печать»
На документах, удостоверяющих права фирмы или должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также предусмотренных государственными правовыми актами, подпись ответственного лица должна быть заверена печатью.
Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ, часть его личной подписи и был хорошо читаемым.
Ответственного за хранение и место хранения печати определяет руководитель фирмы.
Реквизит «отметка о заверении копии»
В случае подписания руководителем только первого экземпляра документа остальные заверяются секретарем-референтом.
Реквизит «отметка о заверении копии» располагается ниже реквизита «подпись».
Отметка о заверении копии включает: заверительную надпись «верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись с расшифровкой (инициалы и фамилия) и дату заверения, например: Верно
Референт подпись А.Л. Силин
00.00.00
При пересылке копии документа в другую организацию или выдаче ее на руки заверительную подпись удостоверяют печатью. В этом случае копия имеет юридическую силу оригинала.
Реквизит «фамилия исполнителя и номер его телефона»
Фамилию исполнителя (составителя) и номер его служебного телефона располагают на лицевой или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу после реквизитов «подпись», «визы», например:
Серова 236 01 26
Этот реквизит очень важен для оперативной связи с тем, кто составил документ, уточнения и разъяснения затронутых в документе вопросов.
Ниже фамилии исполнителя при необходимости могут указываться первые буквы имени и фамилии машинистки, количество отпечатанных экземпляров и дата печатания, например:
Петров 239 15 61
КН 2 27.09.2010
Реквизит «отметка об исполнении документа и направлении его в дело»
Если документ исполнен, т. е. решены все вопросы, поставленные в нем, на документе ставят отметку об его исполнении и направлении документа в дело.
Этот реквизит располагается в левой нижней части первого листа документа ниже реквизита «фамилия исполнителя и номер его телефона».
Отметка включает в себя:
- слова «в дело» и «номер дела», в котором будет храниться документ;
- ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении (в случае его составления);
- краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении;
- подпись исполнителя документа и дату проставления отметки.
Например:
В дело 01-05. Отправлен факс от 01.04.2010 № 1218
Логинов 02.04.2010
Реквизит «отметка о поступлении»
Отметка о поступлении располагается в правой нижней части первого листа документа и составляется из следующих элементов: сокращённого наименования предприятия, получившего документ; даты поступления документа и его входящего номера, например:
АО «ЭРА»
Дата 03.01.2010
Вх. № 0001
Отметку о поступлении проставляют автоматическим нумератором, содержащим все перечисленные компоненты реквизита.
Деловые ннсьма
Деловое письмо является особым типом документов, менее жестко регламентированным, но имеющим юридическую значимость. Деловые письма выступают в роли инструмента, регулирующего экономико-правовые и социальные отношения между корреспондентами (контрагентами, партнерами, участниками социальных отношений).
Деловые письма делятся на две части: поступающие (входящие) в фирму письма и отправляемые (исходящие) из фирмы письма, - и различаются по разным квалификационным признакам.
Коммерческие ннсьма выделяются в деловой корреспонденции по тематическому признаку - они оформляют, регистрируют заключение и выполнение коммерческой сделки, т.е. предваряют составление контракта (договора) и являются документами, регулирующими ход его выполнения. При рассмотрении дела в арбитражном суде они могут являться основанием для предъявления иска (письмо-рекламация, письмо-договор).
Остальные деловые письма, называемые иногда служебными, решают организационные вопросы, вопросы экономических и юридических отношений между корреспондентами.
По функциональному признаку деловые письма делятся на требующие обязательного письма-ответа'.
• инициативные коммерческие письма (письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация)
• письмо-просьба
• письмо-приглашение
и не требующие обязательного ответа'.
• письмо-подтверждение
• письмо-извещение
• письмо-напоминание
• письмо-предупреждение
• письмо-декларация (заявление)
• письмо-распоряжение
• письмо-отказ
• сопроводительное письмо
• гарантийное письмо
• информационное письмо
По содержанию и назначению письма могут быть: инструкционные, гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, рекламационные, письма-запросы, письма-извещения, письма- приглашения, письма- ответы и др.
Письма инструкционные (директивные) исходят из государственных или муниципальных органов власти и управления и содержат, как правило, рекомендации, указания, разъяснения по вопросам отчетности, налогов, экологии и т. п.
Гарантийные письма содержат гарантии оплаты, сроки поставки или качества продукции.
К информационным условно относятся письма, содержащие сообщения, просьбы, напоминания, предложения.
Рекламные письма содержат рекламу, цены предлагаемых товаров,
услуг.
Коммерческие письма, если говорить о них подробнее, составляются при заключении и выполнении контрактов. В число основных контрактных документов входят: запрос (представляет собой обращение покупателя к продавцу с просьбой дать подробную информацию о товарах, услугах н/или направить предложение (оферту) на поставку товара); ответ на запрос; рекламация; ответ на рекламацию.
В рекламационных (нретензнонных) письмах предприятия требуют возмещения убытков, нанесенных из-за невыполнения или нарушения условий контракта другой стороной (контрагентом). Рекламация должна иметь копии документов, подтверждающие такие факты. Оформляются подобные копии в виде приложения к основному документу (рекламации).
При заключении контрактов с иностранными партнерами используются кредитные письма (L/C - Letter of credit), в которых продавец просит предоставить гарантийное письмо из банка покупателя с номером валютного расчетного счета и гарантиями банка оплаты покупателем товаров или услуг.
В ннсьмах-занросах предприятие просит разъяснить какой-либо факт или действие и побуждает фирму-контрагента (или государственную организацию) дать ответное письмо.
В некоторых случаях составляются сопроводительные письма, когда направляемый адресату основной документ требует дополнительного пояснения. В сопроводительном письме указывается, с какой целью направляется основной документ, что с ним необходимо сделать и в какие сроки. Если же сопроводительные письма не несут смысловой нагрузки, то их составлять не следует, т.к. в этом случае они становятся ненужной формальностью.
По структурным признакам деловые письма делятся на регламентированные и нерегламентированные. Регламентированные письма составляются по определенному образцу (это касается не только стандартных аспектов содержания, но и формата бумаги, состава реквизитов и т.д.).
Регламентированное письмо решает типичные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций. Оно представляет собой авторский текст, реализующийся в виде формально-логического (этикетного) текста, составленного из стандартных синтаксических конструкций. Такой текст, как правило, включает элементы повествования (историю вопроса), этикетную рамку и обязательный элемент делового письма - речевое действие, выраженное в глаголах-перформативах. Эти глаголы и определяют конструкцию стандартной ключевой фразы, нередко и письма в целом.
К таким стандартным конструкциям относятся формулировки, указывающие на:
- нрнчнну обращения; По причине задержки оплаты ...; В связи с неполучением счета-фактуры ...; Вследствие несоответствия Ваших действий ранее принятым договоренностям ...; Вследствие задержки получения груза...', Учитывая социальную значимость объекта ...; При данных обстоятельствах...',
- ссылки: Ссылаясь на Ваше письмо от ... (на Ваш запрос от...); В соответствии с достигнутой договоренностью ...; Ссылаясь на устную договоренность ... ; В соответствии с нашей договоренностью ...; На основании распоряжения о...; Согласно протоколу о взаимных поставках...; Согласно спецификации ...;
- цель: В целях скорейшего решения вопроса...; В целях выполнения распоряжения...; Для согласования спорных вопросов ...; Для наиболее полного освещения деятельности Вашей организации в СМИ...; В ответ на Ваш запрос ...; Во избежание конфликтных ситуаций...;
- варианты обращения: «Уважаемый Игорь Леонидович!»; «Господин Зорин!»; «Игорь Леонидович!»; «Уважаемый г-н Зорин!»; «Уважаемые господа!» (употребляется, когда неизвестны имена получателей письма);
После обращения и приветствия большинство писем продолжаются далее словами: «В связи с..; Согласно контракту от ...№...; В соответствии с...» и т. д.
- извещение; Сообщаем Вам, что...; Ставим Вас в известность...; извещаем, что...; Уведомляем и т.п.;
- подтверждение: Подтверждаем; Концерн... подтверждает получение...; Подтверждаем, что партия ТИП получена...;
- заявление: Заявляем...; Объявляем...;
- нросьбу, требование: Пожалуйста, сообщите...; Просим оплатить в течение... банковских дней...; Мы будем благодарны, если Вы...; обращаемся к Вам с просьбой...; Прошу...; Приказываю...; Постановляю...; Настаиваем...;
- обещание: Гарантируем...; заверяем, обязуемся...;
- наномннанне: напоминаем Вам, что...; по истечении ... срока предложение нашей фирмы теряет силу;
- нредложенне: предлагаем Вам...; Мы рады предложить Вам...; Мы уверены, что Вы заинтересуетесь...; Мы можем рекомендовать...; Мы уверены, что Вы заинтересуетесь...;
- гарантию: Оплату гарантирую...; Качество продукции наша фирма гарантирует...;
- нредунрежденне: Фирма оставляет за собой право обратиться..., если Вы...; задержка поставок может привести к...; данные Вами обещания, к сожалению, не выполняются, поэтому мы вынуждены...;
- отказ: к сожалению, Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам...; к сожалению, удовлетворить Вашу просьбу в ближайшее время мы не можем...; к сожалению, мы не можем принять Ваше предложение из-за...;
- отнравку грузи, документа: Отправляем Вам...; Направляем Вам...; Высылаем Вам...;
- нрнглашенне: Просим принять участие в...; Приглашаем Вас...; Мы рады пригласить Вас...;
Сюда же относятся этикетные ритуальные формулы.
Регламентированные письма сплошь состоят из клишированных, стандартных фраз, освоив которые можно составлять тексты различных писем. П.В. Веселов пишет, что весь процесс составления стандартного письма можно свести к выбору синтаксических конструкций, которые закреплены за формализованными аспектами содержания деловых ситуаций. Однако этот процесс не исключает и творческого поиска со стороны составителя: его задача - адекватно, уместно использовать унифицированные речевые средства.
Этикет делового ннсьма
Этикетные формулы обязательны в оформлении делового письма. Они определяются жанром послания (письма-приглашения, письма-поздравления, письма-соболезнования) и в значительной мере носят условный, ритуальный характер. Еще А.С. Пушкин заметил в «Путешествии из Москвы в Петербург»: «Мы всякий день подписываемся покорнейшими слугами, и, кажется, никто из этого еще не заключал, чтобы мы просились в камердинеры».
Деловые письма-приглашения и поздравления включают много этикетных фраз. Вместо этикетной рамки (слов приветствия и прощания) в деловых письмах используются обращения: Уважаемый Николай Иванович! Уважаемый г-н Бобылев! В конце письма перед подписью помещают заключительную формулу вежливости: Искренне Ваш!', С уважением', С искренним почтением!', С наилучшими пожеланиями!', Заранее благодарны за ответ...', Надеемся, что наша просьба не будет для Вас затруднительной...', Мы рассчитываем на успешное продолжение сотрудничества...', Мы надеемся па Вашу заинтересованность в расширении связей... и т.п.
За этими заключительными репликами вежливости следует самоименование должностного лица, подписывающего документ, и его подпись. В самоименование включаются указание на занимаемую должность и название организации, если письмо направляется не на бланке учреждения, в противном случае - только должность:
Начальник Главного (Подпись) Е.Я. Коган
Управления образования
Если письмо направляется от имени Ученого совета какого-либо научного заведения, самоименование представляет собой указание на ту роль, которую то или иное лицо выполняет в данном органе:
Председатель Ученого совета (Подпись) П.Н. Сергеев
института
Секретарь Ученого совета (Подпись) Л.Д. Сухов
Этикетные ритуалы, выраженные глаголами-перформативами, включены, как правило, в устойчивые выражения, как и остальные формулы речевого этикета: Я (с удовольствием) приглашаю Вас принять участие в...', Благодарю Вас за участие...; Искренне благодарю Вас за...', Сердечно благодарю Вас за ...; Прошу Вас направить в наш адрес ...; Заверяю Вас в том, что мы приложим все усилия ...', Желаем Вам успехов и надеемся на будущее взаимовыгодное сотрудничество ...; С благодарностью подтверждаю полу- чение от Вас...;
К этикетным ритуалам, используемым в деловых письмах, относятся
- различные виды похвалы'. Вы проявили сердечное внимание к детям- сиротам и детям, оставшимся без попечения родителей... (прямая похвала); Учитывая Ваш большой вклад в развитие технического прогресса в промышленности... (косвенная похвала); Поскольку Ваша фирма является ведущим поставщиком компьютерной техники... (косвенная похвала);
- выражение надежды, уверенности, благодарности в конце письма'. Выражаю надежду на...', Надеюсь на дальнейшие добрые и взаимовыгодные отношения...', Надеемся на скорейшее принятие решения ... Надеемся, что результатом переговоров станет долговременное и плодотворное сотрудничество наших предприятий...'^ Надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество...', Желаем успехов и надеемся на будущее взаимовыгодное сотрудничество...', Надеемся, что наша просьба будет рассмотрена в ближайшее время...', Надеемся на скорейший ответ (решение нашего вопроса)...', Мы были рады получить Ваше письмо...', Большое спасибо за факс от 04.06.2010...', Подтверждаем с благодарностью получение Вашего письма...; Благодарю за...;
- выражение поздравления, извинения, пожелания'. Примите наши поздравления ...; Желаем успехов в ...; Приносим извинения за... по поводу... и т.п.
Вежливая форма именования адресата в деловой переписке предполагает использование местоимений «Вы», «Ваш» с прописной буквы: Согласно Вашей просьбе высылаем Вам последние каталоги нашей продукции; В конце этого месяца мы с удовольствием воспользуемся Вашими услугами.
Нельзя не учитывать эффективность этикетных формул, арсенал которых в русском речевом этикете очень велик. От тона письма во многом зависит успех дела.
Универсальным принципом использования этикетных средств является принцип вежливости, который выражается в рекомендациях, данных читателям в одном старом русском письмовнике и не утративших актуальности по сей день: «Первая обязанность пишущего - помнить свое собственное положение, знать положение лица, которому мы пишем, и представлять себе последнего так ясно, как будто мы стоим перед ним и разговариваем»*. Это особенно важно в наши дни, когда официальная переписка начинает носить более личный и динамичный характер. Сегодня жанр деловой письменности требует от составителя не только стандартизации языковых средств, но и проявления собственной индивидуальности.
^Письмовник / Сост. Е.А.Крылов. М., 1894. С. 32.
Структура делового ннсьма
В письмах, факсах название вида документа не указывается. В заголовочной части письма печатаются следующие реквизиты: «дата», «номер (индекс)», «ссылка на номер и дату входящего документа», если письмо является ответом; «заголовок», изложенный одной фразой («О чём?»). Если в заголовочной части письма-ответа заполнен реквизит «ссылка на номер и дату входящего документа», то не следует повторять ссылку на документ в тексте письма.
В письмах должны быть правильно указаны составные части реквизита «адресат» (получателя письма): фирма; структурное подразделение; должность; фамилия; почтовый адрес получателя.
Если письмо направляется в дополнение к ранее посланному, то в нем следует указать номер и дату ранее посланного письма.
Текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным и корректным. Факты и события должны представляться объективно, а все стороны излагаемого вопроса должны освещаться с достаточной полнотой, кратко и ясно.
Регламентированные письма имеют четкую структуру и, как правило, состоят из двух частей: в первой, вводной части указываются цели отправителя, излагаются причины, вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы, например:
«В связи с тем, что при получении груза на станции «Марк» 26.012010 по накладной № 238864 в исправном вагоне с ненарушенными пломбами грузоотправителя при вскрытии ящика и проверке содержимого с участием представителя была установлена недостача'... штук изделий на сумму... (коммерческий акт от 26.01.95 N2 247)...».
На основании указанных целей и причин во второй, основной части письма делаются заявления, осуществляются речевые действия, формулируется его основная цель (предложение, отказ, просьба, гарантия и т. и.), например:
«На основании изложенного просим в течение 10 банковских дней перечислить указанную сумму на наш расчетный счет».
Другие образцы речевых действий, выражающихся в основной части письма: Прошу прислать образцы товаров и прайс-листы ...; Просим рассмотреть наше предложение ...; Просим подтвердить получение груза ...; Предлагаем в счет взаимных поставок на... год ...; На основании предоставленного нам договором права мы настаиваем...', Направляем вам протокол согласований получение партии ТНП...
Письма по финансовым вопросам подписывает руководитель и главный бухгалтер фирмы. Письма, дающие какие-либо гарантии, имеющие юридические и финансовые последствия, заверяются печатью фирмы.
Образец делового ннсьма:
АО «ПОЛЯНКА+» 113225, Москва
Ордынка, 34
р/с 0235467 в Конверсбанке факс (095)236-15-19 07.01.2010 №801-03-2 На №02-03-14 от 28.12.2010
Конфиденциально Экз. № 1
Директору АО «ХРАСТ» г-ну Траубе А.Г.
123100, Москва Краснопресненская, 12
О возобновлении поставок ТНП
Климову В.Р.
Согласовать ассортимент с заказчиком,
отправить партию ТНП № 9 21.012010 Траубе 15.012010
Уважаемый Альфред Генрихович!
Сообщаем Вам, что оплата партии ТНП № 8 была произведена нашей фирмой в день поступления товара в Москву. Для подтверждения оплаты направляем Вам копию платежного поручения от 27.12.2009 № 245.
Мы рассчитываем на продолжение нашего сотрудничества в ближайшее время.
Приложение: на 1 л.
С уважением,
Исполнительный директор подпись И.И. Антонов
PS. Мы готовы принять представителей Вашей фирмы и забронировали 2 номера в пансионате "Рублево" с 05.02.2010 по 17.02.2010.
Серова 235 17 19
КН 2 06.01.2010
Составлен в двух экз.: экз.:
Экз. № 1 - в адрес
Экз. № 2 - в деле 01-03
В дело 02 - 03
21.012010
22.01.2010
АО «ХРАСТ» Дата 14.01.2010 Вх. > 000009
Отправлена партия № 9 Подпись В.Р. Климов
Структура коммерческих инеем
Занрос - коммерческий документ, который представляет собой обращение лица (организации), желающего заключить сделку, с просьбой представить необходимую информацию о товаре (услугах) и/или направить предложение на поставку (продажу) товара или предоставление услуг.
В запросе обычно указывается, какой товар хотел бы приобрести покупатель и на каких условиях. Таковыми являются количество и качество товара, его марка, модель, цена, сроки поставки и средства транспортировки.
Письмо-запрос обычно состоит из двух частей. В первой части в повествовательной форме излагается существо вопроса; во второй части ставятся вопросы, на которые ожидается ответ адресата. Запрос должен быть кратким. В нём необходимы ссылки на нормативные документы, достигнутые договорённости, прежние письма.
Языковые конструкции письма-запроса: В соответствии с нашей договорённостью... Вашей рекламой... нашим телефонным разговором...; Просим..., обращаемся с просьбой выслать нам предложение на поставку...; Мы заинтересованы в срочной поставке...; Мы хотели бы знать, в какой срок и по какой цене Вы можете поставить товар...; Желательно, чтобы поставка была осуществлена в течение...
Образец
Штамп торговой фирмы (её наименование, адрес,
Телефон, расчётный счёт,
Дата)
О посылке каталогов
ннсьма-занроса:
Директору обувной фабрики г-ну Петрову В.В.
103257, Москва,
Флотская, 26
В целях ознакомления с ассортиментом выпускаемой Вами продукции просим направить нам каталоги женской обуви с указанием размера отпускных цен.
Директор подпись П.П. Васильев
Ответ на занрос составляется в том случае, если продавец не может сразу выслать покупателю предложение. В зависимости от ситуации ответ может содержать следующую информацию: о принятии запроса к рассмотрению; о выяснении возможности поставки товара, интересующего покупателя; об отказе поставить товар и объяснение причин отказа; об изменении условий запроса (сроков поставки, количества товара и т.д.); об обещании направить предложение на поставку товара, интересующего покупателя.)
Письмо-ответ может оформляться трафаретно или как обычное письмо.
Образец ннсьма-ответа 1:
Уважаемые____________________________________________
Мы признательны за запрос от____________________________ на поставку
(наименование товара)
В настоящее время мы выясняем возможности поставки интересующего вас товара.
Образец ннсьма-ответа 2:
Уважаемые господа!
Мы благодарим вас за запрос от____________ на поставку изделий нашего
предприятия (наименование товара).
Однако мы вынуждены внести некоторые изменения в условия поставки. В связи с увеличением цен на бензин стоимость транспортировки возрастёт на (%, сумма)
Просим сообщить в ближайшее время, согласны ли вы с изменившимися условиями поставки товара.
Коммерческий директор
предприятия подпись инициалы, фамилия
Языковые конструкции отказа: К сожалению, мы не можем ответить на Ваш запрос положительно...; Мы приняли к рассмотрению Ваш запрос и просим вернуться к нему...; В настоящее время мы не имеем возможности сделать Вам конкретное предложение на поставку...
Предложение (оферта): Это коммерческий документ, который представляет собой заявление продавца, экспортёра о желании заключить сделку с указанием её конкретных условий.
Предложение называется твёрдым, если оно делается одному покупателю на конкретный товар с указанием срока действия предложения. Неполучение от покупателя ответа в указанный срок считается отказом и освобождает продавца от сделанного предложения. Предложение считается свободным, если оно делается не одному покупателю и без обязательств со стороны продавца (например, реклама).
Реквизиты оферты: (1) наименование вида документа; (2) указание его номера; (3) текст предложения; (4) сведения о транспортировке; (5) условия поставки; (6) условия платежа; (7) количество и род упаковки; (8) подпись экспортёра).
Языковые конструкции письма-предложения: В ответ на Ваш запрос...; Ссылаясь на предварительные переговоры... мы предлагаем Вам поставить... отправить... отгрузить на указанных ниже условиях...; в счёт взаимных поставок...; в количестве (тонн, центнеров, единиц)...; Качество товара соответствует действующим стандартам, приложенному сертификату, образцам, высланным Вам ранее...; Цена... составляет...; Товар
будет поставляться..., поставка товара будет произведена в течение...; Платёж производится через банк... ; наличными...; При предъявлении счёта и транспортных документов...; сроки платежа...; Настоящее предложение действительно до с.г.
Образец ннсьма-нредложення:
(трафаретное письмо)
Благодарим Вас за запрос от___________________ и сообщаем, что можем
Предложить Вам________________________ в количестве________________
(наименование товара)
Качество -
Упаковка -
Цена -
Срок поставки -
Условия платежа -
Настоящее предложение действительно до___________________________
С уважением,
Подпись
Ответ на предложение может содержать согласие на условия предложения или отказ от предложения.
Если покупатель согласен со всеми условиями предложения и подтверждает это продавцу, сделка считается заключённой. После этого заключается контракт и выполняется заказ. В таком случае следует трафаретный ответ:
Уважаемые_________________________________________ !
Благодарим за Ваше предложение от_______________ на_________________
_____________________________ и сообщаем, что согласны закупить у Вас
(наименование товара) товар на следующих условиях:
Количество -
Качество -
Цена -
Маркировка -
Условия поставки -
Условия платежа -
Сроки поставки -
Арбитраж -
В ближайшее время вышлем Вам для подписания наш контракт.
Подпись
Если покупатель не согласен с какими-либо условиями предложения или не заинтересован в предлагаемом товаре, он отклоняет предложение. В таком случае между продавцом и покупателем устанавливается длительная переписка или ведутся переговоры для достижения договорённости.
Письма при этом могут оформляться следующим образом:
Образец 1:
Уважаемые___________________________________________ !
С благодарностью подтверждаем получение Вашего предложения от на .
(наименование товара)
В ближайшее время сможем сообщить наше решение о возможности закупки предлагаемого Вами товара.
С уважением, Подпись
Образец 2:
Уважаемые___________________________________________ !
Подтверждаем получение Вашего предложения от______________________
на______________________________________ и сообщаем, что в настоящее
(наименование товара)
время в связи с изменившимися обстоятельствами мы не имеем возможности закупить этот товар.
С уважением,........................................ Подпись
Рекламация (нретензня) - коммерческий документ, в котором содержится претензия к стороне, нарушившей принятые на себя по контракту обязательства, и требование возмещения убытков.
Рекламация обычно состоит из трёх частей: (1) основания для предъявления претензии; (2) доказательства (акт экспертизы, акт приёмки и т.д.); (3) конкретные требования стороны, предъявляющей претензию (например, замена некачественного товара качественным, уценка и т.д.).
Языковые конструкции для выражения рекламации: Мы официально заявляем Вам рекламацию на... Наши клиенты заявили рекламацию...; К сожалению, мы должны поставить Вас в известность, что...; К сожалению, условия нашего контракта не выполняются...; При приёмке товара были обнаружены следующие недостатки...; При вскрытии ящиков оказалось, что количество товара не соответствует заявленному в накладной...; Была обнаружена недостача...; Сумма причинённого ущерба составляет...; Это даёт нам право возвратить товар обратно, требовать возмещения убытков, обратиться в арбитражный суд...; Надеемся, что Вы с должным вниманием отнесётесь к нашей рекламации и незамедлительно сообщите нам о своём решении.
Образец рекламации:
Штамп фирмы (Наименование зарубежной
«Прогресс» фирмы)
О возмещении убытков
26.032010 Ваша фирма отгрузила хлорную известь по ж.-д. накладной 248 в количестве 250000 кг по счёту № 86-516, который был нами оплачен в полной сумме.
При проверке вагона на погранстанции было обнаружено 70 дефектных мест, которые были нами возвращены, о чём свидетельствует коммерческий акт № 226695/289.
В связи с изложенным просим Вас возместить понесённые нашей фирмой... убытки в размере... Сумму следует перечислить ....
Приложение: коммерческий акт № 226695/289.
Директор (подпись) инициалы, фамилия
Ответ на рекламацию может быть различным, в зависимости от решения принявшей претензию стороны: (1) претензия признаётся справедливой и удовлетворяется полностью; (2) претензия принимается к рассмотрению - решение по ней пока не принято; (3) претензия признаётся справедливой частично; (4) претензия отклоняется полностью.
Языковые конструкции, применяемые в ответе на рекламацию: Ваша рекламация от... получена. В удовлетворение Вашей претензии переводим на Ваш счёт сумму...; Подтверждаем получение Вашего письма и сообщаем, что рекламация принята к рассмотрению...; Сообщаем, что недостающее количество товара будет отправлено Вам... Однако мы не сможем согласиться с Вашим требованием оплаты неустойки...; Ваша претензия признана необоснованной...; Вашу претензию мы удовлетворить не можем, так как...
Ответ оформляется как обычное письмо:
Уважаемые___________________________________________ !
Ваше письмо № ___________ от ______________ нами получено. Вы обра
щаете наше внимание на нарушение сроков поставки холодильного оборудования по контракту №________________________________ .
Заверяем Вас, что мы принимаем действенные меры по ускорению отгрузки оборудования. О дате отгрузки сообщим Вам по телефону.
С уважением, Подпись
В отличие от регламентированных деловых писем нерегламентиро- ванные деловые письма не имеют жесткой текстовой структуры, в них реже используются стандартные фразы.
Однако было бы неверно полагать, что язык нерегламентированных писем вовсе не содержит элементов стандартизации. Стандартные словосочетания (термины, номенклатурные знаки, устойчивые обороты) используются и в нерегламентированных письмах. К ним относятся инструктивные письма, письма-объяснения, рекомендации, а также рекламные письма - письма-презентации, письма-объявления, предложения, представления).
Вообще же язык нерегламентированных писем отличается от языка регламентированных писем включением значительного пласта общелитературной лексики, большей вариативностью синтаксических конструкций высказывания, т.е. большей свободой в реализации замысла
Свободное владение деловым письмом - умение четко изложить суть вопроса, положение дел, однозначно сформулировать предложение, просьбу, требование, убедительно обосновать свои выводы - входит в число приоритетных профессиональных навыков делового человека.
Органнзацнонно-расноряднтельная документация
Организационно-распорядительные документы являются центром деловой письменности. Они ярче всего демонстрируют все особенности официально-делового стиля в жанрах приказа, докладной записки, служебной записки, заявления, распоряжения, должностной инструкции, объяснительной записки и т.п.
Особенность этих документов заключается в том, что они пишутся по строгой форме. Форма документа или формуляр представляет собой совокупность и последовательность расположения реквизитов и значимых частей текста. Она разрабатывается и утверждается в виде государственного стандарта (ГОСТ). Сборники «Система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению и оформлению документов» регулярно переиздаются.
Опорными словами, определяющими конструкцию центральной фразы документа, как и в деловой переписке, в жанрах ОРД являются глаголы- перформативы: «Предлагаю», «Обязываю», «Приказываю», «Постановляю» и т.д. Они определяют жанр и тональность документа.
Среди перечисленных жанров распорядительных документов предприятия самым распространенным является приказ.
Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем органа управления для решения оперативных задач по основной деятельности предприятия (организации работы предприятия, вопросы финансирования, планирования, отчетности, снабжения, реализации продукции и т.п.) и по личному составу.
Подготовка приказа включает следующие стадии: изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений; подготовка проекта приказа; согласование проекта; подписание руководителем.
Проекты приказов готовятся специалистами предприятия по поручению руководителя.
Приказы оформляются на бланке предприятия для внутренних документов.
Текстовая организация приказа во многом сходна с текстовой организацией регламентированного письма.
Приказ, как и деловое письмо, имеет заголовок («О реорганизации предприятия», «Об изменении графика работы», «Об изменении оплаты отпусков», «О приеме на работу»). Заголовок располагается в левом верхнем углу.
Текст приказа, как и любого жанра ОРД, состоит из двух частей - констатирующей и распорядительной. Приказы по личному составу могут не иметь констатирующей части.
Как и в деловом письме, в первой части указываются основания для составления документа. Основанием для приказа могут служить:
- нормативные документы государственных органов (правительства, налоговой инспекции, органов местного самоуправления);
- решения Совета директоров, общих собраний акционеров;
- производственная необходимость.
Помимо основания в констатирующей части излагают цели и задачи предписываемых действий.
Констатирующую часть приказа опускают, если причина издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении.
Во второй части приказа, распорядительной, начинающейся со слова «Приказываю», указывают сначала адресата: «кому?» - конкретному исполнителю, структурному подразделению. Должностное лицо может быть указано в качестве исполнителя только в том случае, если исполнение действия предписывается конкретному лицу, в этом случае приводят полное наименование должности исполнителя.
Далее - «что сделать?» - указывается конкретное действие, выраженное инфинитивной конструкцией;
Далее «до какого числа?» - указываются сроки исполнения приказа в форме словосочетания в родительном падеже.
Если срок исполнения не указывается, поручение носит постоянный характер.
Если поручений несколько и они включают различные по характеру действия, текст приказа дробится на пункты и подпункты, которые нумеруют арабскими цифрами и пишут с красной строки.
В последнем пункте распорядительной части приказа указывается лицо или структурное подразделение, на которое возлагается обязанность контролировать ход выполнения приказа и ответственность за его исполнение.
Как и тексты договоров и деловых регламентированных писем, тексты приказов, распоряжений, постановлений сплошь состоят из клишированных фраз.
В констатирующей части:
Во исполнение постановления... № ...
В соответствии с разделом II части I ГК РФ от 21.10.94 г., на основании представленных документов...
В связи с возникшими финансовыми трудностями...
В связи с производственной необходимостью...
В связи с реорганизацией отдела инвестиций
В распорядительной части:
Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на... Срок исполнения до...
Образец нрнказа:
ЗАО «АКРУС»
ПРИКАЗ
09.01.2010 №1
Об изменении графика работы
В связи с производственной необходимостью и на основании докладной записки нач. отдела Орлова В.И. от 08.01.2010
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Начальнику технического отдела Волкову М.И. организовать работу отдела в субботние дни в период с 10.01.2010 по 10.02.2010.
2. Гл. бухгалтеру Словину О.Б. подготовить предложения по оплате сверхурочных дней до 15.01.2010.
3. Гл. инженеру Зимину В.И. организовать контроль за исполнением приказа.
Генеральный директор подпись Г.К. Лан
По этой же схеме составляются тексты распоряжений, решений и постановлений, Меняется лишь реквизит «название вида документа» и в распорядительной части вместо слова «ПРИКАЗЫВАЮ» употребляются слова «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ» для распоряжений, «РЕШИЛ» или «РЕШИЛИ» для решений, «Постановляю» для постановлений.
Расноряженне - это акт волеизъявления не администрации предприятия в целом, а его подразделения, поэтому оно издается (подписывается) не первым руководителем предприятия, а руководителями отдельных служб, цехов, отделов и только в тех случаях, когда это предусмотрено отдельными положениями.
Распоряжения издаются, как правило, по оперативным административно-хозяйственным вопросам руководителем предприятия или его заместителями.
Образец расноряження:
ОАО «ЭРМОН»
РАСПОРЯЖЕНИЕ
07.08.95 № 23
Об отпуске товаров торговому дому «Русь»
В соответствии с заключённым контрактом от 01.06.2010 № 3/128 ОБЯЗЫВАЮ:
Зав. складом Елисеева О.Б. отпустить менеджеру торгового дома
«Русь» Корневу А.И. ТИП в следующем ассортименте
№№ Специфи кации | Наименование товара и ассортимент | Количество | Цена | Сумма | ||
Счётом шт. | Мерой м | Весом кг | руб/$ | руб /$ | ||
17. | Газовые плиты «ARISNON» (А11248 СТХ) | 10 | $580 | $5800 | ||
28. | Кухонные комбайны | 50 | — | — | $190 | $950 |
34. | Холодильники «CANDI» | 5 | — | — | $860 | $4300 |
41 | Стиральные машины «INDESIT» | 10 | $860 | $8600 | ||
Итого | 75 | $ 19650 |
Директор подпись С.И. Ильин
Главный бухгалтер подпись И.В. Борисова
Решение представляет собой документ коллегиального органа (совета директоров, общего собрания и т. и.), составляемый по производственным вопросам, и как вид документа в практике работы предприятий используется всё реже.
Образец решения:
ЗАО «Российская пушнина» Совет директоров
РЕШЕНИЕ
07.04.2010 №5
Москва
О подготовке к пушному аукциону
в Санкт-Петербурге
На основании координационного плана от 03.01.2010 Совет директоров ассоциации 'Российская пушнина”
РЕШИЛ:
1. Назначить ответственным представителем ЗАО на аукционе Васильева А.Д.
2. Васильеву А.Д. подготовить предложения по составу делегации и представить на рассмотрение Совету до 15.04.2010.
3. Смирнову Л.В. подготовить уточненный ассортимент пушных изделий, пользующихся наибольшим спросом, и представить, на рассмотрение Совету до 15.04.2010.
Председатель Совета Члены Совета
подпись
подпись
подпись
А.Л. Шилов М.А. Горбунов А.С. Шумов
Постановление - это заключительная часть протокола заседания коллегиального органа. Эти постановления включаются в протокол или прилагаются к нему. Распорядительная часть начинается со слова «Постановляю», «Постановляет». В каждом пункте постановления перечисляются предписываемые действия, исполнители и сроки исполнения. Датой постановления является дата заседания коллегиального органа. Разновидностью постановления является решение.
Схема оформления большинства организационно-распорядительных документов достаточно типична и строится по формуляру-образцу. Оформляющая часть практически во всех документах одинакова. Отличаются только заголовочные части внутренних и внешних документов. Во внешних документах обязательно следует указывать юридический адрес предприятия, на внутренних документах он не указывается.
Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях. Протокол ведется во время заседания секретарем, который конспектирует (стенографирует) или записывает на диктофон выступления участников заседания.
По полноте освещения хода заседания протоколы могут быть полными и краткими.
Оформление полного протокола имеет ряд особенностей. Он составляется на бланке для внутренних документов или на чистом листе бумаги, на котором указывается наименование предприятия. Далее указываются следующие реквизиты: вид документа, дата, номер и заголовок. Датой протокола является день проведения заседания, а номером протокола - порядковый номер заседания коллегиального органа (с начала года).
В заголовке протокола указывается название коллегиального органа, например: ПРОТОКОЛ... заседания Совета директоров.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Вводная часть оформляется в следующей последовательности: Председатель - инициалы и фамилия;
Секретарь - инициалы и фамилия;
Присутствовали - инициалы и фамилии присутствующих сотрудников предприятия в алфавитном порядке, затем должности и фамилии приглашенных. Если присутствующих более 10, то указывается их общее количество;
Повестка дня содержит вопросы, вынесенные на обсуждение. Каждый пункт повестки дня нумеруется, записывается с новой строки и отвечает на вопрос «о чем?», например:
1. Об итогах работы предприятия за первое полугодие 2010 г.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ:...;
ВЫСТУПИЛИ:...;
ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
После двоеточия на следующей строке с абзаца пишутся фамилии и инициалы выступавших и через тире - краткое изложение текста выступления.
Если после выступления или в ходе обсуждения задавались вопросы, они должны быть зафиксированы в протоколе вместе с ответами. Записи делаются в краткой, лаконичной форме.
Постановление (решение) указывается в протоколе полностью, т.к. является наиболее важной его частью. Текст постановления строится по образцу распорядительной части приказа.
В кратком протоколе указываются только рассмотренные вопросы, фамилии тех, кто участвовал в обсуждении, и принятые коллективные решения. Однако, по усмотрению председателя, особые мнения или важные выступления могут быть внесены в краткий протокол полностью.
Протокол подписывается председателем и секретарем.
К нему подшиваются представленные материалы: справки, доклады, проекты и т.д.
Решения, принятые на заседании, доводятся до сотрудников предприятия в виде копии самого протокола или выписки постановляющей части из него, либо в виде других распорядительных документов: приказов, решений, составленных на основании протокола.
Форма нолного нротокола:
АО «Реал-контракт»
ПРОТОКОЛ
09.09.2010 №21
заседания Совета директоров
Председатель: А.Р. Серов
Секретарь: П.В. Розова
Присутствовали: А.В. Громов, П.С. Караев, М.И. Шувалов, М.А. Яров.
Повестка дня:
1. Об организации филиала предприятия в г. Дубне. Докладчик А.В. Громов;
2.............
1. СЛУШАЛИ:
Ярова М.А. - краткое изложение содержания выступления.
ВЫСТУПИЛИ:
Караев И.С. - изложение содержания выступления или вопроса.
Громов А.В. - изложение содержания выступления или вопроса.
ПОСТАНОВИЛИ: А.В. Громова до 15.09.2010 назначить... (заместитель И.С. Шувалов).
2. СЛУШАЛИ:
(пункт 2 оформляется так же, как пункт 1)
Председатель подпись А.Р. Серов
Секретарь................................................................ подпись.................... И.В. Розова
Форма краткого нротокола:
АО «Статус»
ПРОТОКОЛ
12.07.2010 №4
общего собрания коллектива
Председатель: Л.П. Соколов
Секретарь: А.Р. Саркисова
Присутствовали 28 сотрудников.
Приглашенные: зам. директора АО «Пнтур» О.Б. Лан.
Рассмотренные вопросы:
1. Об организации летнего отдыха сотрудников. (Выступили Грачев И.В., Каршин А.И., Лан О.Б.).
2. О переходе на новую систему премирования (Выступили Сло- вин Н.И., Шмелев А.Н.).
Принятые решения:
1. Подготовить документы для организации семейных туров по нашей стране и за рубежом до 21.07.2010 (Оте. Н.П. Крон).
2. Перейти на новую систему премирования с 01.07.2010 (Отв. А.В. Васильев).
Председатель подпись Л.П. Соколов
Секретарь подпись А.Р. Саркисова
Акт — документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты, события.
Акты составляются в самых различных ситуациях и поэтому имеют много разновидностей: акт приема работ по контракту; акт приема-передачи документов; акт списания материалов, коммерческий акт и т. д.
Акты составляются комиссией, постоянно действующей или назначенной по указанию руководителей.
Акты оформляются на общем бланке, если являются внутренними документами фирмы. Если акт является внешним документом, то он должен содержать юридический адрес фирмы.
Во вводной части акта указывается основание его составления. Это может быть ссылка на документ, на устное распоряжение руководства, на какие-либо факты, события, действия.
Далее указывается состав комиссии: инициалы и фамилия председателя, инициалы и фамилии членов комиссии в алфавитном порядке. При необходимости указываются должности, инициалы и фамилии присутствующих.
Акт может иметь заголовок, например, «Акт о недостаче ТИП» или «Акт приёма-передачи документов с грифом «Конфиденциально»
В основной части акта излагаются цели, задачи и содержание проведённой работы, её результаты (выводы, заключения, предложения). В конце текста могут быть указаны сведения о количестве экземпляров и о месте их нахождения.
Акт подписывается председателем и членами комиссии.
Для ряда актов (по материальным, финансовым и др. важным вопро
сам) необходимо утверждение руководителем предприятия и заверение печатью, после чего они приобретают юридическую силу.
Особую группу образуют коммерческие акты, устанавливающие факты повреждения, порчи или недостачи груза, иных нарушений правил транспортировки. Коммерческий акт составляется на типографском бланке установленного образца, заполняется без помарок, подчисток пли зачеркиваний. Все дополнения и исправления в коммерческом акте должны быть оговорены и заверены подписями двух сторон (грузополучателя и должностного лица, ответственного за перевозку груза).
Образец акта:
АО «ИНФАКАП» Утверждаю
Отдел рекламы Директор
Подпись Г.К. Белозёров 22.12.09
АКТ
21.12.09 № 7
Приёма-передачи ПЭВМ
Основание: докладная записка нач. отдела 12 Правова П.С. от 20.12.09.
Комиссия в составе председателя П.С. Правова и членов: О.Б. Славина и И.В. Орлова составили акт приема-передачи ПЭВМ PS\1 486 D-33 инв. №21 из отдела рекламы в отдел 12.
ПЭВМ признана пригодной для эксплуатации и полностью укомплектованной (процессор, клавиатура, дисплей, принтер).
ПЭВМ передаётся отделу маркетинга на срок выполнения работ по контракту № 22/47.
Председатель комиссии Члены комиссии
подпись
подпись
подпись
П.С. Правое
П.В. Орлов О.Б. Славин
Докладная заннска - документ, адресованный руководителю предприятия (реже - вышестоящему органу), содержащий изложение какого- либо вопроса с выводами и предложениями.
Докладная записка составляется в случае необходимости решения внутрикорпоративных вопросов - поставить руководителя в известность о каких-либо фактах, событиях - и может содержать предложения или просьбу составителя по излагаемому вопросу.
Докладная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий ее содержание. В первой части текста излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию докладной записки. Вторая часть должна содержать выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять в связи с изложенными фактами.
Внутренние докладные записки должны быть подписаны составителем (автором).
Докладные записки (внешние), направляемые и вышестоящие органы, должны быть подписаны руководителем предприятия. Датой докладной записки считается дата ее подписания,
В докладной и служебной записках информация часто представляется в виде придаточных предложений, вводимых союзом что - «Довожу до Вашего сведения, что...»', «Считаю, что...» - а просьба выражается с помощью производного предлога причины в связи и глагола повелительного наклонения прошу.
Образец докладной заннскн:
ООО «Ченелл и С» Отдел рекламы ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
Директору фирмы Гущину А.В.
Резолюция руководителя
07.04.2010
О дополнительном финансировании
заказа № 174/15
В связи с ростом цен на полиграфические услуги во II квартале 2010 г.
и изменением сметы затрат прошу выделить дополнительно_________________
млн. руб. для завершения работ по заказу № 174/11.
Начальник отдела подпись И.Р.Логинов
Отметка о направлении в дело.
Снравка - это документ, содержащий описание и подтверждение фактов, событий.
В делопроизводстве предприятия чаще всего составляются справки, подтверждающие работу и оплату труда сотрудников. Руководство предприятия обязано выдавать по просьбе сотрудника справку о работе в данной организации с указанием специальности, должности, квалификации, времени работы и размера заработной платы (статья 40 КЗОТ РФ).
Для удобства оформления можно подготовить справки формализованного вида на бланках формата А5, имеющих адресные данные предприятия и трафаретный текст.
Справки начинаются с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества (полностью) лица, о котором даются сведения, его должности, зарплаты.
В правом верхнем углу указывается место предоставления справки в именительном падеже, например, 128 отделение милиции; школа № 21.
На справке должна обязательно стоять дата ее подписания. В тех случаях, когда ведется учет выдачи справок по журналу, ставят порядковый номер справки рядом с датой. Составляют подобные справки в одном экземпляре.
Одним из вариантов справки является справка, составляемая по запросу руководства и содержащая информацию по производственной тематике, например, справка о динамике роста себестоимости продукции за квартал. Такие справки могут быть внутренними и внешними документами. Справки, предназначенные для руководителя предприятия и не выходящие за его пределы, составляет и подписывает исполнитель (составитель).
Справки, составляемые по запросу внешних организаций, должны быть подписаны руководителем предприятия. Такая справка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий ее содержание и указывающий дату или период времени, к которому относятся сведения, изложенные в справке.
Если необходимо включить в справку сведения по нескольким вопросам, текст ее делится на разделы, количество которых определяется количеством освещаемых вопросов: Разделы должны иметь заголовок и нумерацию арабскими цифрами. Текст справки, имеющий цифровые показатели, может быть оформлен в виде таблицы.
Справки по производственной тематике составляются в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, второй - подшивается в дело. При наличии в справке сведений финансового характера она подписывается руководителем, главным бухгалтером и заверяется печатью.
Образец снравкн:
Эмблема АО Школа № 1236
АО «КОНТУР»
Юридический адрес
СПРАВКА
00.00.00 №
Орлов Игорь Николаевич работает дизайнером отдела рекламы АО «КОНТУР» с окладом 25000 (Двадцать пять тысяч) рублей.
Директор подпись И.О. Фамилия
Главный бухгалтер подпись И.О. Фамилия
МП
Личные документы
В случае необходимости персонального обращения с просьбами, жалобами, ходатайствами и т.д. к руководству предприятия или в государственные учреждения составляются документы личного характера, когда автором документа является его составитель. К таким документам относятся:
• заявление;
• резюме;
• автобиография;
•расписка
•доверенность (личная)
Текст их может быть произвольным, но такие реквизиты, как название вида документа, дата, подпись должны быть обязательно.
Заявление - документ, содержащий просьбу или предложение лица (лиц), адресованный должностному лицу или организации. Заявление должно иметь следующие реквизиты: название вида документа, дату, адрес (кому), текст, подпись.
Некоторые заявления могут быть унифицированы и представлены в виде бланков, например, заявление об увольнении.
Образец заявления об увольнении:
Структурное подразделение Генеральному директору
А.О. «Феликс»
Орлову А.И.
ЗАЯВЛЕНИЕ
00.00.00
Прошу уволить меня______________________________________________
(причина увольнения)
с_______________________________________ .
(дата увольнения, предлагаемая заявителем)
Должность подпись И.О. Фамилия
В дело №_______
Издан приказ от ___ №____ .
Инспектор подпись И.О. Фамилия
Резюме - документ, содержащий краткие сведения биографического характера, предоставляемый лицом при трудоустройстве в коммерческое предприятие, чаще всего в иностранную фирму.
Написание резюме - творческий процесс, поэтому для резюме не существует единого стандарта или жёстких требований. Главная задача при составлении резюме - как можно более выигрышно (и в то же время предельно объективно) представить себя и свою рабочую биографию. Очень важно уметь выделить из собранной персональной информации ту, которая непосредственно относится к выбранной работе, - это касается и образования, и опыта работы, и личных качеств, и характеристики дополнительных навыков.
Говоря об информативности резюме, специалисты отмечают, что слишком долгий, однообразный перечень мест работы с сопутствующими датами и названиями организаций может произвести неблагоприятное впечатление на потенциального работодателя. У него может сложиться впечатление, что претендент не слишком гибок, а потому не надёжен в плане профессиональной пригодности. Поэтому рекомендуют не указывать каждую ступень своей карьерной лестницы, а просто подытожить общий стаж работы в сопоставимых должностях. Например:
- Работал технологом в течение десяти лет на машиностроительных
предприятиях;
- В 2002-2009 гг. - мл. экономист, экономист, ст. экономист костромско
го завода «Алюпласт».
Стандартный набор реквизитов резюме: название вида документа; дата; далее указываются фамилия, имя, отчество, должность и почтовый адрес претендента, телефон; потом следуют текст и подпись. Итак, приблизительная структура резюме:
Заголовок. Следует знать, что в последнее время слово резюме перестало употребляться в качестве заголовка (хотя это и не воспрещается). Вместо него указывают фамилию, имя и отчество, дату и место рождения претендента. Фамилию рекомендуют печатать заглавными буквами, чтобы она хорошо читалась. Далее, слева: домашний адрес, телефон, адрес в электронной почте (e-mail); справа - адрес организации, учебного заведения, где в данный момент работает или учится соискатель; его служебный телефон; время, удобное для связи.
Наименование вакансии должно точно совпадать с указанным в объявлении. Размещается через интервал после персональных данных.
Основной текст резюме состоит из следующих разделов:
- персональные данные;
- цель трудоустройства (какую именно работу или должность хотел бы получить претендент);
- образование (перечисление в обратной хронологической последовательности, начиная с последнего места учёбы);
- опыт работы (краткое описание характера работы с указанием занимаемых должностей и дат).
Дополнительная информация', конкретные навыки, имеющие отношение к профессии, работа в общественных организациях; сведения об опыте внештатной работы, мероприятиях по профессиональной переподготовке и т.д. Размещается интервалом ниже основного текста.
Прочая информация. Указываются конкретные сведения об имеющихся сопутствующих знаниях и навыках (иностранные языки, наличие опыта заграничных поездок, владение компьютером, навыки вождения автомобиля и т.д.); содержание раздела следует интервалом ниже дополнительных сведений.
Иная вспомогательная информации (раздел не является обязательным). Содержание зависит от характера и некоторых специфических условий работы: здесь претендент может указать свои профессиональные и личностные качества.
Рекомендации (сведения о рекомендациях). При наличии письменных рекомендаций они прилагаются к резюме. В другом варианте можно написать: «Рекомендации имеются и при необходимости могут быть представлены». Раздел размещается на интервал ниже вспомогательной информации. Если рекомендации прилагаются к резюме, об этом необходимо указать в примечании.
Тнновон образец резюме
ФПЛПППОВА Ирина Николаевна Род. в г. Калуге 3 октября 1976 г.
Домашний адрес: Адрес учреждения:
Домашний телефон: Рабочий телефон:
E-mail address:
Позиция: логопед в образовательном учреждении
Сведения об образовании и имеющемся опыте работы:
Московский государственный открытый педагогический университет им. М.А. Шолохова, дефектологический факультет, студентка заочного отделения - сентябрь 2000 - настоящее время.
Калужский государственный педагогический университет им. КЭ. Циолковского, факультет дошкольной педагогики и психологии 1994-1998.
Работаю воспитателем в дошкольном образовательном учреждении № 40 г. Калуги.
Стаж работы - 5 лет.
Дополнительные сведения
Имею опыт работы в логопедической группе дошкольного учреждения.
Прочие сведения
Окончила педагогический университет с отличием. Пользователь ПЭВМ (владею программами MS Word, Excel).
Интересы, склонности: увлекаюсь психологией.
Пная вспомогательная информация: По характеру общительна, коммуникабельна, доброжелательна. К порученному делу отношусь ответственно.
Сведения о рекомендациях: Рекомендации имеются и при необходимости могут быть представлены.
«...» июня 2003 года___________ подпись________________ Филиппова И.И.
Автобиография - документ, в котором работник собственноручно в произвольной форме (без исправлений и помарок) даёт краткое описание в хронологической последовательности этапов своей жизни и трудовой деятельности.
Автобиография имеет следующие реквизиты: название вида документа; текст (краткие сведения о себе в хронологическом порядке); подпись; дату.
АВТОБИОГРА ФИЯ
00.00.00.
Я, Разина Нина Сергеевна, родилась 4 мая 1973 г. в г. Москве, в семье научных работников.
Отец, Разии Сергей Васильевич, - преподаватель МГПУ, зав. кафедрой программирования. Мать, Разина Екатерина Борисовна, ведущий инженер НИИАП.
В 1985 г. поступила в среднюю школу № 326 Кировского района г. Москвы. В связи с переменой места жительства в 1988 г, перешла в среднюю школу № 1279 Севастопольского района г. Москвы с углубленным изучением иностранного языка.
Получила музыкальное образование по классу скрипки, занималась теннисом.
Закончила двухгодичные курсы английского языка «Интенсив».
В 1991 г поступила на факультет "Управления и делопроизводства" Российского государственного гуманитарного университета.
подпись Н.С. Разина
Расннска - это документ, подтверждающий получение каких-либо материальных ценностей.
Расписка содержит следующие реквизиты: название вида документа; дату; текст; подпись лица, давшего расписку. Текст расписки включает:
- должности, фамилии, имена и отчества лиц, выдавших и получивших что- либо;
- перечень полученного с указанием количества и стоимости (цифрами и в скобках прописью с большой буквы);
- подпись давшего расписку.
РАСПИСКА
00.00.00
Я, Антонова Надежда Ивановна (паспорт ХП-МЮ, № 623398, выдан 128 о/м г. Москвы 21.02.1982), получила от менеджера Рогова А.М. пишущую машинку "Оливетти-527" зав. N2 00235685 до 01.01.2010 г.
Референт подпись Н.Н. Антонова
Личная доверенность - это документ, свидетельствующий о предоставлении права доверенному лицу на совершение определённых действий или получение денежных или товарно-материальных ценностей от лица доверителя (гражданина). Личная доверенность имеет следующие реквизиты: название документа; дату; фамилию, имя, отчество лица, которому выдана доверенность; содержание; подпись доверителя; подпись должностного лица, заверившего доверенность; печать.
ДОВЕРЕННОСТЬ
00.00.00
Я, Смирнова Ольга Ивановна, доверяю получить причитающуюся мне заработную плату за август 2008 г. в сумме
15000 (пятнадцать тысяч) руб.
ведущему эксперту отдела маркетинга Славину Игорю Леонидовичу. Секретарь подпись О.И. Смирнова Подпись Смирновой О.И. удостоверяю
Инспектор ОК. подпись А.Ф. Дорохов
М.И.
ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАПЯТЫЕ ТЕМА: «ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО»
Задание 1. Проанализируйте приведенные ниже фрагменты распорядительных документов. Что общего в оформлении постановления, распоряжения, приказа? Чем отличаются эти виды распорядительных документов?
I
ПРПКАЗ
заведующего институтом минералогии
№20
«25» декабря 2010 г. г. Хабаровск
О материальном поощрении работников института
В соответствии с «Положением о материальном стимулировании работников института ...»
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Выплатить денежную премию за 2010 г. следующим работникам: Ф.И.О.
............................... Ф.И.О.
............................... Ф.И.О.
2. Произвести выплату премии в указанных размерах согласно приложениям 1 и 2 к настоящему приказу.
Приложение 1 ....................................................................................................................
Приложение 2.....................................................................................................................
Заведующий институтом доктор геологических наук
....................................................... Ф.И.О
(подпись)
II
Расноряженне
№... от« »г..............................
За последнее время в организации значительно увеличился объем междугородных телефонных переговоров и платежей за них. Анализ данных по оплачиваемым услугам междугородной телефонной сети показывает, что в отдельных структурных подразделениях допускаются разговоры личного характера без последующей их оплаты работниками. Руководители структурных подразделений слабо контролируют ведение подчиненными междугородных телефонных переговоров и не всегда представляют в бухгалтерию ежемесячные отчеты по установленной форме.
В целях обеспечения эффективного контроля за рациональным использованием внебюджетных средств, расходуемых для оплаты услуг междугородной телефонной сети, и выявления резервов их экономии:
1. Всем руководителям структурных подразделений организовать строгий учет междугородных переговоров по телефонам, находящихся в их распоряжении; постоянно вести журнал учета междугородных телефонных переговоров и на основе данных журнала представлять в бухгалтерию отчеты за истекший месяц не позднее 20-го числа последующего месяца.
2. Пе допускать ведение работниками междугородных переговоров личного характера по служебным телефонам без предварительной записи в журнале и последующего денежного возмещения затрат на оплату таких переговоров.
3. Предупредить всех пользователей служебных телефонов о возможном отключении их от междугородной телефонной сети в случаях несоблюдения требований п. 1, 2 данного распоряжения и наличия задолженности по междугородным переговорам личного характера за 2 и более месяца.
Директор (ФИО)
(подпись)
III
ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦПП
ПОСТАПОВЛЕППЕ
От «....»...................... г. г. №..........................
г. Москва
О внесении изменений и дополнений в Типо
вое положение об образовательном учрежде
нии дополнительного профессионального об
разования (повышения квалификации) специа
листов
Правительство Российской Федерации ПОСТАНОВЛЯЕТ:
Утвердить прилагаемые изменения и дополнения, которые вносятся в Типовое положение об образовательном учреждении дополнительного профессионального образования (повышения квалификации) специалистов, утвержденное постановлением Правительства Российской Федерации от 26 июня 1995 г. № 610 (Собрание законодательства Российской Федерации, 1995, №27, ст. 2580).
Председатель правительства
Российской Федерации Ф.И.О.
Задание 2. Составьте заголовок к распорядительным документам, используя данные существительные в нужной форме:
Пазначение, ликвидация, утверждение, реорганизация, создание, поощрение, увольнение.
Задание 3. Исправьте текст приказа, отделив констатирующую часть от распорядительной. Оформите и допишите документ в соответствии с правилами оформления распорядительных документов. Обратите внимание на использование соответствующих данному виду документа стандартных языковых моделей.
Приказ
В целях расширения спектра образовательной деятельности вуза, в соответствии с реально складывающейся конъюнктурой на рынке интеллектуальных услуг и во исполнение Постановления Ученого совета университета от 28.04.98 г., протокол №8 приказываю:
организовать Институт современных технологий управления... утвердить временное положение об ..
-назначить директором...
контроль за исполнением настоящего приказа возложить.....................
Задание 4. Составьте приказ о поощрении, дав оценку выполненной работы и указав меру поощрения.
Задание 5. Соответствует ли приведённое ниже заявление требованиям, предъявляемым к оформлению реквизитов, языку и стилю служебных документов? Отредактируйте текст заявления.
Директору фирмы «Заря» Афанасьеву Ю. П. от Комова СП.
Заявление:
Пастоятельно прошу Вас дать мне отгул на 28.12.2009 в связи с причинами личного характера.
24.12. 2009 Комов СВ.
Задание 6. Напишите заявление: а) с просьбой перевести Вас на другой факультет; б) с просьбой разрешить Вам академический отпуск; в) с просьбой принять Вас на работу.
Задание 7. Найдите и исправьте ошибки в оформлении доверенности. Отредактируйте текст.
Доверенность
Я, Зотова В. А., доверяю моему мужу, Зотову С. П., получить мою зарплату за декабрь месяц. В связи с тем, что я нездорова и нахожусь в больнице.
20 мая 2010 года В. А. Зотова
Задание 8. Прочитайте доверенность, написанную К.И. Чуковским. На чём основан юмористический эффект этого послания? Можно ли считать его официальным документом?
Доверенность
Пусть Воронину Сергею отдадут мою зарплату. Он, как будто, человек честный и, надеюсь, денег моих не растратит.
Задание 9. Напишите доверенность на получение зарплаты, соблюдая все правила оформления реквизитов документа.
Задание 10. Проанализируйте резюме, автор которого претендует на должность начальника отдела сбыта коммерческой фирмы. Что, на Ваш взгляд, следовало бы изменить, исправить в этом резюме? Напишите свой вариант.
Резюме
Шевчук Андрей Борисович
Образование. Высшее, окончил в 1989 г. Армавирское высшее военное авиационное училище летчиков.
В 1999 г. - Институт переподготовки специалистов по специальности «Предпринимательская деятельность в сфере организации малого и среднего бизнеса - менеджер проекта».
Трудовая деятельность. С 1985 по 1989 был курсантом авиационного училища. С 1989 по 1998 год служил в строевых частях (1989-1991 - летчик; 1991-1995 - старший летчик; 1995-1998 - командир истребительноавиационного звена). Уволен из рядов ВС в 1998 г. в звании майор из-за проведения организационно-штатных мероприятий. С 1998 года работаю начальником отдела «Внедрения новых технологий в подготовке семян сел./хоз. культур» коммерческого предприятия. Имею базу данных сельхозпроизводителей Рост, об., Краснодарского кр. Опыт отгрузки и оформления крупных партий продукции ж/д и автотранспортом. Оформления лицензий внешнеэкономической торговой деятельности.
Дополнительные трудовые навыки. Имею навыки работы на компьютере. Права категории «В», машина.
Общая информация о себе. Родился 30 сентября 1968 г. Женат, сын 91 г. р. Домашний адрес: г. Ростов-на-Дону, пер. Островский, д. 12.
Дополнительная информация. Дисциплинирован, исполнителен.
Задание 11. Напишите резюме, представив, что Вы претендуете на одну из должностей: а) заместитель начальника конструкторского отдела завода; б) менеджер по продажам коммерческой фирмы; в) экономист торгового предприятия; г) секретарь-референт.
Задание 12. Составьте текст внутренней докладной записки от лица начальника отдела комплектации на имя директора предприятия. Поводом для докладной записки является систематическое нарушение графика поставки необходимых для производства деталей. Содержание докладной записки должно включать констатацию сложившейся ситуации и предложения по её решению.
Задание 13. Назовите типы и виды официальных писем. Приведите примеры языковых формул, выражающих мотивы, причины, цели написания делового письма, языковые формулы, выражающие предложение, отказ от предложения, сообщение, обещание, гарантию. Составьте начальные фразы официальных писем: гарантийного, сопроводительного, инициативного.
Задание 14. Выделите языковые модели, выражающие коммуникативные цели приведённого ниже делового послания. Определите его тип. Охарактеризуйте текст письма с точки зрения активного содержания (одноаспектное/многоаспектное):
Уважаемые господа!
Благодарим за Ваше письмо от ... 2000 г. и сообщаем, что мы принимаем Ваше предложение.
Пас устраивают предлагаемые Вами условия исполнения заказа за исключением сроков исполнения. Мы хотели бы обсудить этот вопрос с Вашим представителем.
В случае Вашего согласия просим сообщить обратной почтой о возможности приезда к нам Вашего представителя.
С уважением, (подпись)
Задание 15. Определите коммуникативные функции данных языковых моделей. Закончите фразы деловых писем.
1. Па основании договора о намерениях ...
2. В ответ на Вашу просьбу
3. Считаем необходимым еще раз напомнить Вам ...
4. Ставим Вас в известность о ...
5. Ваше предложение отклонено ...
6. Мы можем предложить Вам ...
7. Мы будем весьма признательны Вам за участие в ...
8. Убедительно просим Вас ...
Задание 16. Познакомьтесь с примером многоаспектного делового письма. Разделите текст письма на абзацы в соответствии с аспектами содержания.
Уважаемый Георгий Андреевич!
ЗАО «Союзподшипник» выражает заинтересованность в налаживании систематической и плановой работы с ОАО «Десятый подшипниковый завод». До настоящего времени мы строили отношения с Вашим заводом только по зачетным схемам. Па сегодняшний день более выгодной является денежная форма расчетов. В связи с этим прошу предоставить нашей фирме скидку в размере 10 % от действующих денежных цен. Оплату не менее 3 000 000 рублей ежемесячно гарантируем.
Директор по маркетингу
ЗАО «Союзподшипник» И.Б.Северов
Задание 17. Определите тип приведённых ниже деловых писем (извещение, подтверждение, напоминание, просьба, ответ, сопроводительное письмо). Ответ обоснуйте.
Па Ваш запрос сообщаем, что все компоненты автобусных воздушных кондиционеров и транспортных морозильных устройств имеют подтверждение стандарту ISO 9001.
1. Просим Вас сообщить, когда и на каких условиях Вы можете поставить нам 200 комбайнов марки В-45.
2. С сожалением сообщаем, что кадровая ситуация в нашем университете не позволяет положительно откликнуться на Ваше предложение о работе у нас.
3. В ответ на Ваш запрос сообщаем, что ООО «Кольмекс» осуществляет поставки в Россию концентрата циркониевого порошкообразного (КЦП), производства Вольногорского ГГМК. Поставки осуществляются в г. Ростове на Дону партиями по 10-15 т автомобильным транспортом.
4. Подтверждаем получение Ваших предложений, изложенных в письме № 01-05.326 от 15.03.2010.
5. Папоминаем Вам, что в соответствии с договором 24/16 от 16.03.2010 Вы должны завершить разработку проекта до 16.11.2010. Просим Вас сообщить состояние работы.
6. Высылаем запрошенные Вами сертификаты качества поставленных ранее кондиционеров.
Получение просим подтвердить.
Задание 18. Составьте сопроводительные письма для отправки следующих документов: 1) приложение к договору; 2) каталог выставки- ярмарки. В тексте используйте языковые модели, соответствующие данному типу писем.
Задание 19. Познакомьтесь с приведёнными примерами писем- приглашений. Охарактеризуйте их композицию, стиль, форму изложения (трафаретный текст, авторский текст). Какова роль этикетных моделей в деловых посланиях этого типа?
Многоуважаемый Александр Васильевич!
Будем искренне рады видеть Вас в качестве почетного гостя на банкете по случаю юбилея нашей компании. Помощь и поддержка, оказанные Вами на этапе становления, позволили нам не только успешно конкурировать с фирмами-производителями аналогичной продукции в регионе, но и войти в десятку крупнейших производителей России. Уверены, что Вы не откажетесь разделить с нами радость в столь знаменательный для нас день.
Приглашаем Вас с супругой в ресторан «.................... » 12 мая 2010 г в 19 ч.
С уважением,
Директор ЗАО
(подпись)
II
Уважаемый.................................
Всесоюзная торговая палата приглашает Вас на официальное открытие выставки «Современное механизированное и автоматизированное оборудование и средства транспортировки для пищевой промышленности». Открытие выставки состоится___________________ апреля 2010 г. в часов на
территории парка «Сокольники», у центрального входа на выставку.
Всесоюзная торговая палата
III
ОБЪЕДИПЕПИЕ ХИМЭКСПОРТ
И АКЦИОНЕРНЫЕ ОБЩЕСТВА
«СОГО» (Франция) «СОБРЕП ХЕМИ ХАНДЕЛЬ» (Германия)
«СОКИМЕС» (Испания) «ИПТЕРПРОМ» (Австрия)
имеют честь пригласить
на прием по случаю Международной выставки «ХИМИЯ-2010»
10 марта 2000 г. в 18 часов по адресу:....................................................................
IV
Дорогая Елена Вячеславовна! Поделюсь с Вами моей радостью: закончен многолетний труд.
22 октября 2010 г. в зале Ученого совета РГУ состоится защита моей докторской диссертации. Вы, мой первый научный руководитель, все эти годы поддерживали меня. Мне было бы очень приятно видеть Вас на защите. Падеюсь, что у Вас будет возможность приехать (расходы за проезд и проживание беру на себя).
С наилучшими пожеланиями
Ваша бывшая аспирантка_____________________________________
(подпись)
Задание 20. Составьте письма-приглашения с предложениями принять участие в: а) выставке технического оборудования; б) студенческой научной конференции; в) выставке-продаже бытовой техники.
Задание 21. Определите вид приведенных ниже коммерческих писем (запрос/ответ на запрос; предложение (оферта)/ответ на предложение; рекламация/ответ на рекламацию). Напишите ответ на эти письма.
1. Ссылаясь на переговоры с Вашим представителем в апреле с.г., высылаем Вам коммерческое предложение на оптовые партии чугунных ванн с указанием минимального количества поставки по всем предлагаемым типам.
2. Благодарим за каталог, который Вы прислали, и сообщаем, что мы заинтересованы в импорте термостатов с интегрированным датчиком температуры «Schroff». Просим сделать нам предложение на 100 термостатов с приложением всех необходимых чертежей и указанием рода упаковки. Ввиду того что термостаты нам нужны срочно, просим указать в предложении кратчайший срок, в который Вы сможете отгрузить, по крайней мере, половину указанного количества.
3. Уважаемый________________________________________
Крайние обстоятельства заставляют нас обратиться непосредственно к
Вам.
23 сентября 2010 года мы оплатили два счета завода за 60 пакетов радиаторов на общую сумму 117745,8 рублей.
Паши предприятия долгие годы связывают добрые партнерские отношения, поэтому мы с пониманием воспринимаем проблемы завода и переносы сроков отгрузки оплаченных нами радиаторов.
Вместе с тем прошло уже почти два месяца с момента нашей предоплаты. Мы имеем серьезные проблемы как в связи с отсутствием радиаторов, так и в связи с отсутствием оборотных средств, находящихся у Вас.
В сложившейся ситуации убедительно просим Вас найти возможность отпустить нашей фирме не менее 80 % оплаченных нами радиаторов.
3.2.
Еще по теме Деловое письмо:
- 14. Виды деловых писем и правила их написания.
- Культура речи делового человека.
- Виды деловых бумаг и правила их оформления
- 28. Возникновение и развитие русского делового письма.
- Официально-деловой стиль
- Интернациональные особенности делового общения
- 9. Официально-деловой стиль: сфера его функционирования, жанровое разнообразие.
- 21. Функциональные стили современного русского литературного языка. Официально-деловой стиль как язык закона и дипломатии. Дифференциальные признаки. Специфика организации текста. Язык документа. Служебная документация и деловая переписка. Жанровое своеобразие.
- 9. Официально-деловой стиль: сфера его функционирования, жанровое разнообразие.
- Официально-деловой стиль